Справочно-информационные материалы

Любое управленческое решение – это, прежде всего, сбор и обработка объективной и достоверной информации. Эту информацию мы черпаем из различных источников, одним из которых являются справочно-информационные материалы. Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительной документации играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять эти поручения (в отличие от распорядительных документов), а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть имитируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого решения.

Особенность справочно-информационных материалов заключается в том, что они идут снизу вверх по системе управления (от работников к руководителям подразделений; от руководителей структурных подразделений – руководителю организации; от подведомственной организации – в вышестоящую организацию). В состав справочно-информационных материалов включают следующие виды документов:

1. Справки.

2. Докладные записки.

3. Объяснительные записки.

4. Служебные записки.

5. Акты.

6. Протоколы.

7. Заключения, отзывы, сводки, списки, перечни, представления, предложения и др.

Справка– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1. Справки с информацией о фактах, событиях, происшествиях служебного характера.

2. Справки, выдаваемые сотрудникам, заинтересованным гражданам и учреждениям с целью удостоверения того или иного юридического факта. Данный вид справок составляет наиболее многочисленную группу, они выдаются достаточно часто. К ним относят: справки о заработной плате; справки о занимаемой должности; справки о составе семьи; справки о наличии иждивенцев и т.д. Справки могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки, как правило, представляют в вышестоящие организации, предприятия и учреждения. Внутренние – направляют руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние оформляют на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов документа.

Образец оформления справки

Текстовая часть справки должна быть оформлена заголовком к тексту. Обычно он отвечает на вопрос: «О чем?» (о доходах работника; о выполнении плана производства и др.). Текст справки, как правило, состоит из двух частей: вводной (в ней излагают факты, которые служат основанием для составления справки) и констатирующей (в ней приводят конкретные сведения, отражающие существо вопроса). Текст справки может состоять только из одной части. Справка может быть оформлена в виде таблицы. Справка должна быть подписана составителем и иными должностными лицами, подписи которых должны присутствовать в документе. Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель, внутренние – руководитель структурного подразделения и составитель. Финансовые справки подписывает руководитель и главный бухгалтер, их заверяют круглой или гербовой печатью организации.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имевших место фактах, событиях, явлениях сложившейся ситуации, требующей принятия управленческого решения. Данный документ готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки бывают внешние и внутренние.

Внешние – адресуют руководителю вышестоящей организации. Внутренние – адресуют руководителю структурного подразделения или руководителю организации. Они составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации. Внутренние – на стандартном листе бумаги установленного формата.

Обязательными реквизитами докладных записок являются: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа; 3) дата и номер документа; 4) место составления; 5) адресат; 6) заголовок к тексту; 7) текст документа; 8) подпись.

Как правило, текст докладной записки начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения…». Текст докладных записок состоит из двух или трех частей. В первой излагают причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируют сложившуюся ситуацию и приводят возможные варианты решения. В третьей части излагают выводы и предложения. Вторя часть текста докладной записки может отсутствовать. Тексту докладных записок обязательно предшествует заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о» («об»).

Внутренние докладные записки подписывает составитель и руководитель структурного подразделения; внешние – руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события или поступка. Они делятся на две группы. К первой группе относят объяснительные записки, которые составляют с целью сопровождения основного документа и пояснения содержания его основных положений. Ко второй группе относят объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержащим неопровержимые доказательства. Внешние объяснительные записки оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель организации; внутренние – оформляют на стандартных листах бумаги с воспроизведением всех обязательных реквизитов, они подписываются составителем.

Служебная записка– документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материального, информационного и хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: 1) наименование вида документа; 2) дата документа; 3) заголовок к тексту; 4) текст документа; 5) адресат; 6) подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Акты– это документы, составляемые несколькими лицами и подтверждающие установленные факты, события, действия. Как правило, акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (например, приказом) руководителя организации. В отдельных случаях акты могут быть составлены одним или несколькими должностными лицами. Разновидностей актов достаточно много, например: акт приема-передачи (оформляют при смене материально-ответственных лиц); акт инвентаризации (кассы); акт дегустации (вин); акт на списание материальных ценностей; акт о приеме основных средств в эксплуатацию и т.д.

В акте должны быть отражены только те факты, которые точно установлены комиссией или иными должностными лицами, подписывающими документ. Первоначально ведут черновые записи, фиксирующие количественные данные, позже, на основании собранной информации, текст акта оформляют полностью. Порядок составления акта состоит из нескольких этапов.

Первый этап. Комиссия изучает существо вопроса, подлежащего рассмотрению и изложению в акте.

Второй этап. Изучают законодательную базу и нормативную базу документации, регулирующей данный вопрос.

Третий этап. Составляют проект документа (акта).

Четвертый этап. Составляют оригинал документа в нескольких экземплярах с обязательным проставлением подписей лиц, предусмотренных в составе комиссии.

Главное условие при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт оформляют на общем бланке с нанесением всех обязательных реквизитов документа. Обязательными реквизитами акта являются: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа (акт); 3) дата и регистрационный номер документа; 4) место составления документа; 5) заголовок к тексту; 6) подписи; 7) гриф утверждения (в необходимых случаях).

Дата акта должна соответствовать дате события, подлежащего отражению в акте. В тексте акта должны присутствовать три части:

1. Введение. В этой части акта отражают основание для составления акта (как правило, делают ссылку на реквизиты распорядительного документа (приказа), перечисляют состав комиссии).

2. Констатирующая. Это часть акта является основной. В ней излагают сущность, характер и методы, сроки проделанной работы, установленные факты, заключения.

3. Выводы и предложения. В этой части акта отражают выводы и предложения, сформулированные комиссией (в необходимых случаях).

В нижней части текста акта необходимо указать количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Акт может содержать отметку о наличии приложений к документу.

Юридическую силу акт приобретает в том случае, когда его подписали все члены комиссии или все лица, участвовавшие в его составлении. Лицо не согласное с содержанием текста акта, обязано подписать его с «оговоркой» о своем несогласии.

В необходимых случаях (если этого требует нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия по составлению акта.

Заключение – это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом …согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Телеграмма– это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Она должна быть своевременно передана и получена, так как от этого зависят своевременность и правильность принятия управленческих решений. Для обеспечения срочности получения информации содержание телефонограммы передают по телеграфу.

Телефонограмма– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Фототелеграммы– это копии документов, передаваемые по каналам факсимильной связи (копи документов, схемы, чертежи и др.).

Электронные сообщения– это документы, переданные электронной почтой по системе компьютерной связи, получаемые в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). В настоящее время электронная почта используется повсеместно как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями (предприятиями, учреждениями).

Поиск по сайту: