Контроль над обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну

Не всякий документ является носителем КТ, однако это не озна­чает, что такой документ не представляет никакой ценности. Не бы­вает важных или не очень важных документов. Самый малозначи­тельный на первый взгляд документ при определенных обстоятель­ствах может оказаться чрезвычайно важным. Организация контроля за документацией фирмы позволит избежать непредвиденных си­туаций, путаницы и неразберихи.

Систему контроля и учета документов можно представить в сле­дующем виде:

· учет всей документации фирмы с классификацией по сфере

· применения, дате, содержанию;

· регистрация и учет всех входящих/исходящих документов фирмы с фиксацией в специальном журнале информации о дате по­лучения/отправления документа, откуда поступил или куда отправ­лен, классификация (письмо, счет, договор и т.п.);

· регистрация документов, с которых делаются копии, с фикса­цией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, для кого или с какой целью производятся копии и т.п.);

· особый режим уничтожения документов.

Перед уничтожением документов необходимо проконтролировать их содержание во избе­жание случайного уничтожения нужных документов. Для уничто­жения документов следует использовать уничтожитель бумаг или подвергать их сжиганию. В обязательном порядке нужно составить акт, подписываемый ответственными лицами и присутствующими при уничтожении.

Периодические проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» являются важным фактором, обеспечивающим их физическую сохранность.

В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».

Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

Для облегчения системы контроля все документы следует разде­лить на три группы:

1. Документы общего пользования.

2. Документы для служебного пользования.

3. Документы секретного характера.

Каждой категории необходимо присвоить свой гриф. Это можно сделать при помощи штампов, специальных отметок, а можно ис­пользовать цветовую гамму (общего пользования - белый цвет, слу­жебного - желтые, секретные - красного).

Приведем требования к осуществлению работ с каждой катего­рией документов.

Документы общего пользования. Предварительный контроль со­держания, в дальнейшем свободный оборот (копирование, пересыл­ка и т.п.), уничтожается обычным порядком.

Документы служебного пользования. Предварительный кон­троль содержания с присвоением грифа «Для служебного пользова­ния». Ограничение доступа (только для ограниченного круга работ­ников). Учет и хранение в соответствующем реестре. Копирование ограничено, указывается цель копирования и для кого делается ко­пия. Уничтожение производится с составлением акта.

Документы секретного характера. Присвоение грифа «Коммер­ческая тайна». Ограничение доступа (только для ограниченного кру­га работников, имеющих соответствующий допуск). Список лиц знакомых с информацией обязателен. При ознакомлении оформля­ется обязательство о неразглашении документа. Копирование и уничтожение производится под жестким контролем ответственных работников с оформлением соответствующей документации.

Контроль за обеспечением режима КТ при работе со сведениями, составляющими КТ, осуществляется в целях изучения и оценки фак­тического состояния сохранности КТ, выявления недостатков и на­рушений режима при работе с материалами с грифом «Коммерче­ская тайна», установления причин таких недостатков и нарушений и выработки предложений, направленных на их устранение и предот­вращение.

Контроль над обеспечением режима при работе с материалами с грифом «КТ» осуществляет служба без­опасности и руководители структурных подразделений.

Комиссия для проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом «КТ» комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, имеющих доступ к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необосно­ванному увеличению осведомленности проверяющих в этих сведениях.

Проверки обеспечения режима при работе с мате­риалами с грифом «КТ» проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании предписания, подписанного директором или его заместителем по на­правлению.

Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать предо­ставления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии. По результатам проверок составляется акт (справ­ка) с отражением в нем состояния режима при работе с материалами с грифом «КТ», выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению.

С актом, после утверждения его директором или за­местителем, под роспись знакомится руководитель структурного подразделения.

Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с мате­риалами «КТ» и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки со­общает начальнику службы безопасности в случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом «КТ» либо разглашения содер­жащихся в них сведений немедленно ставятся в извест­ность директор, его заместители по направлениям и начальник отдела службы безопасности.

Комиссия для проверки обеспечения режима КТ при работе с материалами с грифом «Коммерческая тайна» комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, имеющих соответствующий доступ. Участие в проверке недолжно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих в этих сведениях.

Проверки обеспечения режима КТ при работе с материалами с грифом «Коммерческая тайна» проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании предписания, подписанного директором или его заместителем по направлению.

Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать пре­доставления письменных объяснений, справок, отчетов по всем во­просам, входящим в компетенцию комиссии.

По результатам проверок составляется акт (справка) с отражени­ем в нем состояния режима КТ при работе с материалами с грифом «Коммерческая тайна», выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению.

С актом после утверждения его директором или заместителем под роспись знакомится руководитель структурного подразделения.

Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений режима КТ при работе с материалами «Коммерческая тайна» и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безо­пасности.

Вопросы к семинарскому занятию

1. Понятие, сущность, цели и принципы защиты информации.

2. Концептуальные основы защиты информации.

3. Планирование. Программа и планы защиты информации.

4. Понятие, сущность, цели и принципы защиты информации.

5. Концептуальные основы защиты информации.

6. Планирование. Программа и планы защиты информации.

7. Допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

8. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

9. Принципы и правила разграничения доступа к коммерческим секретам.

10. Обеспечение защиты и сохранности документов, дел и изделий.

11. Контроль над обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну

Занятие 4

Поиск по сайту: