Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организаций, предприятий, учреждений, зависят результаты их работы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа – к подчиненному, от руководителя организации – к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Процесс подготовки и оформления всех видов распорядительных документов в целом одинаков. Различия возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае приказов, распоряжений, указаний). Процесс подготовки распорядительных документов происходит в три этапа.

Первый этап. Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа. На данном этапе подготовка проекта распорядительного документа может осуществляться одним или несколькими должностными лицами. Должностные лица, в обязанности которых входит подготовка распорядительных документов, должны быть достаточно компетентны в изложении рассматриваемого вопроса. Чем выше уровень составляемого распорядительного документа, тем большие требования предъявляются к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли и т.д.). Юридическим основанием разработки распорядительных документов могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение. Источниками информации при формировании проекта распорядительного документа являются различные справочно-информационные документы (отчеты, справки, докладные и объяснительные записки) по существу рассматриваемого вопроса. Первоначально проект распорядительного документа оформляют на черновике.

Второй этап. Обсуждение проекта документа и утверждение его на заседаниях коллегиальных совещательных органов (в случаях постановлений, решений). Подготовленный исполнителями проект распорядительного документа выносят на обсуждение при текущих заседаниях коллегиальных совещательных органов. При возникновении разногласий их фиксируют в отдельных документах (протоколах). В дальнейшем, в текст распорядительного документа вносят коррективы и проводят процедуру его утверждения на заседаниях коллегиальных совещательных органов.

Третий этап. Согласование документа и его подписание. Данный этап работы с распорядительным документом является завершающим. Проект распорядительного документа до его подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, согласовывают с финансовыми службами (бухгалтерской службой, финансовым директором и т.д.). Если в содержании распорядительного документа отражаются вопросы правового характера, документ согласовывают с юридическими службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например: суда, прокуратуры, органов здравоохранения). Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта распорядительного документа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. К распорядительным документам относят:

1. Постановления.

2. Решения.

3. Указы.

4. Приказы.

5. Распоряжения.

6. Указания.

С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делят на две группы (рис.6).

Рис.6 – Классификация распорядительных документов

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными совещательными органами (постановления, решения, протоколы) издаются на основе решений. На принципах коллегиальности действуют: российское федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. Коллегиальный способ принятия управленческих решений позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организаций (предприятий, учреждений).

Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений – указы, приказы, указания, распоряжения. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, исполнительный директор, директор, председатель правления).

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления могут быть приняты и руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть: законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы РФ, постановления Правительства РФ, для постановлений федеральных органов исполнительной власти – ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты.

Постановления оформляют на общих бланках, которые должны иметь следующие реквизиты: 1) государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или муниципального образования) – если организация имеет право на гербовый бланк; 2) наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановления; 3) наименование вида документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место издания; 7) заголовок к тексту; 8) текст документа; 9) подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатают прописными буквами (без кавычек). Содержание распорядительной части излагают пунктами, имеющими нумерацию. Констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Постановления могут содержать приложения – схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: Приложение 1 или Приложение 3. На самом приложении в верхнем правом углу отмечают:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 2007 г. № 18

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и, соответственно, виза руководителя юридической службы.

Постановления подписывают руководители органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом распорядительной части текста решения является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», которое печатается прописными буквами, например: «…совет директоров РЕШИЛ…:».

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Юридическую силу решение приобретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу регистрационного номера и проставления даты.

Датой решения является дата проведения заседания коллегиального совещательного органа, на котором оно было принято.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол занимает особое место в системе организационно-распоряди-тельных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть, и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности организаций, следует отличать от протоколов следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа (например, протоколы согласования цены и т.д.).

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д.). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протокол оформляется на основе записей, которые ведутся секретарем (помощником руководителя, референтом) во время заседания, совещания, собрания. В нем отражаются самые существенные выступления, замечания, предложения. Целью любого совещательного мероприятия является коллегиальное принятие управленческих решений. В обязательном порядке они должны быть зафиксированы в протоколе. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии выступавших работников и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер или когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся на заседании вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. С его помощью достаточно подробно документируется ход обсуждения.

Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решений по нему. С этой целью во время проведения заседания ведется стенографическая запись или работает магнитофон, диктофон.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят цифру вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Она начинается словом «ПОСТАНОВИЛИ». Данная часть протокола строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Указ – это правовой акт, издаваемый Президентом РФ с целью законодательного определения и решения государственных задач по определенным вопросам. Указы являются обязательными для исполнения. По юридическому значению они являются правовыми законодательными актами, действуют до их отмены (в случае издания дополнительного указа).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. В деятельности организаций различают: 1) приказы по основной деятельности (общим вопросам управления); 2) приказы по личному составу.

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и т.д. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам. Приказы по личному составу входят в группу документации по личному составу (кадровые документы). Срок их хранения – 75 лет. При оформлении данных видов приказов рекомендовано использовать унифицированные формы документов, предусмотренные законодательством.

Приказы оформляются на специальных бланках (бланках приказов) или общих бланках организации с указанием наименования вида документа — ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа; 3) дата документа; 4) регистрационный номер документа; 5) место издания; 6) заголовок к тексту; 7) текст документа; 8) подпись; 9) визы согласования документа.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок к тексту – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например: «Об учетной политике общества».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер. Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение –правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия, их содержание касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляют и оформляют по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – это документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Указание по оформлению, составу и расположению реквизитов не отличается от приказа. Однако, в тексте указания должны быть указаны конкретные исполнители. Текст указания, как правило, имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную часть. Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ». Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ».

Поиск по сайту: