Каждая контрольная работа выполняется только после усвоения материала всего задания, так как она является проверкой ваших знаний.
Контрольная работа к 1-ому заданию состоит из ответов на приведенные ниже вопросы. Постарайтесь ответить на все. Если какие-то вопросы покажутся сложными, напишите, вам будут даны дополнительные консультации.
Перед контрольной работой укажите фамилию, имя, отчество, дату выполнения работы.
1.
Как влияет делопроизводство на работу аппарата управления? Какова роль документов в жизни людей и общества?
В чем заключается научная и практическая ценность документов?
2.
Расскажите о цели и значении каждого из нормативных документов.
3.
Какие организации могут изображать на своих бланках герб Российской Федерации?
4.
Придумайте, составьте и изобразите эмблему (товарный знак) организации, в которой Вы хотели бы работать.
5.
Приведите ряд сокращенных наименований известных Вам организаций. В каких случаях нельзя использовать привычные лично Вам сокращенные наименования организации. Почему, как Вы думаете?
6.
Должно ли входить название организации в состав наименования должности адресата, если документ адресуют руководителю организации?
7.
Какие справочные данные об организации могут быть включены в реквизит «Справочные данные»?
8.
Перечислите способы оформления даты документа. Где в документе проставляется дата? Можно ли, указывая в тексте документа дату, писать, например, «10 сентября с.г.»?
9.
Если документ адресуется в несколько однородных организаций, как оформляется реквизит «Адресат»?
10.
Как различается оформление реквизита «Адресат» для юридических и физических лиц?
11.
Можно ли в реквизите «Адресат» применять общеупотребительные сокращения слов: зам., зав., гл. и другие?
12.
Каким образом руководитель дает вам служебные поручения? Что такое резолюция? Где располагается резолюция на документе?
13.
Из каких частей состоит реквизит «Подпись»? В каких случаях в наименовании должности в реквизите «Подпись» пишется «И.О. директора» или «Вр. И. О. директора»? Кто подписывает документ, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, как это оформляется? Можно ли в расшифровке подписи реквизита «Подпись» указать один инициал и фамилию?
14.
Что такое «внешнее согласование»? Как оформляется виза и гриф согласования при наличии замечаний к проекту документа? Как оформить ваше несогласие с документом?
15.
Зачем, по вашему мнению, нужен реквизит «Отметка об исполнителе»? Нужно ли указывать реквизит «Отметка об исполнителе» в копиях документа? Следует ли при ответе частному лицу указывать реквизит «Отметка об исполнителе»?
16.
Если в тексте документа названа только часть приложения, как в этом случае оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения»?
17.
Как оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения» в распорядительных документах?
18.
Кто должен ставить дату в грифе утверждения и согласования: лицо, которое утверждает документ, или лицо, которое готовит документ?
19.
Кто является автором служебного документа?
ПРИМЕЧАНИЯ
[1]
К федеральным органам исполнительной власти в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся:
§ федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
§ Федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
§ Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации.
2
Обращаем внимание, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.
3
Например, в субъекте Российской Федерации - городе Москве использование герба города Москвы на бланках регламентируется рядом нормативных актов. Основные символы города Москвы, их описание и порядок их использования устанавливают Законы "О гербе города Москвы" (от 11.06.2003 № 39) и «О государственной и муниципальной символике в городе Москве» (от 11.06.2003 № 40).
25.11.2003 принят Указ Мэра Москвы № 66-УМ "О порядке использования многоцветного и одноцветного вариантов герба города Москвы на бланках Мэра Москвы, Правительства Москвы»
4
Муниципальное образование - городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления.
5
Указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы:
· Вооруженных Сил Российской Федерации;
· органов пограничной службы и пограничных;
· организаций федеральной почтовой связи;
· федеральных органов налоговой полиции;
· Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
· Федеральной службы охраны Российской Федерации;
· Министерства внутренних дел Российской Федерации.
6
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.
Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), например:
Код
КЧ
Наименование формы
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
Договор об аренде
Заявление на государственную регистрацию
Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
7
ОКОГУ– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.
8
Типовые правила внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций утверждены Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213.
8
УСОРД - Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М., 1981.
9
Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации 15 апреля 2005 г. № 221 п.23 рекомендуют следующую последовательность написания адреса корреспондента на почтовых отправлениях:
- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
- банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
10
Табулятор или механизм установления колонок в таблицах служит для ускоренного перемещения каретки при печатании табличного материала. Табуляторы бывают простые (одноразрядные) и десятичные.
При печатании документов используют восемь положений табулятора.
0 - Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
заголовок к тексту;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
1 - текст документа;
2 - регистрационный номер документа;
3 - оттиск печати;
4 - адресат;
5 - гриф утверждения документа;
резолюция;
6 - расшифровка подписи;
7 - отметка о контроле;
отметка о поступлении документа в организацию.
11
В ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что «если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами». В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти текст документа может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются римскими цифрами (части, разделы, подразделы), арабскими цифрами (главы, параграфы, статьи, пункты) и строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой (подпункты).
12
Право подписания документов должностными лицами организации может быть предоставлено учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурным подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями.
13
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
- с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
-с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.
14
В соответствии с ГОСТом 7.32-91 этот реквизит располагается в верхнем левом углу документа (например, при оформлении отчета о научно-исследовательской работе).
15
Правила, принятые в работе нотариата с документами, учитываются другими организациями при ведении делопроизводства. Например, применительно к реквизиту «Отметка о заверении копий» важными являются положения главы ХIII Статьи 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» № 4462-1 от 11.02.93 (с изм. и доп. от 30.12.2001 № 194-ФЗ, 24.12.2002 № 176-ФЗ, 08.12.2003 № 169-ФЗ, 23.12.2003 № 186-ФЗ, 29.06.2004 № 58-ФЗ, 22.08.2004 № 122-ФЗ, 02.11.2004 № 127-ФЗ, 01.07.2005 № 78-ФЗ, 30.06.2006 № 93-ФЗ), в которых определено, что нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
