Учет расчетов с подотчетными лицами

.

В практике хозяйственной деятельности организаций часто воз­никают расходы, производимые через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций

Командировкойпризнается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы[6, стр. 90-91].

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформ­ляется приказом руководителя организации. На командировки при­каз оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с при­казом работник получает аванс. Размер аванса определяется исходя их целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным авансам. Деньги под отчет выдаются кассиром на ос­новании расходного кассового ордера.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синте­тический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету это­го счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету (приложение 15), а по кредиту - расход аванса и возврат неис­пользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток мо­жет быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задол­женность работника перед организацией (дебиторскую), а кредито­вый - задолженность организации перед работником (кредитор­скую). Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 «Касса».

После возвращения из командировки работник должен предста­вить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных сум­мах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удосто­верение (приложение 16) с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отче­ты (приложение 34,35) об административно-хозяйственных расходах сдаются с прило­жением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждаю­щих произведенные расходы, а неиспользованные остатки подот­четных сумм должны возвращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные рас­ходы», 44 «Расходы на продажу» и др. К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражены суммы налога на добавленную стоимость по приоб­ретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтер­ских счетах делается следующая запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израс­ходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, оформляются в учете следующей записью:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет

«Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам.

Руководитель организации может разрешить оплату командиро­вочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сум­ма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм[16, стр. 193-194].

Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» К-т 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается следующая бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу Центрального банка РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдаче авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной за­гранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если ра­ботник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют возник­шаякурсовая разница отражается:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу; Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений на счете «Расче­ты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным ра­ботникам чековым книжкам.

Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». После представления работником отчета об использованных че­ках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией сче­тов. Причем сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если же возника­ет разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам[11, стр. 220-223].

В конце месяца бухгалтер формирует оборотную ведомость по счету 71, обороты счета 71 и распечатывает их (приложение 36,37).

Поиск по сайту: