И организации работы с документами

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Обещанный закон «О документационном обеспечении управления» уже много лет находится в стадии разработки.

По-прежнему наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой еще в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ - документ действующий, так как не был отменен. Однако этот документ устарел, если не де-юре, то де-факто.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 были утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»¹(далее Правила). Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт значительно повышает уровень регламентации вопросов делопроизводства. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти. Другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.

Правила заменили «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 2005 года,которая была признана утратившей силу приказом Министерства культуры Российской Федерации от 11 мая 2010 г. N 260.

Правила устанавливают требования к созданию документов, к организации документооборота, к формированию документального фонда федерального органа исполнительной власти.

Принципиально новым является раздел 6 Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти», в котором впервые регламентируются особенности работы с электронными документами. В Правилах рассмотрены вопросы подписания, согласования электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Этот раздел направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Для верного толкования и успешной работы с Правилами были подготовлены и утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее Рекомендации). «Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах». (Рекомендации. Общие положения).

Методические рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения.

Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основным является раздел «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». В разделе «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству» содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.

Рекомендации – это не нормативный, а методический документ. Но учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно полагать, что Рекомендациями будут использоваться специалистами в области документационного обеспечения.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».ГОСТ Р 6.30-2003разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД),принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Россииот 03 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие - 01 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «Регулирование в области требований к документации, документационным процессам и операциям, а также к условиям хранения, использования и утилизации (уничтожения – в архивной терминологии) должно оформляться в форме стандартов».

Все современные стандарты, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003, носят рекомендательный характер. Под рекомендательным характером стандарта следует понимать добровольность его использования (добровольно не значит необязательно) и расширение возможностей его адаптации к условиям конкретной организации.

Отмененная ныне Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года, являясь нормативным документом, содержала статью, которая делала положения ГОСТ Р 6.30-2003 обязательными в части оформления документов.

Правила и Рекомендации не содержат никаких указаний по поводу ГОСТ Р 6.30-2003, нет ни одной ссылки на этот стандарт, в перечне законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, приведенном в Рекомендациях разделе 1 «Общие положения», ГОСТ Р 6.30-2003 не упомянут.

Одновременно, в ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» говорится: «Положения основополагающих стандартов системы стандартизации в Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами исполнительной власти, субъектами хозяйственной деятельности, техническими комитетами по стандартизации, общественными объединениями и заинтересованными лицами».

Конечно, множественные несовпадения Правил, Рекомендаций с ГОСТом Р 6.30-2003 и другими нормативными и методическими документами в области ДОУ только усложняют работу с документами. Но эта ситуация уже сложилась, и всем работникам с документами нужно найти способ существовать в ней. Единственное, что можно сделать, чтобы помочь пользователям, - это описать все варианты требований, изложенные в этих документах, и предоставить возможность осознанного выбора. Именно это мы и постарались сделать в главе «Оформление реквизитов» (стр. 12).

В 1998 году был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» был единственным общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами до принятия «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В Правилах тоже есть раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в ГОСТе Р 51141-98. Но определения, данные в Правилах, отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов. Эти отличия подчеркивают, прежде всего, область применения терминов, а именно: делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти.

Например, разъяснение слова «делопроизводство».

· В ГОСТе Р 51141-98:

делопроизводство; документационное обеспечение управления –отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

· В Правилах:

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

А для определения ключевого термина «документ» в этих документах даны совершенно разные трактовки.

· В ГОСТ Р 51141-98:

документ; документированная информация– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

· В Правилах:

документ– официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

Создать оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение поможет еще один нормативно-методический документ - «Основные правила работы архивов организации», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002. ²

Для установления сроков хранения документов и оперативного избавления от «ненужных бумаг» необходимы перечни документов с указанием сроков хранения.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, зарегистрированный в Минюсте России 08.09.2010 № 18380 (далее – Перечень 2010).

Перечень 2010 является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.

«Перечень – единственный нормативный документ, который разрабатывается специально для обобщения информации по срокам хранения документов, но это не ставит его выше законов и ведомственных нормативных актов. Всегда существует риск того, что сроки хранения отдельных видов документов, указанные в Перечне, могут не соответствовать срокам хранения, установленным законодательством Российской Федерации», - предостерегает ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией Н. Храмцовская.

А для установления сроков хранения научно-технической документации используется «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 (зарегистрирован в Минюсте России 27 сентября 2007 г., регистрационный № 10194). Этот перечень включает в себя сведения о типовых архивных документах о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное их исполнение и поиск;

· возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

· качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения изложены в

· «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

· и в ГОСТе Р 6.30-2003.

Как уже было сказано, требования к оформлению реквизитов в этих документах во многом не совпадают. Например, общее количество реквизитов в ГОСТе – 30, а в Правилах - 24. Некоторые реквизиты, указанные в ГОСТе, в Правилах получили новое название, другие отсутствуют, один реквизит добавлен. Радует, что содержание и оформление большинства реквизитов в основном совпадает, а обо всех нововведениях будет рассказано ниже.

Перечень реквизитов

В ГСДОУ все реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении в дело. Наличие в документе всех необходимых обязательных реквизитов определяют юридическую силу документа.

Приложение № 11 Рекомендаций содержит Правила оформления реквизитов документов и практически повторяет и закрепляет методологически требования ГОСТ 6.30-2003. Но необходимо напомнить, что ГОСТ и Рекомендации носят только рекомендательный характер и нормативными актами не являются.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.

Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр–образец документа -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

УНИКУМ UNICUM
проспект Вернадского 37, корпус 2, Москва, 117415 тел.: 495 247-98-50, факс: 495 247-98-52 e-mail: info@unicum.ru ОКПО 10287654 ОГРН 19973255654123 ИНН/КПП 7708769054/776001002
10.08.2010	№ 146 / 04 / 02	Руководителю
На № __________	от ____________	Учебно-консультационного центра «ГЗОС»
О сотрудничестве	Суздальская ул., 26/2, Москва, 111673
Уважаемые дамы и господа!   Уже более 10 лет компания "Уникум" является активным участником рынка игрового оборудования и за эти годы стала крупнейшим поставщиком оборудования для индустрии развлечений. Вы спросите, как мы смогли добиться таких результатов? Ответ прост: для нас главное – это наш клиент. … С уважением,   Генеральный директор М.Б. Воронцов     Н.А. Павлова 495 181 90 42

Требования

Поиск по сайту: