Выпуск информационных бюллетеней

По своей сути информационный бюллетень является собранием сведений, которые трудно или невозможно получить еще где-либо; он также помогает читателю ощутить себя частью некоего сообщества.

Формат информационных бюллетеней может варьиро­ваться в широких пределах, от одинарного листа бумаги размера А4 (иногда сложенного пополам) до глянцевого многоцветного издания, которое может даже содержать рекламу.

Как правило, информационные бюллетени предназнача­ются для:

♦ школ, клубов, кружков и групп по интересам;

♦ фирм (для собственных работников «внутрифир­менные» информационные бюллетени), поставщи­ков / дистрибьюторов - в маркетинговых целях и чтобы поддерживать «боевой дух» персонала);

♦ профессиональных групп.

В Англии каждая организация, выпускающая свой информационный бюллетень большим тиражом и на регу­лярной основе, по закону должна посылать по одному экземпляру каждого номера в Британскую библиотеку по адресу: Legal Deposit Office, British Library, Boston Spa, Wetherby, West Yorkshire LS23 7BY.

Какую нишу занимает ваш информационный бюллетень?

Чтобы узнать это, снова используйте наши «шесть вопросов».

♦ Почему вы хотите выпускать информационный бюл­летень? (цели).

♦ Кто ваши читатели? (аудитория).

♦ Что ваши читатели хотят узнать, и какой круг вопросов вы собираетесь освещать? (содержание).

♦ Где еще ваши читатели могут получить интересу­ющую их информацию? (опять содержание - оно имеет первоочередное значение, ведь если то, что вы освещаете, уже доступно в другом месте, ваш инфор­мационный бюллетень окажется невостребованным).

♦ Когда вы собираетесь его выпускать? (частота).

♦ Как он дойдет до ваших читателей? (формат и рас­пространение).

Если вы удостоверились, что потребность в вашем информационном бюллетене действительно существует (особенно, если вы рассчитываете, что люди готовы за него платить), то можно смело переходить к этапу планиро­вания.

Цели информационного бюллетеня

Частично они зависят от вашей аудитории. Составьте список ваших целей, затем перепишите их в порядке важ­ности и, когда займетесь планированием информационного бюллетеня, держите в памяти первые три позиции из этого списка.

Ваши цели могут включать:

♦ предоставление информации (например, даты будущих мероприятий в вашем клубе, цена билетов и куда обращаться для их приобретения);

♦ распространение важных новостей (например, об изменениях в деловой стратегии и их возможном воз­действии на работу персонала компании);

♦ учреждение нового объединения;

♦ маркетинговые услуги;

♦ расширение бизнеса.

Ваша аудитория

Кто эти люди и каковы их ожидания? От этого зависит формат, содержание, тон и лексика вашего информаци­онного бюллетеня. Обратите внимание на:

♦ возраст;

♦ пол;

♦ социально-экономический статус и образ жизни (уровень доходов, образование, интересы);

♦ вероятное время получения вашего информацион­ного бюллетеня и вероятное место, где его будут читать;

♦ ожидания потенциальных потребителей вашей инфор­мации.

Содержание информационного бюллетеня

Вы поступите правильно, если сумеете заблаговременно провести исследование своей аудитории - например, если вы выпускаете внутренний информационный бюллетень, обрати­тесь к своим коллегам, чтобы выяснить, какие сведения они хотели бы получать. Если вы выпускаете информационный бюл­летень для клиентов детского сада, спросите у нескольких мам, что они хотели бы видеть на его страницах. Можно также попро­бовать разослать своим читателям или потенциальной аудитории вопросник (впрочем, количество ответивших может оказаться довольно скудным, если конечно, вы не посулите им какое-либо вознаграждение за участие), или просто задать свои вопросы в режиме диалога и проставить галочки в соответствующие клетки опросного листа (или любой другой формы, позволяющей проводить быстрый анализ).

Где еще эти люди получают необходимую им инфор­мацию? Что вам предпринять, чтобы поставлять ее быстрее и в более доступной форме? Спросите себя, какие дополни­тельные ценные качества будет иметь ваш информационный бюллетень для потребителей.

