Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Классификация документов. Документирование



Раздел 1

 

Документирование

 

ВВЕДЕНИЕ
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

 

 


 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1
ПРИМЕЧАНИЯ

Введение

 

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ"Об информации, информационных технологиях и о защите информации"в п. 2 ст. 11 указывает:

«В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

§ кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

§ объемом и характером компетенции учреждения;

§ объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management. General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Новый стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (документационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, информацией и технологиями. То есть, аудитор вы или системный администратор, документовед или юрист – этот стандарт для вас!

Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает характеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедрения документных систем. Большое внимание в стандарте уделено процессам управления документами и контролю. Уделено внимание мониторингу и аудиту, то есть проверке качества работы документной системы в организации, исполнения пользователями своих обязательств в отношении системы. В стандарте указано, что соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников: руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

 

Делопроизводство - одна из функций управления

 

Делопроизводство есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин "Делопроизводство" чаще звучит как "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

· технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

· технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование - ксерокс, а также средства оперативной полиграфии - гектографы, ротапринты, ротаторы);

· технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование и др.);

· средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа, набранный текст распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа - это обозначение наименования документа. Например, протокол - вид документа. Разновидность его - протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др. Или: акт - вид документа, его разновидность - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на 3 группы:

· организационные документы;

· распорядительные документы;

· справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего это - организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.

Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим или ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и оформления.

 

Унификация и стандартизация документов

 

Основными направлениями совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.

 

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, рекомендованных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Применение их повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное использование средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

 

Классификация документов

 

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

§ письменные (рукописные и печатные);

§ технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

§ фоно-, аудио-, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

§ кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

§ фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

§ аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.

 

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

§ черновик (предварительная редакция документа);

§ беловик (чистовик);

§ подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

§ копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

§ отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

§ дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

§ выписка- копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

§ автограф-документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

§ документыпостоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

§ документы, имеющиедлительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

§ некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности:обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе:подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала:примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности:система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, системаорганизационно-распорядительной документации и др.

По форме:табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

§ именные, или личные (удостоверяющие личность);

§ служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления:срочные, несрочные.

По наименованию:приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности:простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления:внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

 

Нормативные материалы

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.