Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» так, як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» є: - оперативне проходження документа, з найменшими затратами часу; - максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів); - порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими. Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства – можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) у комплексі на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» погоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв. Організація документообігу об’єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’», всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів у корпорації. Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» і табелем уніфікованих форм документів. На ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу – спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрями діяльності організації (у нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи) [5]. На підприємстві існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг. Вхідні. Вхідний документ – документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни.
Вихідні. Вихідний документ – офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації). Внутрішні. Внутрішній документ – офіційний документ, який не виходить за межі організації. Дані документи використовуються для організації роботи ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’», так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» (особливо якщо вони територіально рознесені). Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи. Документи, що надійшли, на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу). Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попереднього сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи та документи з позначкою «особисто» передаються за призначенням. На підприємстві обов'язково складається перелік незареєстрованих документів, який щорічно переглядається [36]. Зареєстровані документи поділяються на два потоки: 1. Документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси; 2. Документи на адресу структурних підрозділів. Документи першого потоку передаються в канцелярію, другого потоку – в структурні підрозділи. Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації .
На ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» право на підписання документів мають не тільки керівник підприємства, а й інші керівні працівники, в межах своєї компетенції. Основним принципом реєстрації документів на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» є однократність. Кожен документ реєструється тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні документи – в день підписання. У практичній діяльності, в залежності від обсягу документообігу на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і третя форма реєстрації з використанням персонального комп'ютера.
Також на підприємстві проводиться електронний доументообіг. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого з заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. Після реєстрації документ надсилається керівнику конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. Хотілося б особливу увагу звернути на організацію роботи з документами, отриманими за допомогою електронної пошти. На ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» розроблено спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначено такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації та зберіганню в системі електронного документообігу: - повідомлення, на підставі яких приймаються відповідальні ділові рішення; - повідомлення, що містять важливу для компанії інформацію або мають історичну цінність; - повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилання) – для передачі слідчим органам; - всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування. Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них строків зберігання. За чинним положенням термін зберігання отриманого повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся отримана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки визначеному колу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами [19]. Трохи інакше складається процес роботи з вихідною документацією. Першим етапом можна вважати ініціювання проекту вихідного документа, який здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликано необхідністю у відповіді на отриманий документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи працівників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або певного тексту. На панелі інструментів користувач вибирає підкомандами «Види документів», де наводяться різні види документів і методи їх обробки. Можна додати новий вид документа, видалити один з обраних видів або роздрукувати його. Інша команда, якою можна скористатися при створенні документа – «Шаблони». При її відкритті з’являється форма з списком шаблонів документів, використовуваних на підприємстві, причому є можливість створювати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони. Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами, як усередині підприємстві (візування), так і в головної компанії (погодження). Внутрішнє погодження (візування) здійснюється за допомогою пересилання через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених у ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріплюються фахівцем до окремого файлу, вирушають разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Зовнішнє погодження найчастіше проводиться з підрозділами, що знаходяться в головній компанії. Завдяки «наскрізного» діловодства, узгодження відбувається за допомогою пересилання проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруківки паперової копії. У разі якщо інстанцій багато, то до електронного файлу документа прикріплюється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження». Після узгодження (візування) документ направляється керівнику на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно, реєстрації вхідного документа. Зареєстрований документ, в залежності від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації. Інтеграція «Євфрат-Документообіг», яку застосовують на підприємстві, з електронною поштою дає змогу також відправити документи по електронній пошті як до головної організації, так і інших зовнішніх адресатам із застосуванням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправлення поміщається на оперативне архівне зберігання з зазначенням в реєстраційній картці номера справи за номенклатурою справ підрозділу, до якого відноситься даний документ [5]. Таким чином, автоматизована система «Євфрат-Документообіг» допомагає створити єдиний простір управління філіальною структурою і здійснювати наскрізний контроль за виконанням завдань, виданих філіям. Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту одержання вказівки на розробку документа або в разі виникнення необхідності у відповіді на отриману кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленої на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» , існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі прийняття завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема – тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення – завдання ), повідомлення переміститься в спеціальну папку «У роботі». Даному завданню призначається нагадувач на дату за день до закінчення завдання. Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадувач на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміститься в папку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» на «в роботі» видаляється відповідний reminder. У ході роботи над проектом документа, можуть знадобитися раніше створені документи або раніше отримана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена на підприємстві забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням іноземної морфології, а також можливе здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних папок) дозволяє зв’язати з пошуковим фільтром форму подання звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи групування та сортування даних, а також визначити агреговані значення в таблиці). Після здійснення пошуку відбувається організація ієрархії звітів (ієрархія віртуальних папок системи з асоційованими з ними уявленнями звітів). Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований. Слід докладніше зупинитися на організації електронного архіву на ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’» . Оскільки в нашій моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з цією інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання першорядним є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» зазвичай зберігаються документи, які знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони являють собою спосіб організації кількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих обсягів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD. Кожна така бібліотека містить до декількох сотень дисків і одне або декілька пристроїв зчитування запису. Автоматична зміна дисків в таких пристроях займає від однієї до кількох секунд, що, в принципі, є прийнятним для застосування в системах електронного документообігу. А також деякі види документів зберігаються на стрічкових системах, що теж досить зручно у використанні і вигідно в зберіганні. Електронний архів ДП «АСЗ №1» ПАТ «АК ‘‘Богдан Моторс’’»
забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що досить зручно для нашого підприємства, оскільки вона має складну структуру організації; є універсальним для користувача інтерфейсом і його автоматичної настройкою залежно від ролі користувача; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з’єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо та відео; реєстрацією всіх операцій, виконуваних користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів, а також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки та використовувати кошти VBA для розробки карток. Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє нашій корпорації вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи працівників офісу.
1.6. Основні показники фінансово-господарської діяльності підприємства
На діяльність ДП «Автоскладальний завод №1» ПАТ «Автомобільна компанія ‘‘Богдан Моторс”» фактори непрямого впливу мають значний вплив. Найбільше він проявляється в економічній сфері. Характерною рисою макросередовища є його постійні зміни, які потрібно постійно відслідковувати для кращого пристосування до них.
Основна ціль діяльності підприємства – досягнення та перевищення рівня якості та надійності роботи автомобільного заводу в Східній Європі, зміцнення позицій на світових ринках.
Проведемо аналіз основних показників діяльності підприємства у 2011- 2013 роках (табл. 1.6.1) на основі даних відображених у додатку: А (баланс ф. № 1), Б (звіт про фінансові результати, ф. № 2), Д (звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання, ф. № 6-ПВ (річна)).