Имеются ли какие-либо особенности, которые станут характерной чертой вашего информационного бюллетеня? Например:

♦ оглавление;

♦ контактная информация (например, в информаци­онном бюллетене, выпускаемом тренажерным залом,

может быть указано время занятий, их стоимость, порядок записи и к кому обращаться);

♦ афиша зрелищных мероприятий;

♦ обращение руководителя / редактора / уважаемой персоны к читателям;

♦ постоянные рубрики;

♦ конкурсы;

♦ «анонсы» - фрагменты новостей, которые будут под­робно освещены в следующем выпуске бюллетеня.

У вашего информационного бюллетеня должна быть хорошо продуманная долговременная структура, чтобы читатели могли легко находить в нем нужные разделы. Вспомните газеты и журналы, которые вы обычно читаете, вы ведь можете не глядя найти нужные страницы с горо­скопом, телепрограммой, прогнозом погоды или анонсом зрелищных мероприятий. Ваши читатели должны столь же свободно ориентироваться и в предлагаемом вами информа­ционном бюллетене.

Например, если в текущем выпуске бюллетеня рубрика «Предстоящие даты» размещена на стр. 6, она и в следу­ющем выпуске должна быть на том же месте.

Наиболее важный материал должен находиться на первой или последней полосе, либо на развороте, поскольку именно эти страницы являются «наиболее посещаемыми точками» любого информационного бюллетеня. Если эти места уже заняты, то размещайте важные материалы в первой половине информационного бюллетеня, так как читатели обычно начинают читать с нее. Во второй половине инфор­мационного бюллетеня размещайте информацию, представ­ляющую интерес только для некоторой части читателей.

Производственные вопросы

Обратите внимание на:

♦ то, как часто планируется выпускать информаци­онный бюллетень. Частота выпуска зависит от нужд вашей аудитории; она может также зависеть от спо­соба распространения, продолжительности печа­тания и времени, необходимого вам на сбор матери­алов.

♦ то, как распространяется бюллетень - простой раз­дачей, рассылкой по почте или раскладыванием в таких стратегических точках, как помещения клубов или магазины, где потребители могут взять или приоб­рести его.

♦ формат информационного бюллетеня - впечатление и ощущение от его прочтения. Он будет зависеть как от ожиданий вашей аудитории, так и от способа изготовления и распространения, а также и от содер­жания. Если вы рассылаете его по почте, он должен умещаться в конверты стандартного размера и не быть слишком тяжелым, так как вес сильно влияет на размер почтовых издержек. Благотворительной орга­низации вряд ли к лицу выпускать толстый глянцевый информационный бюллетень, ведь он выглядит доро­гостоящим, а такой организации следовало бы в первую очередь тратить денежные средства на саму благотворительность. Цветная печать слишком дорога, особенно для малотиражных изданий - если вы выпускаете информационный бюллетень тиражом всего 100 экземпляров, то вы наверняка сочтете, что вовсе ни к чему делать его полноцветным.

Продумайте:

♦ количество и размер страниц; они могут быть любого размера, по вашему усмотрению, однако наиболее обычными и удобными размерами являются А5 и А4. Количество страниц зависит от потребностей вашей аудитории, тем не менее для упрощения и удешев­ления производства лучше придерживаться одной, двух или числу страниц, кратных четырем;

♦ цветность - будет бюллетень черно-белым, с одним или двумя дополнительными цветами (например, для заголовков или иллюстраций) или полноцветным?

♦ качество и плотность бумаги; более низкое качество означает, что придется быть осторожнее с иллюстра­циями, поскольку типографская краска имеет свой­ство проступать сквозь бумагу, в тоже время бумага более высокого качества и плотности стоит дороже и может подорвать вашу смету;

♦ иллюстрации - фотографии или штриховые рисунки?

♦ собираетесь ли вы размещать в информационном бюллетене рекламные объявления? Если да, то ваши рекламодатели захотят узнать его тираж, частоту выпуска и целевую аудиторию.

♦ дизайн (макет) - подробнее об этом далее в главе 5.

Изготовление тиража

Если ваш информационный бюллетень невелик по объему, а его тираж очень мал, то вы, вероятно, смогли бы произво­дить его самостоятельно, с помощью настольной издательской системы и фотокопировального устройства. Если он доста­точно объемен (и следовательно нуждается в брошюровании), относится к разряду иллюстрированных глянцевых изданий (с характерной для них полноцветностью и множеством фото­графий на плотной качественной бумаге) или имеет большой тираж, то вам придется воспользоваться услугами профессио­нальной типографии.

В большинстве городов есть небольшие коммерческие типографии. Если ваш бюджет слишком скромен, можно также поинтересоваться в издательском отделе местного профессионального колледжа, не могли бы они сделать для вас эту работу.

Печатнику необходимо получить от вас:

♦ руководство по стилю (подойдет предыдущий выпуск вашего информационного бюллетеня, или, если он выпускается впервые, описание дизайна);

♦ уже набранный текст, либо на дискете, либо в виде, удобном для сканирования (в типографии могут набрать и текст, но это потребует от вас дополни­тельных затрат);

♦ иллюстративные материалы;

♦ письменное указание, сколько экземпляров печатать

(всегда добавляйте полдюжины про запас - в том

числе один экземпляр для своего архива и один для

обязательной рассылки);

♦ сроки выполнения работы (договоритесь о этом заранее). Через какое-то время печатник передаст вам гранки, которые вы вернете, сделав необходимые исправления, и

лишь после этого ваш информационный бюллетень пойдет в печать.

Редакционный стиль

В переносном смысле «редакционный стиль» - это памятка с инструкциями для авторов (и редакторов) по тре­буемому формату слов, аббревиатур, заглавных букв и других подобных вещей в статьях, представляемых на рас­смотрение в ваш информационный бюллетень. Такая памятка поможет обеспечить ему стилевое единообразие. Понятие редакционного стиля обычно включает в себя:

♦ сокращения - например, если это не общеизвестные аббревиатуры, приведите сначала словосочетание полностью и сразу же за ним укажите в скобках сокращенное написание;

♦ заглавные буквы - например, использование их только для имен собственных (торговых марок, названий компаний), но не для названий должностей; укажите, должно ли первое слово статьи быть набрано заглавными буквами;

♦ даты - полностью или числами? Первым ставится день или месяц? Например, 1 января 2002, Января 1-го числа 2002 года, 01.01.02;

♦ курсив - например, использование его только для иностранных слов и названий изданий;

♦ размерные величины - например, наличие или отсут­ствие пробела между цифровой частью и единицей измерения: 5см или 5 см?

♦ числа - например, написание их полностью, если они меньше 20, а потом цифрами; использование знака % или слова «процент»;

♦ кавычки - решите, будете ли вы использовать двойные («он сказал») или одинарные ('он сказал'); это решение также подскажет вам, как управляться с цитатами внутри цитат (двойные кавычки внутри одинарных или одинарные - внутри двойных), например, «Что вы понимаете под словом'сейчас'?» -спросил он);

♦ принятое правописание - например, писать «редак­торы» или «редактора».

Шрифтовая гарнитура

Гарнитуры делятся на два основных типа:

♦ шрифты с засечками

Такие шрифты имеют фигурные штрихи на краях букв и больше подходят для длинных отрывков текста, так как они легче воспринимаются зрением. Многие издания исполь­зуют для основного текста шрифты с засечками.

Это - шрифт с засечками, называемый Times New

♦шрифты без засечек

Эти шрифты не имеют фигурных штрихов и хорошо подходят для заголовков, вследствие своей четкости и спо­собности привлекать внимание.

Это - шрифт без засечек, называемый Arial.

Всегда используйте для заголовков и заглавные, и строчные буквы - одни заглавные гораздо тяжелее читать!

Оригинал-макет

Макетирование - это один из удобных способов помочь вам в улучшении «облика» вашего информационного бюл­летеня. Ничего сложного здесь нет. Разделите вашу страницу на то количество колонок, которое вам нравится, затем решите, в каких местах лучше всего разместить иллю­страции, каким должен быть их размер, сколько места вы отведете для заголовков (будьте последовательны с размером и гарнитурой шрифтов, так чтобы они были одними и теми же для соответствующих страниц разных выпусков), и как текст будет их обтекать.

Размещайте важный текст на верхней половине страниц -ваш читатель смотрит туда в первую очередь.

Одна колонка

Этот базовый, очень простой вариант обычно используют для информационных бюллетеней формата А5. Каждая статья зани­мает всю ширину страницы.

Например:

Это- одноколоночная страница бюллетеня

А это основной текст, дающий вам понять, как. он выглядит. Это основной текст, дающий вам понять, как он выглядит. Это основной текст, дающий вам понять, как он выглядит.

Поиск по сайту: