Установление и снятие грифа «Коммерческая тайна» документам и изделиям

Гриф «Коммерческая тайна» устанавливается документу или изделию разработчиком этого документа или изделия на стадии подготовки проекта документа и технической документации на изделие.

При установлении грифа «Коммерческая тайна» разработчик руководствуется требованиями заказчика и Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Сведения, которые должны являться коммерческой тайной, заказчику целесообразно указывать в договоре на проведение этих работ. Причем, заказчику и исполнителю работ необходимо позаботиться о том, чтобы требования заказчика в части сведений, являющихся коммерческой тайной, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия-исполнителя в части выполняемой работы, не вступали в противоречие. Сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть указаны и в других документах (ТЗ, ТТЗ), но с соответствующей ссылкой на это обстоятельство в договоре.

На документах гриф «Коммерческая тайна» проставляется на первом (титульном) листе и на обложке в правом углу в соответствии с ГОСТ 6.39-90. На чертежно-конструкторской и технологической документации гриф проставляется в местах, отведенных соответствующими ГОСТами. Если гриф «Коммерческая тайна» устанавливается изделию, то это указывается в сопроводительной документации на изделие (в формуляре, паспорте). При этом в сопроводительной документации необходимо также указать, какая составная часть изделия содержит охраняемые сведения.

Если документы с грифом «Коммерческая тайна» направляются с сопроводительным письмом, то на нем этот гриф также проставляется.

Следует помнить, что научно-техническую, проектно-технологическую и другую документацию, содержащую сведения, составляющие коммерческую тайну, необходимо оформлять таким образом, чтобы сведения, составляющие коммерческую тайну, были максимально локализованы (например, собраны в отдельном томе или разделе документации). Это позволит уменьшить объем документов, что является одним из важных условий обеспечения надлежащей защиты охраняемых сведений.

Приведенные рекомендации устанавливают, в основном, порядок присвоения грифа «Коммерческая тайна» разрабатываемым документам и изделиям. Однако нельзя исключать случаи поступления на предприятие негрифованных документов (изделий), в которых содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия-получателя.

Предприятие-получатель имеет право установить полученным документам (изделиям) гриф «Коммерческая тайна» в соответствии со своим «Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну» в случаях, если:

· предприятие-разработчик документа (изделия) было обязано установить гриф «Коммерческая тайна» по условиям договора. Предприятие-разработчик документа (изделия) немедленно уведомляется о допущенном им нарушении договора. Если предприятие, допустившее нарушение, смогло своевременно реализовать необходимые и достаточные меры по защите охраняемой информации от утечки, то инцидент может быть исчерпан. В противном случае вопрос о возмещении ущерба решается в соответствии с действующим законодательством;

· предприятие-разработчик документа (изделия) не связано с предприятием-получателем условиями договора, но по договоренности с предприятием-получателем согласно включить эти сведения в свой «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну» и обеспечить необходимую защиту этой информации. Следует иметь в виду, что без согласия предприятия-разработчика и принятия им соответствующих мер установление грифа «Коммерческая тайна» предприятием-получателем документа (изделия) лишено смысла.

Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документа или изделия осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) этот документ или техническую документацию на изделие, или руководитель предприятия.

Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий являются:

· требования заказчика;

· соответствующая корректировка «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну» предприятия;

· гриф «Коммерческая тайна» был установлен неправильно;

· истечение установленного срока действия грифа.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» соответствующее должностное лицо делает отметку на самом документе и в технической (сопроводительной) документации на изделие путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты.

Лица, осуществляющие учет документов (изделий) с грифом «Коммерческая тайна», делают необходимые отметки в соответствующих учетных документах (формах) с указанием фамилии лица, снявшего гриф, и даты снятия.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» предприятие, устанавливавшее гриф, извещает все предприятия, связанные договорными обязательствами с предприятием-разработчиком в части охраны коммерческой тайны. Извещение является основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с полученных документов или изделий. Выполняют эту операцию лица, осуществляющие учет документов или изделий с грифом «Коммерческая тайна».

Ответственность за правильность определения и своевременность установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» несут разработчики этих документов или изделий и руководители, подписавшие (утвердившие) документы или техническую документацию на изделия.

Контроль за правильностью определения и своевременностью установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» осуществляют лица, назначенные руководителем предприятия. Права, обязанности и ответственность этих лиц должны быть определены документально (например, в должностных инструкциях, Положениях и т. п.) и известны сотрудникам предприятия.

Поиск по сайту: