Электронный документооборот

Увеличение объемов и сложности управленческих задач объективно обусловливает рост документационных потоков. Однако, в ряде ситуаций, возникающих в процессе управления, имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов: документирование для перестраховки, стремление «прикрыться» документом, создание его «на всякий случай». Имеет место в практике работы учреждений и дублирование традиционных документов, наличие излишних, неиспользуемых форм документов. Решению этих проблем способствуют мероприятия по совершенствованию и рационализации организации документооборота.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги. Так, применение угловых стандартных бланков, рекомендуемых ГОСТом, позволяет экономить около 1/5 площади листа, а уменьшение объема текста за счет применения стандартных правил машинописи, деление его на четкие структурные части сокращает текст (примерно на 5%) за счет исключения словесных переходов между частями. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическими опытом совершенствования и организации управленческого труда. Большая работа в этом направлении ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Более половины услуг, оказываемых государственными учреждениями, являются строго регламентированными. Но, на нижестоящих уровнях государственного управления и в большей части организаций, включая коммерческие, работа по сокращению объема документооборота, совершенствованию и рационализации его организации не ведется. Одним из актуальных современных направлений в области сокращения и совершенствования организации государственного документооборота является внедрение в практическую деятельность системы электронного документооборота. Данная задача поставлена перед органами управления Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»). Внедрение электронного документооборота призвано сопровождать проведение административной реформы.

Электронный документооборот предполагает, что информация передается в виде электронных документов, то есть документов, создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.

Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства (имеется в виду глобализация всех общественных отношений). В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Наконец, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками мирового информационного пространства. В таких условиях необходимо на международном уровне обеспечить организационное взаимодействие государств, скоординировать формы и методы их деятельности посредством документированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включающие использование электронного документооборота и электронной подписи, решен вопрос о сочетании электронного и бумажного документа.

Необходимо отметить, что международный электронный документооборот, как отмечают многие современные исследователи, просто необходим ввиду нескольких важных обстоятельств: 1) большого масштаба международных отношений; 2) в международном общении участвует большое число стран; 3) структурные подразделения международных организаций разбросаны по большой территории и др. Следовательно, электронный документооборот посредством Интернета может стать для международного сообщества значительно более удобным, чем документооборот бумажный. Система электронного документооборота имеет значительные преимущества перед традиционным «бумажным» документооборотом:

1. Ускорение и упрощение информационных процессов (применение электронных средств для документооборота позволяет ускорить обработку информации, автоматизировать такую обработку полностью или частично).

2. Хранение электронных документов, в отличие от бумажных, не требует места: электронные носители компактны, и на них можно сосредоточить большое количество информации.

3. Передача информации по телекоммуникационным сетям (Интернет) происходит значительно быстрее, нежели при использовании почтовых либо курьерских служб.

4. Повышение гибкости и управляемости процессов передачи информации.

5. Применение средств автоматизированной обработки информации позволяет легко контролировать все информационные потоки, быстро находить нужные документы и извлекать из них информацию, можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации.

6.При изменении ситуации (смене законодательства, реструктуризации бизнеса) можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации.

7. Устранение пространственных барьеров.

8. Резкое сокращение финансовых расходов.

9. Снижение административного бремени (обход учреждений для сбора справок, стояние в очередях) за счет увеличения скорости административных процессов (исключение физического перемещения людей и бумаг).

10. Укрепление «вертикали» власти и, как следствие, повышение транспарентности (открытости) власти.

11. Возможности дополнительной защиты передаваемой информации (в отличие от традиционного бумажного оборота при использовании электронных документов можно ограничить доступ к информации без существенных затрат (оборудования помещения, использования специальных служб).

Таким образом, электронный оборот более эффективен за счет того, что он легче поддается оптимизации. Затраты на введение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение бумаг, но и уменьшением количества сотрудников, занятых работой с документами, отсутствием серьезных затрат на перестройку документооборота по мере развития международных отношений.

Однако электронный документооборот имеет и недостатки. Основной недостаток, который приписывают электронному способу обмена данными, – возможность утраты информации или ее утечки. Действительно, уровень развития аппаратного и программного обеспечения в настоящее время еще не способен обеспечить абсолютную надежность хранения и передачи информации в электронном виде. При этом даже самые простые меры предосторожности способны поднять надежность электронного документооборота до вполне приемлемого уровня. Если же применять технологии более высокого уровня, правда, более дорогостоящие, то надежность электронного документооборота оказывается более высокой, нежели обычного. Что же касается возможности утраты информации в результате противоправных действий третьих лиц (хакеров), то в большинстве случаев ее также можно устранить при помощи мер защиты. Стоит признать, что устранить угрозу утраты информации полностью невозможно, но в любом случае она будет не ниже, чем при использовании традиционного документооборота, а затраты на защиту информации могут быть даже меньшими.

Второй серьезный недостаток использования электронного документооборота – необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. Навыки пользователя персонального компьютера сейчас уже не редкость, но они все же менее распространены, чем, допустим, умение читать и писать. Кроме того, иногда нужны навыки более высокого уровня сложности, например при работе с мощными системами защиты информации. Все это требует значительных затрат на обучение специалистов и налагает некоторые ограничения на подбор сотрудников для работы в компании. Эти затраты следует соизмерять с размером средств, которые позволит сэкономить внедрение электронного документооборота.

Таким образом, практически все недостатки электронного документооборота (кроме проблем психологического плана) устранимы, но их преодоление требует материальных затрат, тем более значительных, чем выше требования к надежности и удобству документооборота. Эти затраты необходимо соизмерять с выгодами внедрения электронного документооборота взамен бумажного и основывать свое решение на результатах такого сравнения.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Основой же для эффективного внедрения электронного документооборота является совершенствование всей системы управления в целом и каждого отдельного управленческого процесса.

Поиск по сайту: