Реквизит 26 (дополнит.) - отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и иных прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимыми для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют:

· заверительную надпись “Верно”,

· должность лица, заверившего копию;

· личную подпись;

· расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

· дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров М.В. Колосков

01.06.2010

В соответствии с Рекомендациями отметку о заверении копий необходимо дополнить указанием о месте нахождения подлинника документа.

Например:

Подлинник документа находится в деле № 12-22 за 2009 г.

Верно

Инспектор отдела кадров М.В. Колосков

01.06.2010

Печать

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. А в Рекомендациях сказано, что копия или выписка из документа удостоверяютсяоттиском печати,если предоставляются в другую организацию.

Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.

Листы многостраничных копий нумеруются, и в отметку о заверении копий добавляется предложение «Всего в копии _____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается или переписывается полностью, включая элементы бланка.

В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при предоставлении в другие организации могут требовать нотариального заверения¹⁵.

Поиск по сайту: