Порядок и сроки хранения кадровых документов

Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законодательным актом установлен общий срок хранения документов по личному составу – 75 лет. Вместе с тем, для отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные сроки их хранения. Сроки хранения отдельных видов кадровых документов даны в таблице 4.

Таблица 4 – Сроки хранения кадровых документов

Продолжение таблицы 4

По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена. Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законодательством порядке.

Порядок оформления и движения отдельных видов кадровых

Документов

Сведения о трудовой деятельности работников подлежат строгому документированию. Документы по личному составу являются наиболее важными документами, систематизирующими сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников, их доходах, поэтому они требуют особой тщательности и аккуратности при их оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительных сроков.

Отличительной особенностью большинства документов по личному составу является то, что они должны быть оформлены в типовых унифицированных формах документов. Документы по личному составу в составе управленческих документов выделяют в отдельную группу, к номеру их унифицированной формы добавляют заглавную букву Т (например: приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1), штатное расписание (форма № Т-3) и т.д.). При регистрации кадровых документов к регистрационному номеру этих документов добавляют регистрационный индекс: л/с – что означает личный состав, или, к – кадры.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма № Т-2) и т.п. Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Основные виды документов по личному составу:

1. Заявления.

2. Трудовые договоры (контракты).

3. Приказы по личному составу.

4. Трудовые книжки.

4. Личные карточки.

5. Штатное расписание.

6. Личные дела.

7. Анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

Первичные кадровые документы оформляются на всех этапах движения работающих: а) в момент приема работников на работу; б) в момент перевода работников на другую работу; в) в период предоставления отпусков работникам; д) в момент увольнения работников; е) при поощрении сотрудников и т.д.

Прием на работу нового работника, прошедшего собеседование и удовлетворяющего квалификационным требованиям, начинается с заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации, имеющего право подписи документов, связанных с приемом на работу. Как правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо, на основании устава имеющее право действовать без доверенности от имени организации) – директор, генеральный директор, управляющий. Это может быть и иное лицо, наделенное данным правом по доверенности. В дальнейшем это лицо будет именоваться работодателем.

Заявление часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Заявления адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.

Обязательные реквизиты заявления: 1) адресат; 2) автор; 3) наименование вида документа; 4) текст; 5) отметка о наличии приложения; 6) подпись; 7) дата.

Если заявления от руки пишет работник организации, то в реквизите «адресат» указывается фамилия и инициалы работника и занимаемая им должность. Например,

Директору ООО «Капитал»

Симоновой А.К.,

Петриченко Т. Б.,

главному бухгалтеру

Некоторые организации используют унифицированные формы заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении. В остальных случаях в реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда – номер телефона, паспортные данные). Например:

Директору ООО «Капитал»

г-же Симоновой А.К.

Лихова Игоря Сергеевича,

проживающего по адресу:

350065, Краснодар,

ул. Трудовой Славы, д.1, кв.14

Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявления подшивают после резолюции руководителя.

На основании подписанного работодателем заявления оформляются трудовой договор и приказ о приеме на работу. При этом в соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть оформлен на основании трудового договора.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым первая сторона обязуется предоставить второй работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере оплачивать трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

На современном этапе государство предоставляет работникам в области регулирования трудовых отношений минимальные социальные гарантии. Это условие соблюдается в установлении следующих принципов:

– минимального размера оплаты труда;

– продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска – не менее 28 календарных дней;

– максимальной продолжительности рабочего времени на предприятиях (40 часов в неделю) и т.д.

Включение в трудовой договор условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством, запрещено. При заключении трудового договора можно или повторить нормы трудового законодательства, или улучшить их для работника. При законодательном регулировании трудовых отношений государство защищает интересы более слабой стороны трудового договора – работника.

Трудовые договоры, заключаемые между работником и работодателем (индивидуальным предпринимателем) проходят процедуру государственной регистрации в территориальных филиалах фонда социального страхования.

Индивидуальный трудовой договор заключается с каждым вновь принятым на работу работником. Трудовой договор оформляется в письменной форме; составляется в двух экземплярах, первый из которых, после его подписания, выдается на руки работнику, второй – хранится в личном деле сотрудника в отделе кадров фирмы. Рекомендуется использовать типовую форму трудового договора. В содержании договора указывают: реквизиты сторон, место и дату начала работы, наименование должности, краткое содержание прав и обязанностей работника и работодателя, краткую характеристику условий труда, условия и размер оплаты труда (оклад – при повременной форме оплаты труда), срок действия договора и т.д. Трудовой договор, со стороны администрации, подписывает руководитель организации, предприятия и учреждения и принимаемый работник, предварительно ознакомленный с содержанием договора.

При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:

1) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4) документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

5) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, либо специальной подготовки.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо вышеуказанных, а также иные документы, дополнительно предусмотренные российским законодательством (в частности, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ).

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, – для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Одновременно с заключением трудового договора с работником оформляют приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). Данный вид приказов входит в группу приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам. При оформлении данных видов приказов рекомендовано использовать унифицированные формы документов, предусмотренные законодательством. Приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями. Организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распоряди-тельным документом организации.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: 1) наименование организации (автора документа); 2) наименование вида документа – «Приказ»; 3) дата и номер приказа; 4) место издания; 5) заголовок к тексту; 6) текст (распорядительная часть и основание издания); 7) подпись; 8) визы согласования; 9) виза ознакомления работника; 10) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Коновалова Н. П..», в сводных – «по личному составу».

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу – фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями Трудового Кодекса РФ.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительно документа (например, указывают реквизиты трудового договора).

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. В подписи обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по личному составу является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. Так, ч.2 ст. 67 Трудового Кодекса РФ предусматривает, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 44-к (кадры) или 12 л/с (личный состав).

В связи с тем, что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.д., имеющие временные сроки хранения, – в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (№ 25-к, № 111-о (основная деятельность)).

В унифицированных формах приказов по личному содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 Трудового Кодекса РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Приказы составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу – 75 лет, поэтому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предусмотрены следующие унифицированные бланки форм приказов (таблица 5).

Таблица 5 – Унифицированные формы приказов по личному составу

Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1). Унифицированный бланк данного приказа используется для оформления приема на работу одного работника. Основанием для составления этого приказа является ранее заключенный трудовой договор и личное заявление работника о приеме его на работу. Заявление работника должно быть согласовано с администрацией путем нанесения резолюции директором или должностным лицом, уполномоченным на эти функции руководителем.

Приказ о приеме на работу обязательно должен содержать:

– фамилию, имя и отчество работника;

– дату приема на работу;

– должность, на которую принимается работник;

– подразделение, в котором будет работать работник и в котором по штатному расписанию числится должность;

– сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);

– срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);

– наличие или отсутствие испытательного срока.

Приказ о приеме работника на работу оформляют сотрудники отдела кадров. Приказы составляют в трех экземплярах, первый из которых, после подписания его руководителем, передается работнику под расписку, второй – подшивается в общую подшивку приказов по личному составу, третий – подшивается в личное дело работника. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу устанавливает тарифную ставку, оклад или условия оплаты труда; визируется инспектором отдела кадров и бухгалтерии фирмы в целях подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада. Подписанный работником приказ объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа инспектор отдела кадров заполняет личную карточку сотрудника и вносит запись о приеме его на работу в личную трудовую книжку, а бухгалтерия присваивает сотруднику табельный номер и открывает лицевой счет для начисления заработной платы.

При одновременном приеме на работу нескольких сотрудников используется приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а). Содержание текста данного приказа аналогично содержанию приказа формы № Т-1, за исключением пунктов, каждый из которых касается каждого отдельного работника. Приказ визируется руководителем кадровой службы или работником, ответственным за работу с персоналом.

При переводе работников на другую работу оформляют приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а). Эти бланки документов оформляют в случаях изменения трудовых функций работников, предусмотренных трудовым договором.

Перевод на другую работу может быть осуществлен по инициативе работодателя. При этом обязательным дополнением к приказам формы № Т-5, формы № Т-5а является письменное согласие работника. При переводе работника на другую работу по инициативе администрации за работником сохраняется средний заработок на срок до двух месяцев со дня перемещения. Об изменениях трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, работник должен быть уведомлен в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их введения. Перевод на другую работу также может быть осуществлен по инициативе работника и с согласия работодателя.

Приказ о переводе работника на другую работу издается на основании заявления работника или документов, подтверждающих производственную необходимость перевода. При переводе работника по состоянию здоровья на другую более легкую или нижеоплачиваемую работу за ним сохраняется средний заработок по прежней работе в течение одного месяца со дня перевода.

Если перевод связан с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, средний заработок сохраняется до установления стойкой утраты профессиональной нетрудоспособности или до выздоровления работника (ст.182 Трудового Кодекса РФ).

При предоставлении отпуска работнику оформляют приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6)или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а). Эти формы приказов используют при предоставлении ежегодного трудового отпуска, учебного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы.

Основанием для издания этих приказов служит график отпусков (форма № Т-7), трудовые контракты, нормативные трудовые акты организаций и письменные заявления работников. Данные виды приказов составляют сотрудники отдела кадров, визируют руководители структурных подразделений и подписывает директор организации. С содержанием приказов работника знакомят под расписку.

На основании приказов формы № Т-6 и формы № Т-6а сотрудники отдела кадров вносят записи в личные карточки и личные дела сотрудников. Один экземпляр приказа передается в бухгалтерию, где производят расчет отпускных.

Для расчета отпускных используется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Выплата отпускных производится из кассы предприятия. Отпускные должны быть выплачены работникам за 3 дня до наступления отпуска.

При увольнении работников оформляют приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8)и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а). Данные виды приказов составляет инспектор отдела кадров при прекращении действия трудового договора с работником (работниками). Основанием для составления приказов служат заявления сотрудника об увольнении (по собственному желанию) или иные документы, предоставленные работодателем. Прекращение действия трудового договора оформляется в соответствии с действующим законодательством (ст.77-84 Трудового Кодекса РФ и волеизъявлением работника.

При увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) работник вправе расторгнуть договор, известив работодателя об этом письменно за 2 недели до наступления момента увольнения. В этом случае трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения, если работодатель и работник совместно придут к такой договоренности. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор расторгнут не был, и, работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя допускается в тех случаях и по тем основаниям, которые предусмотрены Трудовым Кодексом РФ или иными федеральными законами со строгим соблюдением процедуры увольнения, что является гарантией работникам от необоснованных причин увольнения. Увольнение работника без законных оснований или с нарушением установленных правил увольнения влечет его восстановление на работе с оплатой времени вынужденного прогула (ст.394 Трудового Кодекса РФ). Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации) в период его временной нетрудоспособности и пребывания в отпуске.

Приказы формы № Т-8 и формы № Т-8а оформляют в трех экземплярах, их подписывает руководитель организации. С содержанием приказа работника знакомят под расписку. Первый экземпляр приказа, после его подписания, выдают на руки работнику, второй – подшивают в общую подшивку приказов, третий – подшивают в личное дело работника. Копия приказа о прекращении трудового договора передается в бухгалтерию, где производят начисление и выплату заработной платы, причитающейся к выплате работнику в момент его увольнения, и компенсации за неиспользованный отпуск (если на момент увольнения отпуск за текущий год использован не был).

Для расчета заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерии используется записка-расчет при прекращении трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61). На основании данных приказов об увольнении начальник отдела кадров вносит запись об увольнении работника в трудовую книжку и личное дело работника. Заработная плата и сумма компенсации за неиспользованный отпуск, причитающейся к выплате работнику, а также трудовая книжка и подлинники личных документов работника должны быть выданы ему в день увольнения.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а)используют для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Данные виды приказов заполняются сотрудниками отдела кадров, подписываются руководителем организации. Обязательными реквизитами текста данных приказов являются: 1) фамилия, имя, отчество командированных сотрудников; 2) структурное подразделение; 3) профессии (должности) командируемых; 4) цель, место и сроки командировок. Дополнением к данным приказам служит командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы, заверяется подписью руководителя и круглой печатью фирмы. На основании командировочного удостоверения в бухгалтерии фирмы командировочному сотруднику (до его отъезда в место командирования) выдают денежные средства на командировочные расходы. По приезду из командировки, работник в трехдневный срок должен предоставить командировочное удостоверение с отметками о времени прибытия и выбытия в место командирования, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Остаток неиспользованных средств подлежит возврату в кассу фирмы или удержанию из заработной платы сотрудника.

Дополнительно к командировочному удостоверению в организации может быть оформлено служебное задание (форма № Т-10а.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяют для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляют на основании представления руководителей структурных подразделений организации. Их визирует главный бухгалтер и подписывает руководитель предприятия.

Содержание приказа объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании данных приказов инспектор отдела кадров вносит записи о поощрении в трудовые книжки работников, а в бухгалтерии производят начисление премий и иных поощрительных выплат, определенных в содержании приказов.

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. Несмотря на то, что трудовые отношения оформляются трудовым договором, который является правоустанавливающим документом в сфере труда, трудовая книжка является обязательной, как для работника, так и для работодателя.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если для работника эта работа является основной. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности). В случае если работник, впервые заключающий трудовой договор, в течение пяти дней не приступил к работе без уважительных причин, трудовая книжка такому работнику выписываться не должна.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, т.е. документом, подтверждающим стаж работы, места работы и специальности, по которым работник работал. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей, в них и дубликатов также предусмотрен п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Записи в трудовую книжку вносят аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и др.). В титульном листе трудовой книжки должны быть отражены следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

2) дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении). Дата рождения должна включать число, месяц и год. Например: 21 февраля 1976 г.;

3) сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из учебных заведений. На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, не ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы: графа № 1– номер записи; графа № 2 – дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу); графа № 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона). В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается; графа № 4 – на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер). Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения.

При утере трудовой книжки работнику выдается дубликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Личная карточка работника (форма № Т-2) предназначена для фиксации личных данных работника. Она заполняется инспектором отдела кадров организации при приеме работников на работу и в течение всей трудовой деятельности в организации. Данные в личную карточку вносят на основании документов, подтверждающих личность сотрудника и данные его личной биографии (паспорта, военного билета, документов об образовании, страхового пенсионного свидетельства, анкеты и т.д.). Личная карточка (форма № Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Назначения и перемещения.

4. Отпуска.

5. Дополнительные сведения.

6. Дата и причина увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах. При оформлении карточек для хранения в архиве их подшивают в отдельное дело с обязательной внутренней описью документов, хранящихся в карточке.

Формирование штатного и должностного состава всех структурных подразделений предприятий, организаций и учреждений осуществляют на основании штатного расписания (форма № Т-3). Штатное расписание содержит перечень всех структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, устанавливает должностные оклады и надбавки сотрудникам, формирует месячный фонд заработной платы сотрудников повременной формы оплаты труда. Штатное расписание составляется сотрудниками бухгалтерской службы в начале каждого финансового года. Изменения в штатное расписание, которые необходимо отразить в течение финансового года, вносят отдельным приказом руководителя.

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела формируются после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки (форма № Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: 1) заявление о приеме на работу; 2) анкету; 3) автобиографию (или личный листок по учету кадров); 4) копии документов об образовании; 5) копию документа или выписку из него; 6) копию приказа или выписку из него об утверждении в должности; 7) характеристику; 8) рекомендательные письма; 9) рудовой контракт; 10) копию приказа о приеме на работу. В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись документов, хранящихся в деле. Содержание личных дел представляет собой конфиденциальную информацию.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении и др. Оформляют листки по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй – данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и другие сведения. Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка ему. Анкету подписывают не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, проверяющий правильность указанных в анкете сведений.

Автобиография – документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника. Обязательные реквизиты автобиографии: наименование вида документа, текст, подпись, дата. В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают сведения о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о месте работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и телефон. В настоящее время при устройстве на работу, как правило, оформляют резюме.

Резюме – своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. Обязательными реквизитами резюме являются: 1) автор (указывают фамилию, имя, отчество, домашний адрес и телефон); 2)наименование вида документа; 3) текст; 4) подпись; 5)дата.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи, образование). Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы, когда и в какой, организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В заключение резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.

Резюме оформляют на листах формата А 4 печатным текстом. При оформлении текста документа, как правило, используют шрифт Times New Roman, шрифт 14. Максимальный объем резюме (при соискательстве на вакантную должность) не должен превышать 1 страницы, поэтому информацию о себе необходимо излагать лаконично.

Поиск по сайту: