Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Основные подсистемы информации



Информационная система, как правило,

состоит из нескольких подсистем, отражающих основные информационные потоки деятельности каждой организации, учреждения, предприятия, фирмы и т.д. Центральной подсистемой, в которой концентрируются важнейшие статистиче­ские данные, отражающие деятельность учреждения, является бухгалтерско-статистическая информация.

Она включает годовые, квартальные и месячные финансовые планы, планы по труду и заработной плате, годовые, квартальные бухгалтерские отчеты и балансы, банковские и кассовые документы, документы по оценке основных фондов (акты, расчеты, заключения, ведомости и др.), акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, акты финансовых ревизий, аудиторских проверок, трудовые соглашения и хозяйственные договоры, договоры о материальной ответственности, лицевые счета сотрудников, авансовые отчеты, главная бухгалтерская и кассовые книги, книга и инвентарные карточки учета основных средств, доверенности на получение денежных средств и товар-

ных ценностей, гарантийные письма, журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений, переписка о финансово-хозяйственной деятельности.

Информационная подсистема бухгалтерского и статистического учета обеспечивает все уровни управления учреждением показателями финансово-хозяйственной деятельности, на основе которых создаются другие информационные подсистемы.

К их числу относится подсистема учета и работы с кадрами. Нет такого учреждения или организации, где бы не собиралась и хранилась информация о своих сотрудниках. Такая информация включает данные о численности работников, замещенных и вакантных должностях, квалификации и образовании, заработной плате и т.д.

Реально эта информация сосредоточена в таких документах, как: приказы о приеме на работу, переводах и увольнениях, поощрениях и премировании, которые регистрируются в книге учета, приема, перемещения и увольнения работников; личные дела сотрудников, контракты и договоры с сотрудниками.

По вопросам работы с кадрами составляются отчеты, ведутся и сохраняются протоколы аттестационных или квалификационных комиссий, документы о подготовке и переподготовке специалистов, нарушениях трудовой дисциплины, командировках, больничных листах и т.д.

Другой важнейшей информационной подсистемой социокультурных учреждений является документация по организации труда и производственно-творческой деятельности.

В эту подсистему включаются годовые отчеты по труду, численности сотрудников, нормативы по труду (если такие имеются), расценки, разработанные учреждением, должностные инструкции, справки об условиях труда и техники безопасности, коллективный договор между администрацией и профсою­зом, документы, свидетельствующие о выполнении условий коллективного договора, договоры о творческой и финансовой деятельности с другими организациями, целевые программы социально-культурного развития, документация об инвесторах, меценатах и спонсорах, творческие паспорта, планы и программы коллективов художественной самодеятельности, любительских объединений и клубов, хозяйственные паспорта на здания и объекты социокультурных учреждений. .

К документам, определяющим принципы организационной деятельности (как делать), являющимся продолжением стратегии (что делать), относятся источники управленческой информации: устав, положение, договор, учреждающий юридический статус организации, штатное расписание, положения о струк­турных подразделениях.

И, наконец, каждое учреждение, организация на основе утвержденного вышестоящими органами Классификатора дел и документов осуществляет документационную поддержку управления, для чего в специальных журналах ведет регистрацию приказов, распоряжений, поручений; поступающих и от­правляемых документов, телеграмм, телефонограмм, факсов; составляет реестры и описи на отправляемую корреспонденцию; ведет журнал учета бланков строгой отчетности; номенклатуру дел; формирует фонд документов для передачи в архив на длительное хранение.

Приведенный перечень не исчерпывает существующие подсистемы информации. В каждой организации, учреждении информационные подсистемы изменяются и не всегда похожи одна на другую.

Не следует думать, что все информационные системы и подсистемы являются до конца продуманными, полными и окончательными. Таких систем просто не существует.

Однако каждая система обладает свойством координации и упорядочения информации. Но всегда следует видеть различия в наполняемости информационных потоков, адресованных для конкретных видов управления.

Например, информационные подсистемы в планировании существенно отличаются по своим характеристикам от подсистем, используемых для контроля. Информация для планирования всегда:

- проходит через границы структурных подразделений уч­реждения;

- раскрывает основные тенденции и охватывает продолжи­тельные промежутки времени;

- опускает мелкие подробности и детали;

- ориентирована на будущее

Информация, предназначенная для организации контроля:

- совпадает с рамками подчиненности в организационной
структуре учреждения;

- охватывает короткие отрезки времени

- имеет подробный и детальный характер

- направлена на прошедший период времени.

Любое учреждение социально-культурной сферы, как отмечалось, не является замкнутой структурой, в которой осуще­ствляется автономная деятельность по производству какого-то продукта для каких-то отдельных потребителей.

Деятельность этих учреждений касается жизни, социальных, моральных, культурных устоев множества людей, трудовых коллективов, общественных организаций, групп людей и отдельных личностей, а также состояния отношений между людьми.

Одним словом, они соприкасаются и влияют на социально-культурный климат общества. Поэтому в структуре управленческой информации социально-культурных учреждений особое значение имеет социальная информация, которая позволяет изучать социальные процессы, протекающие во внешней среде, и полнее учитывать их в практической деятельности.

Содержанием социальной информации являются факты, события, процессы общественной жизни, включая материальные, духовные, культурные, нравственные и бытовые взаимоотношения групп людей.

Содержание и назначение социальной информации следует рассматривать в широком и узком контексте. В широком толковании социальная информация выглядит как сведения о наиболее широких и разнообразных социально-культурных процессах в обществе, в узком - социальная информация в пределах самого коллектива социокультурного учреждения.

Тесная взаимосвязь задач учреждения с социокультурными процессами в обществе является условием эффективной работы каждого коллектива социо культурного учреждения

Информационные сети

Характерным признаком отличия социальной подсистемы информации от других видов информации является ее репрезентативная оценка субъективных данных: мнения людей относительно объема и качества социально-культурной деятельности, реактивность их поведения, вовле-ченность в культурные, культурно-творческие процессы, деятельность общественных организаций, демократических институтов, социальные и социально-психологические процессы; о потребностях и интересах людей, уровне их культуры и воспитанности.

Таким образом, информационные системы в современных социокультурных учреждениях все больше интегрируются в своеобразную информационно-управляющую систему в виде сети объединенных подсистем, способствующих решению задач по управлению.

Такие сети представляют собой единую цепочку людских, материальных и технических ресурсов для достижения общих целей.

Создание интегрированной информационной системы предполагает сотрудничество, по меньшей мере, трех групп, а именно: специалистов по информации, профессионалов по вопросам управления и самих управляющих. Не исключается участие в этом деле счетных работников, плановиков и менеджеров всех уровней.

Все возрастающее влияние на информационные процессы в учреждениях социокультурной сферы оказывает компьютерная техника. В каждом учреждении культуры, искусства появляется все больше персональных компьютеров.

Однако проблема заключается в том, что специалисты, работающие в этих учреждениях, имеют обыкновение рассматривать информационную систему в целом и компьютерную технику исключительно с точки зрения своего собственного опыта. А его, опыта, как правило, и нет.

Отсюда, даже в крупных организациях компьютерный парк работает разрозненно, не внедряется единая компьютерная сеть, да и каждый отдельный персональный компьютер используется в основном как инструмент набора и выведения различных текстов в виде докладов, справок, писем, отчетов и т.д., что составляет тысячные доли от заложенного в этой технике интеллекту­ально-вычислительного, информационного и аналитического потенциала.

Не является откровением, что сотни тысяч персональных компьютеров в отделах, секторах, у секретарей в приемных руководителей светятся экранами пустопорожних электронных

игровых забав. Слишком часто представляемые компьютерами данные отвечают, скорее, возможностям самих компьютеров, прикладных программ, но никак не потребностям пользователей.

Компьютерщики же часто стремятся загрузить свою технику на полную мощность, упуская из виду необходимость представления небольших объемов полезной информации, пригодной для принятия решений.

Соорудить мостик через пропасть, разделяющую компьютерных специалистов и менеджеров, возможно лишь при условии активного участия в этом деле пользователей.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.