Электронная почта как оружие массового умственного поражения для человека отвлекающегося

В этой главе я буду рассматривать электронную почту, социальные сети, текстовые сообщения и т.п. как единый феномен: ведь их неправильное использование ведет к одинаковым негативным последствиям. Я буду называть их одним термином «электронная почта», потому что на рабочем месте именно электронная почта — один из основных контрпродуктивных отвлекающих факторов. 7.1. Почему превосходный инструмент стал контрпродуктивным и почему корпоративные социальные медиа не решают проблемы

Ежедневно люди по всем мире посылают 182 млрд электронных писем. В год получается 66 трлн214. Электронная почта — ведущее средство коммуникации в сегодняшней деловой среде. Но при неправильном использовании этот превосходный инструмент превращается в «оружие массового умственного поражения», которое сочетает в себе все четыре вида оков для мозга: постоянную подключенность, многозадачность, хронический низкий уровень стресса и даже недостаток сна. Под воздействием непрерывного потока электронных писем и текстовых сообщений мозг работает исключительно в реактивном режиме. А «реактивный» означает «примитивный».

Электронная почта не только сжирает массу нашего драгоценного времени, но и подрывает наше внимание, концентрацию, сосредоточенное размышление. В первой части книги я уже объяснял, почему многозадачность приводит к неожиданно большим потерям времени и сил. Пресловутый homo interruptus (человек отвлекающийся) заставляет свой мыслящий мозг постоянно переключаться. И каждое переключение на электронную почту отодвигает информацию о задаче, над которой он работает, все дальше и дальше к краю его временной памяти. Чтобы вновь вернуться к первоначальной задаче и развернуть ее контекст, человеку требуется в среднем 25 минут, а в 40% случаев он вообще не возвращается к этой задаче215.

Большинство людей не понимают, каким разрушительным эффектом обладает непрерывный поток электронных сообщений, насколько это непродуктивно — работать с электронной почтой в текущем режиме. Люди не щадят и получателей своих электронных писем. Когда во время исследований на компьютеры сотрудников устанавливают программу-шпион, которая следит за использованием электронной почты, люди всегда с удивлением узнают, что тратят на переписку гораздо больше времени, чем считали216.

Большое количество писем, на которые надо ответить, создает ощущение кризиса и паники. У половины людей возникает чувство, будто они потеряли контроль над своей электронной почтой217. Как показывают исследования, такое чувство негативно влияет на наше стрессовое равновесие.

Согласно исследованию, проведенному Harris Interactive, для 94% сотрудников предельный уровень — это порядка 50 сообщений в день. Больше 50 — это информационная перегрузка218. Но, как я обнаружил, работая с руководителями и профессионалами, 75–200 сообщений в день не является для них чем-то исключительным. Опрос 1152 респондентов показал, что в среднем они тратят на электронную почту три часа в день. То есть обработка электронной почты стала весомой частью их работы. Я чуть было не написал «важной», но вовремя спохватился, потому что до 80% получаемых ими писем — это абсолютно неважный и даже бесполезный мусор.

Для руководителей эти несколько часов, потраченных на тыканье пальцами в клавиатуры, оборачиваются куда более серьезными последствиями, поскольку мешают им взаимодействовать, общаться и руководить людьми. В результате страдают не только они сами, но и их сотрудники. Сами того не осознавая, такие руководители-«почтовики» становятся одним из главных факторов снижения производительности персонала. Дело в том, что сотрудники, заметив столь трепетное отношение своего босса к электронной почте, считают себя обязанными реагировать на его письма в течение нескольких минут. Поэтому они постоянно отрываются от своей работы, чтобы проверять почтовый ящик: не пришло ли новое послание от босса. А затем откладывают в сторону все дела, чтобы отвечать на его письма. О высокой продуктивности здесь не может идти и речи!

Для большинства профессионалов постоянная подключенность увеличивает, а не уменьшает рабочую нагрузку. И наоборот: уменьшает, а не увеличивает ощущение гибкости219. Более молодые сотрудники находятся в еще худшей ситуации, поскольку их бомбардирует непрерывный поток сообщений из соцсетей.

Мало-помалу все больше людей убеждаются в том, что ежедневная лавина электронной почты очень снижает их продуктивность, и начинают принимать меры. Генеральный директор Google Ларри Пейдж признался, что не любит электронную почту, даже собственную Gmail: все эти утомительные письменные согласования занимают слишком много времени и замедляют принятие решений. Он не приветствует чрезмерное использование электронной почты и поощряет сотрудников, которые принимают решения быстро и самостоятельно220.

Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании.

Дело в том, что электронная почта была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Попытка превратить ее в средство двустороннего общения, подобие живого разговора, обычно порождает трудоемкую переписку даже по такому простому вопросу, как организация встречи. Легко представить, насколько неэффективно использовать этот инструмент для достижения договоренностей по более сложным и неоднозначным вопросам. Многие люди пытаются использовать электронную почту для оперативной коммуникации, немедленно отвечая (и ожидая ответа) на сообщения. В одной крупной компании на 70% электронных писем отвечают в течение 6 (!) секунд. Это означает, что работающие там люди каждые несколько минут отрываются от своих дел, чтобы проверить почту и написать ответы. Тем самым они подрывают свою интеллектуальную продуктивность. Решить эту проблему можно, если использовать электронную почту как дополнительное, второстепенное средство коммуникации. Каковым, собственно, она и была задумана. Если люди спрашивают: «Почему вы до сих пор не ответили на мое письмо?», значит, в головах у них путаница, раз они считают электронную почту столь же полноценным средством коммуникации, как живое общение. И уж наверняка они не знают обо всех издержках многозадачности.

Не следует использовать электронную почту для мгновенного обмена идеями и мнениями. Если у вас срочное или важное дело, если вам нужно что-то обсудить, используйте живое общение. Можно позвонить по телефону, но эффективнее и действеннее всего — поговорить лицом к лицу. И, разумеется, не следует прибегать к электронной почте в случае конфликта: часто это только ухудшает ситуацию и затягивает ее разрешение221.

Электронная почта — слишком бедный коммуникативный инструмент. Почти 90% наиболее важной информации при личном общении передается невербальным путем. Люди понимают это и пытаются компенсировать. В электронной переписке эмоции передаются при помощи различных символов, таких как :-), :-(, :-D, (-.-)zzz, (ˆ.~), и других эмотиконов, которые следовало бы называть идиотиконами ;-).

Электронную почту нужно использовать, только когда нет возможности поговорить лично или по телефону. Но такое бывает гораздо реже, чем думает большинство людей. В результате электронная почта становится помехой для важных и нужных разговоров лицом к лицу в реальном времени. У каждого из нас есть начальники, опытные коллеги и другие важные люди, которые регулярно исчезают за мониторами своих компьютеров и посвящают себя электронной почте вместо того, чтобы помогать, руководить и воодушевлять… «Закрываться» электронной почтой от живого общения, настоящих разговоров и сложной конфронтации — большая ошибка. А самое отвратительное — сообщать электронным письмом об увольнении. Можно сделать для себя исключение, если вы страдаете некоторой степенью аутизма и просто вынуждены прибегать к электронной почте, потому что вам трудно справляться с живым общением. Но тогда вы должны предупредить людей об этом своем расстройстве ;-).

Также интеллектуальную продуктивность «убивает» то, что многие работники умственного труда позволяют электронной почте определять свою повестку дня. Они постоянно пребывают в реактивном режиме и позволяют рефлекторному мозгу реагировать на входящие сообщения вместо того, чтобы самим определять приоритетные задачи и действовать в проактивном режиме.

Неудивительно, что многие люди думают, как обуздать «e-mail-монстра»222. На самом деле это не столько монстр, сколько «электронно-почтовый Франкенштейн», которого мы создаем сами — и сами же погибаем под грудами его писем. И проблема заключается не в самой почте, а в том, что компании и люди совершенно не умеют с ней обращаться. В результате неправильного использования этот превосходный инструмент превращается в главный источник гиперподключенности, многозадачности, информационной перегрузки и стресса. А для некоторых становится и основной причиной хронического недосыпания.

Поиск по сайту: