Сущность, значение и формы регистрации документов

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения в регистрационной базе данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ в учреждении (организации, предприятии) должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания или внутренние. Регистрация документов может осуществляться в следующих формах: централизованно, децентрализовано, смешанная форма регистрации.

Наиболее эффективной является централизованная система регистрации документов, которая заключается в осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Эти система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. В небольших организациях чаще всего используется централизованная форма регистрации.

Децентрализованная регистрация допускается в крупных учреждениях (министерствах, ведомствах), в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности учреждения. Децентрализованная регистрация предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения.

При смешанной системе регистрации одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в структурных подразделениях.

Обязательной регистрации подлежат:

1) Документы, поступающие из вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес.

2. Важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и т.д.).

3. Предложения, заявления, жалобы граждан.

4. Документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

5. Традиционные машинописные (рукописные) документы и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) и др.

Регистрируются все подписанные и оформленные документы, независимо от способа их доставки, передачи или создания. При необходимости допускается регистрировать проекты документов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, определяется в учреждении индивидуально. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

Не подлежат регистрации: 1) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; 2) графики, наряды, заявки; 3) учебные планы, программы; 4) поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, рекламные буклеты; 5) а также все документы, проходящие через службу документации и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. К таким документам относятся: бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций, которые учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и т.д.

При регистрации документов используют следующие инструктивные материалы: 1) перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ; 2) перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; 3) номенклатура дел; 4) классификатор документов.

Поиск по сайту: