Процесс подготовки презентации

Сбор, фильтрация, сжатие информации

Подготовка докладчика включает в себя как чисто профессиональную, так и морально-психологическую подготовку. Причем оба вида подготовки взаимосвязаны: чем добросовестнее докладчик готовится к презентации, тем большим экспертом он становится, тем меньше волнений он должен испытывать.

Определение цели

Цель – это то, чего нужно добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию. В общем и целом цель – убедить аудиторию и вызвать желаемое действие. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если презентация делается от лица компании, отдела. Возможные цели: продвижение продукта на рынок, выбор поставщиков материалов и комплектующих, выбор компании для совместной работы, обоснование необходимости слияния компаний, обоснование ценовой политики, предложения по реорганизации компании и другие основные и сопутствующие вопросы бизнеса.

Пример 1. Продвижение продукта на рынок.

Определить цель – это значит решить, в какой сегмент рынка надо ввести свой продукт, свободный или уже занятый другим аналогичным продуктом, определить географическое положение для калькуляции расходов по доставке, созданию дилерской сети и рекламы, вопросы ценовой политики и т.п. Строго говоря, эти вопросы уже рассматривались в отделе маркетинга перед тем, как был решен вопрос о выпуске продукта на рынок. Поэтому задача презентующего– аккуратно собрать все аргументы «за» и «против», которые лягут в основу презентации. Надо сравнить продукт с аналогичным продуктом, если таковой имеется. Определить, какие преимущества для потребителя предлагает новый продукт, по сравнению с уже существующим, руководствуясь правилом 4Ps и 4Cs (таблица 1).

Таблица 1. 4Ps и 4Cs

Пример 2. Определение ценовой политики.

Цель – определение цены, по которой продукт выгодно продавать. Начинают с определения себестоимости продукта, делают допущения на рост стоимости материалов и энергоносителей. Особо также следует учитывать налоги, которые имеют обыкновение только расти. Сравнивают предлагаемые цены различных поставщиков, стоимость производства на различных заводах, затраты на доставку и рекламу, стоимость гарантийного обслуживания, то есть все, за что придется вначале заплатить, чтобы в результате получить готовый продукт. Оптимизируют полученные результаты по производственным мощностям и всем основным параметрам, перечисленным выше. Сравнивают полученную цену продукта с ценой уже представленного на рынке аналогичного продукта, если таковой имеется. Определяют конкурентоспособность товара.

Пример 3. Обоснование необходимости слияния компаний

Цель – однозначно указать на необходимость слияния компаний. Обычно в процессе слияния компаний участвуют однопрофильные или близко-профильные предприятия. Внимательно изучают годовые отчеты каждой компании за последние несколько лет. Дополнительную информацию можно также получить в Интернете, в консалтинговых компаниях. Можно построить следующие линии убеждения: уменьшение долей рынка обеих компаний, финансовые затруднения одной из компаний, развитая сеть филиалов, возможность выбора наиболее дешевых поставщиков. Развивая последовательно каждую из линий, почти автоматически получают набор аргументов для заключительного слайда. Начинают с положения компаний на рынке: определяют, какую часть рынка занимает каждая компания. Если обе компании за указанный период потеряли часть своего места на рынке, то разговор идет о слиянии. Если часть рынка потеряла только одна из компаний, то это означает поглощение более сильной компанией более слабой. Совсем не обязательно, что предложение о слиянии поступит от более благополучного партнера. Бывает, что менеджмент предприятия, оказавшегося в затруднительной ситуации, не находит иного решения, как предложить партнерство более сильной компании, не дожидаясь краха или аналогичного предложения. Если слияние первой предлагает более слабая компания, можно выторговать ряд условий в свою пользу. В этом случае всегда можно отозвать свое предложение и сделать аналогичное более сговорчивому партнеру. После того как сделан анализ динамики долей рынка, представляют, какие преимущества сулит предлагаемый альянс:

1. ? снижение стоимости продуктов за счет увеличения производства большего количества;

2. ? оптимизация доставки;

3. ? сокращение накладных расходов;

4. ? сокращение управленческого персонала;

5. ? сокращение расходов на рекламу и пр.

Сокращение всех перечисленных расходов приведет в результате к уменьшению цены продукта, то есть к повышению его конкурентоспособности, от которой выиграют все участники альянса.

6. Для полного анализа ситуации пользуются известным инструментом стратегического планирования SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, то есть перечисляют в отдельных колонках сильные (Strengths) и слабые (Weaknesses) стороны предлагаемого альянса, открывающиеся возможности (Opportunities) и предполагаемые угрозы (Threats), которые он в себе несет (таблица 2).

Таблица 2. Анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз

Анализ аудитории

Для правильного анализа аудитории необходимо ответить на следующий вопрос: кто присутствует на презентации? При этом нужно выяснить и учесть следующие данные о слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут «вычислить» аудиторию и подготовить презентацию специально для этих слушателей. После анализа всех данных, которые удастся найти, и составляется профиль потенциального слушателя (Таблица 1).

Таблица 1. Анализ аудитории

Поиск по сайту: