Реквизит 20 (обязат.) - текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов излагаются от

· 1 лица единственного числа (приказываю подготовить…, прошу рассмотреть…);

· 3 лица единственного числа (Правительство постановляет…, комиссия одобрила…);

· 1 лица множественного числа (просим рассмотреть…, представляем на рассмотрение…).

В совместных документах текст излагают от 1 лица множественного числа (приказываем…, решили…).

В текст документа могут включаться фрагменты в виде анкеты или таблицы.

В анкете, включенной в текст документа, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа, настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы, входящей в текст документа, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице (Рекомендации. Приложение № 13).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

· наименование документа;

· наименование организации – автора документа;

· дату принятия или утверждения документа;

· регистрационный номер документа;

· заголовок к тексту, заключенный в кавычки

Например: «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти … разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на пронумерованные разделы, подразделы, пункты и подпункты ¹¹.

Подробнее о содержании текстов, их стиле и лексике вы узнаете при рассмотрении конкретных видов документов.

Реквизит 21 (дополнит.) отметка о наличии приложения

Данный реквизит располагается после текста документа от границы левого поля и оформляется, как показано в примере.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2011 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить на утверждение график …. по форме, указанной в Приложении № 1».

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием вида основного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2).

Если приложением к документу является утверждаемый документ, то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Реквизит 22 (обязат.) – подпись¹²

В состав этого реквизита входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор ЗАО “Партнер”

Н.А. Федоров

Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Генеральный директор		М.А. Медведев
Главный бухгалтер		Н.И. Логинова

В документах, составленных комиссией, указывают не должностилиц, подписывающих документ, аих обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии		Н.В. Куликов
Члены комиссии		К.М. Артемьева
		В.А. Филатов

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей (по числу сторон).

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Часто возникает вопрос: как правильно подписать документ, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует? Вот как на этот вопрос отвечают Рекомендации. «Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ» (Рекомендации. Приложение № 11).

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в Федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» и Федеральном законе «Об электронной подписи».

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.

Реквизит 23 (дополнит.)- гриф согласования

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе – ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ или грифом согласования – ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ.

Гриф согласования документа состоит из:

· слова СОГЛАСОВАНО;

· должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);

· личной подписи;

· расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

· даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2009

Внешнее согласование¹³ может быть оформлено грифом согласования непосредственно с должностным лицом, представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа или служебным письмом.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании “Планета”

от 21.06.2010 № 10

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «подпись»)¹⁴.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

В соответствии с Рекомендациями (Приложение № 11)

«Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);

- подведомственными организациями;

- при необходимости, с общественными организациями».

Поиск по сайту: