Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Управление разнообразием



Ключевым вопросом эффективной презентации является управление разнообразием. Эффективный ведущий должен не только демонстрировать разнообразие содержания и тем, но и взаимодействовать с людьми, принадлежащими к разным культурам и имеющими разный профессиональный опыт. Это требует пристального внимания к процессуальным аспектам обучения и преподавания. Часто оказывается, что ведущий презентации незнаком с культурой слушателей, а также с их личностными и профессиональными реалиями. На уровне процесса он должен будет поощрять слушателей осуществлять изменения, необходимые для того, чтобы адаптировать конкретную информацию и навыки к их профессиональной реальности. Таким образом, эффективная коммуникационная стратегия требует креативности знаний о системе убеждений и групповой динамике, также как новых технологий и инструментов, позволяющих представлять и облегчать процесс постоянного самообучения. Навыки коммуникации и отношений составляются из других когнитивных и поведенческих навыков. Эффективные навыки коммуникации и отношений требуют:

1. понимания субъективного опыта людей;

2. набора правил, позволяющих распознавать поведенческие паттерны других людей и их стили мышления;

3. набора операциональных навыков и техник, которые позволяют влиять на поведение и паттерны мышления людей.

Навыки коммуникации и отношений связаны с использованием вербальных и невербальных сообщений и имеют целью:

- облегчить понимание;

- обратиться к различным стилям обучения;

- стимулировать эффективный процесс обучения;

- поощрять участие и эффективные действия.

Лекция № 5.

Тема: Искусство мозгового штурма

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Понятие «разгрузка данных»

2. Управление мозговым штурмом

3. Метод рамок

4. Технология проведения мозгового штурма

5. «Римские колонны»: метод кластеризации

Краткое содержание лекционного материала

«Разгрузка данных» должна быть частью подготовки презентации, а не самой презентации.

«Разгрузка данных» полезна в начале разработки презентации, т.к. для достижения лучшего эффекта главное – не выстроить факты в логической последовательности, а просто «вывалить» их на стол, чтобы потом рассматривать, оценивать и сортировать. Сперва фокусировка, а затем поток.

Чтобы понять сущность такого подхода, необходимо принять во внимание разные процессы и навыки, без которых немыслим творческий процесс создания презентации.

Ученые давно зачарованы тем фактом, что центры разных ментальных функций расположены в разных отделах человеческого мозга. Большая часть высшей умственной деятельности проходит в головном мозге, который состоит из левого и правого полушария.

Как считают большинство исследователей, левые и правые половины мозга отвечают за особые формы мышления.

Левая сторона управляет логическими функциями. Она связана со структурой, формой, иерархией, порядком. Мыслительный процесс здесь проходит в линейной последовательной форме.

Правая сторона управляет творческой деятельностью. Она связана с идеями и общими представлениями. Здесь деятельность проходит главным образом нелинейно. В правом полушарии перемешиваются идеи, выстраиваются связки, которые невозможно объяснить логически.

Подготовка презентации – творческий процесс, следовательно, начинается он в правом полушарии.

Пусть сначала правое полушарие завершит цикл потока сознания, а затем левая начинает структурировать. Различия между левым и правым полушариями наиболее ярко демонстрируется в разговорном языке. Особенности функционирования правого полушария проявляются в речь – в ее спонтанности, грамматической и синтаксической сбивчивости, в частых логических скачках.

Создание презентаций – творческая задача и начинать ее следует с ресурсов, доступных только правому полушарию. Отрывок устного выступления, записанного и распечатанного, никогда не будет читаться как искусная проза.

Разговорным языком управляет правое полушарие. Вместо того, чтобы фокусироваться на грамматике, синтаксисе, сознание течет свободно туда, куда его ведут идеи (правое полушарие).

Письменный язык, как правило, находится в ведении левого полушария. Когда человек пишет письмо, служебную записку или отчет, его сознание направляется левым полушарием и он концентрируется на логике, грамматике, орфографии и пунктуации. Вместо того чтобы свободно перескакивать с идеи на идею, он методично проходит через последовательность вопросов, тщательно выверяя синтаксис и логику. Документ получается формально правильным, в нем нет ломаных предложений, повторений и т.п. Но если мыслительный процесс пишущего направляет только левое полушарие, это нередко препятствует естественному потоку идей. В результате документ почти неизбежно не включаются нужные концепции или, что еще хуже, вводятся необязательные чрезмерно детальные или не относящиеся к делу. Начинайте процесс развития истории с того, что и так станет делать Ваш мозг: следуйте за потоком сознания, фиксируя результаты мозгового штурма.

Управление мозговым штурмом. Метод рамок.

Представьте, что Ваша презентация – чистый лист, ограниченный рамкой. В этом пространстве Вы и будете проводить мозговой штурм. Чтобы «сжать фокус», Вам нужно установить внешние пределы, параметры своей презентации. В их число входят следующие элементы:

Пункт Б.

Аудитория. Используйте следующие три показателя для анализа своей аудитории: своеобразие, уровень знаний (кто Ваши слушатели, каковы их роли), АВТЧ.

Внешние факторы – это условия, которые «вовне». В мире они не зависят от Вас и аудитории, но при этом могут повлиять на Ваше обращение и то, как оно будет воспринято. Одни внешние факторы позитивны, другие негативны. Вы должны учесть все внешние факторы на этапе подготовки презентации. Убедитесь, что Вы включили в свою речь аргументы, снижающие силу негативных факторов.

Условия. На этапе подготовки учитывайте условия, в которых будет проводиться презентация. Эти факторы также могут повлиять на ее содержание. Чтобы проанализировать условия, задайте себе следующие классические журналистские вопросы и ответьте на них:

«как?», т.е. будете ли вы единственным докладчиком, если нет, то сколько человек будут выступать до и после, как Вы распределите части между собой;

«когда?», когда будет проходить презентация, сколько времени займет, останется ли время на диалог с аудиторией;

«где?», где будет проходить встреча, как организовано помещение;

«что?», какие аудиовизуальные средства использовать, какие средства демонстрации использовать, сколько пространства для показа, будет ли демонстрация до или после презентации.

Вы должны определить все эти факты и указать их в рамке до начала мозгового штурма.

Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью.

Мозговой штурм проводится следующим образом:

Установите стенд, подготовив пачку больших листов бумаги и много канцелярских кнопок. Используйте разные цвета для фиксации идеи разных групп и уровней.

Соберите команду участников мозгового штурма. В нее должны входить те, кто будет принимать участие в презентации, а также все, кто может поделиться своими идеями и важной информацией.

Вы или кто-нибудь из Вашей команды должны записывать маркером на доске все идеи, перечисленные в процессе мозгового штурма. Этот человек будет секретарем. В мозговом штурме не бывает плохих идей. Вашему секретарю следует занять такую же позицию, он не должен выступать за или против, пусть сохранить нейтралитет.

Начинайте процесс мозгового штурма, попросив кого-то озвучить мысль к презентации. Секретарь записывает на доске, чтобы превратить это в концептуальное ядро.

Задача участников – совместно развить каждую такую идею.

Продолжайте прорабатывать по такому принципу и другие идеи, которые предлагают участники мозгового штурма. Некоторые группы идей всплывают почти со всеми презентациями: наша продукция, наши покупатели, тенденции рынка, конкуренция. В зависимости от конкретной цели Вашей презентации и задач, которые стоят перед компанией в текущий момент, некоторые концепции окажутся уникальными. По ходу работы Вы постепенно заполните доску родственными концепциями.

Будьте гибкими в процессе мозгового штурма, не бойтесь, если нужно перескакивать с одной концепции на другую.

В ходе мозгового штурма Вы обнаружите, что идеи возникают без какой бы то ни было системы. Они перемещаются, объединяются, разъединяются, дублируют друг друга в поисках взаимосвязи. Так работает правое полушарие.

Фиксируйте на доске все. Считайте все идеи, возникающие во время мозгового штурма, кандидатом, а не финалистом.

В процессе мозгового штурма возникает масса идей, разных по важности и не имеющих зависимости друг от друга. Первый шаг к приведению этого хаоса в организованную четко сфокусированную презентацию позволяет сделать метод кластеризации.

Кластеризация – необходимый метод, позволяющий организовывать свой материал для предоставления аудитории. Это давняя концепция ораторов Древней Греции и Рима.

Лекция № 6.

Тема: Шестнадцать структур организации идей в логическую последовательность для разного типа презентаций

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Понятие и основное содержание шестнадцать альтернативных структур потока для разного типа презентаций

Краткое содержание лекционного материала

Существуют проверенные временем техники организации идей в логическую последовательность для создания ясной и убедительной презентации. Эти техники называются структурами потока, и существует 16 альтернативных структур потока для разного типа презентаций:

Модульная. Последовательность подобных частей, блоков или компонентов, расположенных во взаимозаменяемом порядке.

Хронологическая. Упорядоченные по временной шкале группы идей (кластеры), отражающие события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти.

Физическая. Кластеры идей, организованные по физическому или географическому расположению.

Пространственная. Идеи организованы концептуально по физическим моделям или аналогиям, что обеспечивает пространственную систематизацию тем.

Проблема/решение. В центре презентации – проблемы и решения, предлагаемые Вашей компанией.

Трудность/действие. В центре презентации – одна или несколько трудных задач и действия, которые Вы предлагаете для их решения.

Возможность/средства реализации. В центре презентации – некая деловая возможность и средства ее реализации, доступная Вам или Вашей компании.

Форма/функция. В центре презентации – одна бизнес-концепция, метод или технология и многочисленные возможности ее использования или функционирования, вытекающая из ее фундаментальной сущности.

Свойства/выгоды. В центре презентации – ряд свойств товаров или услуг и конкретные выгоды этих свойств.

Разбор конкретного примера. Подробное повествование о том, как Вы или Ваша компания решили конкретную проблему и удовлетворили требования конкретного клиента; в процессе повествования раскрываются все аспекты Вашего бизнеса и бизнес-среды.

Аргумент/заблуждение. Аргументы против Вас самих и их дальнейшее опровержение с помощью демонстрации заблуждений или неточностей, лежащих в их основе.

Сравнение/контраст. В центре презентации – серия сравнений, которые иллюстрируют различия между Вашей компанией и другими.

Матрица. Используются схемы из четырех или более клеток для организации ряда идей в понятной и легко запоминающейся форме.

Параллельные треки. Детальное рассмотрение серии связанных идей с аналогичными подпунктами.

Риторический вопрос. Постановка и ответы на вопросы, которые вероятно запомнятся Вашей аудитории.

Числовая. Перечисление серий не жестко связанных идей, фактов или аргументов.

Данные структуры потока Вы можете применять для упорядочения своих кластеров, что поможет аудитории свободнее следовать за Вашими мыслями, а Вам – проще организовывать презентацию.

Модульная. Презентация в модульной форме – это последовательность в блоках, порядок демонстрации которых взаимозаменяем. Данную структуру можно сравнить с технологией «включай и работай»: презентатор принимает произвольное решение о расположении блоков информации и затем представляет их аудитории один за другим.

Из всех 16-и структур эта – наиболее свободно организована, вследствие чего публике непросто следовать за Вами. В эту категорию попадают финансовые презентации, и даже финансовые блоки более крупных компаний. Также такими структурами можно воспользоваться для презентации нового товара, суть которой главным образом заключается в описании свойств продукта.

Эта форма имеет два преимущества:

Ÿ при необходимости Вы можете легко поменять местами части Вашего выступления;

Ÿ если времени не хватает, можете исключить один-два пункта.

Используйте модульную структуру сжато. Если же к ней приходится прибегать, добавляйте связки.

Хронологическая. Кластеры идей упорядочиваются по временной шкале. Это вариант организации выступления, представляющий события в том порядке, котором они произошли или могут произойти. Идеально подходит для любой презентации, главная цель которой – изложить историю, связанную с какими-либо переменами.

Физическая. В отличие от хронологической структуры, когда Ваша презентация выстроена в соответствие с логикой времени, физическая руководствуется логикой места. В презентации, построенной по физическому принципу, определяющим компонентом в расположении ее частей служит география, физическое расположение.

Предположим, Ваша компания занимается дистрибуцией товаров и имеет ряд филиалов по всему миру, что и служит Вашим конкурентным преимуществом. Допустим, Вас попросили выступить с презентацией перед аудиторией потенциальных клиентов, которые ведут международную торговлю и ищут партнеров по распространению своих товаров, который способен удовлетворять их нужды, Вы можете упорядочить свое выступление по физическому принципу.

Пространственная. Основой пространственной структуры выступает концептуальная организация идей в соответствии с физической моделью или аналогией, что обеспечивает условно-пространственное расположение тем и вопросов, например, внизу вверх, сверху вниз, от центра вовне, и …

Пункт Б этой презентации заключается в том, что по-настоящему эффективный докладчик владеет всеми перечисленными компонентами. Из этих пяти самый фундаментальный – история. Начиная с истории как с основы, необходимо переходить к описанию всех остальных составляющих, двигаясь к верху пирамиды, к навыкам работы в формате вопрос-ответ. По ходу движения необходимо представлять методы оптимизации каждого компонента, иллюстрируя их примерами и характерными эпизодами.

Непохожие друг на друга компании из самых разных отраслей объясняют свою бизнес-модель с помощью этой формы.

Проблема/решение. Организация выступления по этому принципу подразумевает фокусировку на АВТЧ. Когда Вы предпочитаете эту структуру, в центре Вашей презентации оказывается проблема и ее решение, предлагаемое Вами или Вашей организацией. В таком случае выгоды, которые дает компания, демонстрируются естественным образом. Если Вы хотите использовать этот метод в своей презентации, будьте внимательны с расстановкой акцентов. Выступающий нередко намного больше внимания уделяет проблеме, чем ее решению. Затроньте проблему очень кратко, а затем говорите о ее решении. В конце концов именно эта часть Вашей презентации больше всего должна запомниться публике. Использовать презентацию в формате «проблема / решение» не совсем благоразумно в бизнесе, поскольку деловые люди не любят, когда им напоминают об их проблемах.

Трудность/действие. Эта структура часто используется в презентациях компаний, которые переживают глобальные перемены. Они определяют трудности, с которыми сталкиваются, и действия, которые планируют предпринять.

Возможность/средства реализации. Начиная презентацию в этой форме выступления с описания привлекательной возможности деловой деятельности, будь то изменение технологии, экономический сдвиг и пр. Затем в части о средствах реализации Вы говорите о своей высококачественной продукции, о перспективах распространения, партнерства или о конкурирующей стратегии, которая служит для того, чтобы воспользоваться этой возможностью. Данная структура направляет внимание на интересы Вашей аудитории и на то, как Вы можете отвечать им. Это воплощение поддержки аудитории.

Форма/функция. Основной идеей выступает предложение Вашей компании (решение или действие). Используйте эту структуру, представляя одну главную бизнес-идею, метод или технологию, которые имеют много применений или функций. Например, одна основная технология и множество вариантов ее использования. Главная тема – несколько вариаций идеи и ее распространение через сеть многочисленных франшиз.

Подход форма/функция часто выбирают биотехнологические компании, поскольку он не только выдвигает на передний план высоконаучный продукт, но и позволяет эффективно организовать сложный материал выступления.

Свойства/выгоды. Такой метод традиционно используют, выпуская на рынок новый товар. Презентации устроены по такому принципу, Вы рассматриваете ряд особенностей продукта или услуги и объясняете конкретные выгоды, которые получают Ваши клиенты от каждой из них.

Разбор конкретного примера. По существу – история или рассказ о том, как Вы или Ваша компания решили проблему или удовлетворили нужды конкретного клиента. В процессе повествования раскрываются все аспекты Вашего бизнеса и бизнес-среды. Данная структура – стержень, соединяющий разнородные компоненты. Такой подход в особенности хорошо для бизнес-презентаций, когда ваш конкретный пример – история пациента.

Аргумент/заблуждение. Бывает также нужно выступить с презентацией перед весьма скептической и даже враждебной аудиторией. В подобных случаях попробуйте использовать данную структуру, согласно которой Вы выдвигаете аргументы против себя или своей компании, а затем незамедлительно опровергаете их. Смысл в том, что Вы тем самым предупреждаете любые возражения своей аудитории, создавая нейтральную площадку для презентации реальных достоинств Вашей компании.

Сравнение/контраст. Сопоставить Вашу компанию с другими, т.е. чем Ваше предложение отличается от предложений других компаний, в чем Ваше конкурентное преимущество. В презентации, построенной по данному методу, можно привести серию сравнений, демонстрирующих плюсы Вашей компании по каждому из параметров.

Матрица. Представляет собой форму в виде 2x2, 3x3, 4x4, которые позволяют сортировать данные по разным пунктам. Бизнес-аудитория любит матрицы. Матрица создает впечатление некой научности, позволяет представить ряд концепций в понятной наглядной и запоминающейся форме. Матрица близка к пространственной структуре организации данных, т.к. позволяет представить идеи визуально. Различие между двумя этими принципами заключается в том, что пространственная структура предполагает динамичные взаимоотношения или движение сверху вниз, снизу вверх.

Параллельные треки. Принцип организации по параллельным трекам основан на матрице. Нужно углубиться в каждый сектор матрицы, рассматривая в нем параллельные подмножества данных.

Риторический вопрос. Эта структура потока может быть предельной формой поддержки аудитории. С ее помощью Вы принимаете точку зрения аудитории, сразу же вовлекая слушателей словами «возможно, Вы хотели бы знать …», а затем отвечаете на поставленный вопрос. Разумеется, лучшими вопросами являются те, которые наверняка возникают у присутствующих, а не те, которые выдумали Вы. Метод риторических вопросов неэффективен, если вопросы неестественны. Вокруг риторических вопросов можно выстроить всю презентацию.

Числовая. «Есть 5 причин, почему наша компания привлекательна в плане инвестиций». Как модульный вариант это достаточно свободная структура.

Выбирайте одну или две структуры потока для всей презентации. Не так важно, какую структуру Вы предпочитаете, главное – сделать выбор.

Рекомендации по выбору структуры потока:

Ÿ Не создавать универсальные презентации.

Ÿ Первостепенный интерес аудитории.

Ÿ Особенности самой истории.

Ÿ Установленная повестка дня.

Ÿ Эстетическая атмосфера.

Лекция № 7.

Тема: Привлечение внимания аудитории

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Семь классических типов вступления

2. Связь с пунктом «Б»

3. Прогноз продолжительности

Краткое содержание лекционного материала

Семь классических типов вступления

1. Вопрос, адресованный к аудитории.

2. Интересные статистические данные, малоизвестный факт.

3. Ретроспектива / перспектива. Взгляд в прошлое и будущее.

4. Анекдот. Лаконичная, интересная широкой публике история.

5. Цитата. Мнение о Вашем бизнесе из уважаемого источника.

6. Афоризм. Известное высказывание.

7. Аналогия. Сопоставление двух, казалось бы, несвязных объектов, которое помогает пролить свет на сложный, загадочный или неясный вопрос.

 

Вопрос. Прекрасный способ открыть презентацию – задать вопрос аудитории. Правильно подобранный и уместный вопрос вызывает немедленный отклик, увлекает публику, снимает барьеры, заставляет присутствующих задуматься, какое отношение Ваше сообщение имеет к ним.

Факт. Простые любопытные статистические данные или факты: диаграмма роста рынка, экономическая / демографическая деталь, тенденция в обществе, с которой незнакома Ваша аудитория. Факт должен быть близко связан с основными темами Вашего выступления и с Вашим пунктом Б. Чем необычнее удивительнее Ваш факт, тем эффективнее будет его использование.

Ретроспектива/перспектива. Построить выступление можно по принципу «тогда было так-то, сейчас так». Ретроспективный взгляд (назад) и перспективный (вперед) позволяет Вам внимание аудитории, перемещая его в том или ином направлении. Прочь от настоящего, прочь от непосредственных переживаний – срочных писем, изменений на бирже и т.д. К примеру, вы можете упомянуть, как что-либо делали раньше, как это выполняют сейчас и как, по вашему предположению, будут действовать в будущем. Такой контраст позволит подчеркнуть значимость продукта или услуги, предлагаемых Вашей компанией и тем самым сделать эффектное вступление к главной теме презентации и вашему пункту Б.

Анекдот. Под анекдотом следует понимать не шутку, а короткую историю, которая поможет или заставит аудиторию улыбнуться. Это история, интересная широкой публике. Залог ее эффективности заключается в естественной склонности людей интересоваться заботами других. Анекдот позволяет мгновенно наладить контакт с аудиторией, вызвав ее сочувствие. Анекдот – простой и эффективный способ оживить абстрактную и потенциально скучную тему. Не используйте анекдоты-остроты.

Цитата. Если Вы можете сослаться на позитивный комментарий, касающийся Вас, Вашей продукции или услуг, из профессиональной прессы, то цитата будет обладать определенной ценностью. Одобрительное высказывание наверняка привлечет внимание аудитории и заставит ее проникнуться доверием к Вам в самом начале презентации. Не поддавайтесь соблазну пойти в ближайшую библиотеку или книжный магазин на поиски книги «1000 цитат». Оказывается, эти цитаты для любого случая совсем неподходящие.

Афоризмы. Крылатое выражение может стать хорошим вариантом вступления. Главное выбрать такое высказывание, которое естественно связано с темой Вашего выступления и Вашим пунктом Б.

Фирма, выпускающая графические дисплеи, использовала выражение «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», чтобы сразу же акцентировать внимание публики на безукоризненной точности воспроизведения визуальной информации, обеспечиваемой их уникальными продуктами.

Компания, занимающаяся разработкой технологий распознавания речи, использовала выражение «легче сказать, чем сделать».

В каждом случае открывающий афоризм приковывает интерес аудитории к началу выступления, позволяя докладчику сосредоточить внимание публики на сути своей речи.

Аналогия. Одно из самых популярных и наиболее эффективных вступлений. Аналогия – это сопоставление двух, несвязанных на первый взгляд образов, фактов или явлений.

Связь с пунктом Б.

Чтобы начало Вашей презентации было как можно более эффективным, нужно нечто большее, чем просто завладеть вниманием аудитории. Оптимальнее всего во вступлении продвинуться дальше и установить связь с Вашим пунктом Б. Чтобы это сделать, вам потребуются две ступени:

1. Уникальное торговое предложение – УТП.

2. Доказательство концепции.

УТП – краткое резюме Вашего бизнеса, исходное условие, которое описывает, что создает, делает или предлагает Ваша компания. УТП – это «лифт» Вашей презентации. УТП должно состоять из одного или двух предложений.

Доказательство концепции – это один весомый аргумент, который подтверждает Ваше УТП. Оно мгновенно внушает доверие к Вашему бизнесу. Использовать его или нет – решать Вам. Иногда можно начать со вступления, связав его с УТП и перейти непосредственно к пункту Б. Тем не менее это полезный ход. Когда Вы включаете доказательство концепции, у Вас есть несколько альтернатив.

Лекция № 8.

Тема: Подготовка презентации

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Основные этапы подготовки качественной презентации высшего уровня

2. Планирование презентации. Сбор информации

3. Процесс подготовки презентации.

4. Подготовка места проведения презентации

5. Психология восприятия визуальной информации

Краткое содержание лекционного материала

Основные этапы подготовки качественной презентации высшего уровня:

1. планирование презентации;

2. анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

3. компоненты презентации;

4. выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

5. непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

6. подготовка к ответам на вопросы из аудитории;

7. выбор места проведения презентации.

Планирование презентации

Создавая план, презентатор добывает информацию и формирует свежие идеи, необходимые как для подготовки, так и для проведения презентации.

Переменные, составляющие планирование:

- частота (как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте);

- знакомство (планирование зависимости от уровня знакомства презентатора с аудиторией и предметом);

- происхождение (на планирование влияет происхождение запроса на презентацию);

- представительство (определение проводится ли презентация кем – то, воспринимаемым аудиторией как частное лицо или представляющим некое сообщество);

- тип (внешние, внутренние, продвигающие, информационные, восходящие и нисходящие);

- содержание;

- природа презентационного события;

- потенциальная выгода (выгода – это то, что презентатор или организация собираются извлечь в случае успеха презентации).

Наилучшим подходом к планированию, являются открытые вопросы, начинающиеся со слов:

1. Кто будет присутствовать на презентации?

2. Что будет служить ожидаемым исходом?

3. Когда следует начать презентацию и когда закончить?

4. Где можно собрать материал для презентации?

5. Как именно начать подготовку?

6. Почему эту презентацию следует провести?

Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы определяется целью презентации. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Подготовка презентации[4]

Сбор информации

Подготовка собственно презентации тоже состоит из 3-х частей – сбора информации, фильтрации, то есть выделения ключевых положений, и представления последних в сжатом виде. Где собрать информацию по предмету презентации? Это, разумеется, зависит от предмета. По возможности, нужно использовать более широкий круг источников информации в поисках иллюстраций, историй из жизни и примеров. Как и все аспекты искусства презентации, то, как собирается материал, во многом определяется типом личности. Если человек дисциплинирован и методичен, он будете собирать и систематизировать материал, чтобы потом в нем легче было ориентироваться. Если для подготовки мало времени, начинают со сбора информации, связанной с темой. В процессе сбора материала можно использовать следующие приемы:

- составление мысленно плана-карты;

- проведение мозгового штурма;

- создание файлов в компьютере;

- создание картотеки;

- сбор досье из вырезок и картинок;

- короткие записи на самоклеящихся листах;

- большее общение с людьми;

- сбор рисунков, изображений, карикатур.

Материалы, необходимые для подготовки презентации, могут быть получены из внутрифирменных и внешних источников.

К внутрифирменным следует отнести:

- годовые и балансовые отчеты;

- отдельные финансовые документы;

- отчеты подразделений;

- доклады руководителей;

- уставные документы;

- каталоги и проспекты, рекламные материалы;

- фирменные газеты;

- интервью с сотрудниками.

Внешние источники могут включать:

- средства массовой информации;

- информационно-справочные базы данных;

- правительственные учреждения;

- деловые и профессиональные ассоциации;

- торгово-промышленные палаты;

- специальные журналы и справочники;

- рекламные материалы;

- выставки, презентации, семинары, конференции;

- общественные организации;

- архивы и библиотеки;

- интернет.

В процессе сбора необходимого материала следует учесть, что внутрифирменная информация должна дополняться информацией, полученной из внешних источников.

Не стоит поручать обобщение материала подчиненным. Они могут откинуть ту информацию, которая может оказаться очень важной с точки зрения выступающего. Лучше потратить некоторое время и проделать эту работу самостоятельно.

В Интернете можно найти ряд очень полезных аналитических отчетов, подготовленных ведущими консалтинговыми компаниями. В особо ответственных случаях вполне определенную информацию можно заказать в тех же консалтинговых компаниях. После того как собрано достаточное количество информации, надо ее отфильтровать, то есть выбрать самые важные материалы, в соответствии с расставленными приоритетами. Те материалы, которые, как кажется сейчас, не представляют ценности, могут понадобиться ходе ответов на вопросы. Информация – самый ценный товар, который всегда пригодится.

При подготовке выступления всю собранную информацию следует разделить на три блока:

- то, без чего нельзя обойтись;

- то, что желательно включить;

- то, что можно сказать дополнительно, если позволит время.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.