Достижение согласованности основных систем

Системы, которые иногда называют "процессами", позво­ляют группе превращать информацию, материалы и знания в продукты или услуги, необходимые организации и другим за­интересованным сторонам. Как и при анализе структуры, для начала нужно выяснить, поддерживают ли процессы текущую стратегию, позволяют ли группе реализовать заложенные в стратегии цели.

Тип процессов, необходимых для реализации стратегии, бу­дет меняться вместе с целями. Например, если ваши основные цели связаны с эффективной и надежной поставкой качествен­ной продукции или услуг, нужно концентрироваться на разра­ботке процессов, детально определяющих и цели в области про­дуктивности, и средства (методы, технологии, инструменты). Но те же самые типы процессов часто препятствуют инноваци­ям. Поэтому, если ваша основная цель - стимулировать творче­ский потенциал, вам нужны процессы, больше сосредоточенные на результате и строго фиксирующие продвижение к ним с по­мощью ключевых намерений, и меньше на средствах. Анализ процессов, позволяющий отобразить каждую систему, сущест­вующую в группе, выяснить, какие системы важнее всего для вашей стратегии (ваших внутренних процессов), исследовать, адекватны ли существующие системы критериев оценки рабо­ты и вознаграждения, и определить труднопреодолимые мес­та - первый шаг к согласованию стратегии и систем.

Чтобы оценить эффективность и продуктивность каждого из основных процессов, нужно исследовать четыре аспекта:

• Производительность. Эффективно ли процесс превра­щает знания, материалы и рабочую силу в ценность?

• Своевременность. Своевременно ли поставляет про­цесс желаемую ценность?

• Надежность. Достаточно ли надежен процесс, или в нем часто происходят сбои?

• Качество. Позволяет ли процесс постоянно соблюдать стандарты качества?

Когда системы и структура согласованы между собой, они укрепляют друг друга, а также стратегию. Например, местная государственная организация структурирована так, чтобы ко­манды, работающие с определенными группами населения (на­пример, с детьми, подростками, молодежью, родителями и т. д.), могли пользоваться информацией, собранной всеми другими группами. Такой процесс совместного использования информа­ции позволяет разным группам помогать друг другу. А это уве­личивает общую эффективность работы организации. Если же системы и структура не согласуются между собой, например, когда разные команды конкурируют за одну и ту же группу на­селения, используя разные подходы, они мешают друг другу и затрудняют реализацию стратегии организации в целом.

Как можно усовершенствовать процесс? Начните с разра­ботки карты процесса. Как мы уже говорили - это диаграмма, показывающая, как именно люди и группы выполняют задачи, входящие в тот или иной процесс. Пример карты процесса для отдела поставок, обслуживающего материальные потребности организации, показан на рисунке 7-2.

Рисунок 7-2

Карта процесса

Команда должна изучить эту карту и определить важней­шие параметры и проблемы во взаимодействии между людьми, ответственными за выполнение тех или иных задач. Например, отдел поставок получает сообщение о срочной необходимости в пополнении материальных запасов от производственного отде­ла, но эта информация теряется. Подобные ситуации довольно обычны. Как только обнаружилось, что эта проблема связана с надежностью процесса поставок, группа должна найти способы ее устранения.

Анализ процессов стимулирует коллективное обучение. Он помогает всей группе ясно понять, кто что делает, в рамках по­дразделений и групп и во взаимодействии между ними, чтобы выполнить тот или иной процесс. Как показывает пример, при­веденный выше, картирование процессов также проливает свет на то, как возникают проблемы.

Несколько слов предостережения. Скорее всего, вы управ­ляете множеством процессов. Если это так, управляйте ими как единым портфолио. Не пытайтесь радикально менять одновре­менно более нескольких основных процессов. Группа не сможет справиться со всем сразу. Например, как мы уже говорили, не стоит автоматизировать проблемные процессы. Это не решит проблем, связанных с неэффективностью процесса. Проблемы процессов обычно связаны с неэффективными моделями ком­муникации, непроясненными ожиданиями и неправильным по­ниманием того, как работает организация. Глубокие проблемы необходимо решать, а не автоматизировать неэффективные процессы.

Поиск по сайту: