Тема 5. Загальні положення організації роботи юридичної служби (4 год)

План

1. Кваліфікаційна характеристика співробітників юридичної служби.

2. Планування роботи юридичних служб.

3. Діловодство юридичної служби.

4. Критерії оцінювання діяльності юридичної служби.

Література

1.Арбітражний процесуальний кодекс України // ВВР України. — 1992. — № 6. — Ст. 56.

2.Головань І.В. Правова робота і захист прав підприємців: Монографія. - Донецьк: ТОВ «Юго-Восток, ЛТД», 2003. - 168 с.

3.Горевий В.І. Юридична служба в агропромисловому комплексі: Навч.-метод. посібник. — К.: Мінагрополітики України, 1998. — 229 с.

4.Горевий В.І., Завальний В.М. Правове забезпечення діяльності під­приємств: Методичні рекомендації. — Суми: СНАУ, 2004. — 212 с.

5.Долгополов А.М. Організація юридичної служби на підприємствах. Конспект лекцій. - К.: МАУП, 2000. - 72 с.

6.Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого цен­трального органу державної виконавчої влади, державного підпри­ємства, установи, організації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 27.08.1995 р. № 690 // ЗП України. - 1996. -№ 1. -Ст. 20.

7.Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, органі­зації// ЗП України. — 1996. — № 1. — Ст. 20.

8.Загнітько О.А. Захист прав та інтересів господарюючих суб'єктів у системі права України // Вісник, господарського судочинства. -2001.- № 4. - С. 159-166.

9.Кодекс законів про працю // Право України. — 1996. — № 2-3.

10.Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. - К.: Вид-во МАУП, 2002. - 162 с.

11.Кройтор В. Претензии и иски в практике разрешения хозяйствен-ньіх споров. - X.: Зспада, 2001. - 352 с.

12.Лисенков О. Система законодавства України. Структурно-функціо­нальна характеристика. - К., 2001. - 228 с.

13.Лосев В. И., Кузпецово Т. В. Основьі делопроизводства. — М, 1975.

14.Мосейчук Р. Функції юридичної служби підприємства в процесі від­шкодування збитків // Право України. - 2004. - № 10. - С. 50-53.

15.Оніщенко Н. Правова система: проблеми теорії. - К., 2002. - 349 с.

16.Подковенко Т. Система Законодавства України: стан і шляхи вдос­коналення // Підприємництво, господарство і право. - 2005. - № 9. - С. 40-44.

17.Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примір-ної інструкції з діловодства» від 17.10.1997 р. № 1153.

18.Притика Д. Сучасний стан та перспективи розвитку господарсько­го судочинства // Право України. - 2005. - № 9. - С. 3-9.

19.Титаренко В. Юрисконсульт на підприємстві // Право України. -2004. - № 12. - С. 105-108.

20. Цивільио-процесуальиий кодекс України // Право України. — 1993. — № 11-12.

21.Цивільний кодекс України // Право України. — 1993. — № 11-12.

Велике значення для організації роботи юридичної служби має правильний добір та розстановка кадрів. Це означає, що кожний співробітник повинен відповідати таким вимогам: правильно розуміти державну політику і наполегливо впроваджувати її в життя; досконало володіти своєю спеціальністю; у повному обсязі знати питання, які має вирішувати; забезпечувати суворе дотримання державних інтересів і трудової дисципліни; вміти переконувати, виховувати та організовувати людей; бути вимогливим до себе і підлеглих; виявляти принциповість і добросовісність у роботі.

Нині, коли відбуваються якісні зміни в організації і керівництві економікою, коли істотно змінились і набрали нових форм виробничі та трудові відносини, щораз підвищуються вимоги до економічної і правової освіти кадрів як важливої умови підвищення наукового рівня господарювання, кожний співробітник повинен постійно підвищувати і вдосконалювати свої знання у сфері економічної теорії та політики держави, з питань сучасної науки і практики керівництва виробництвом, методів виховання та організації людей.

У п. 5 Загального положення про юридичну службу визначено кваліфікаційні вимоги до керівників, заступників керівників юридичних служб, головних, провідних юрисконсультів та юрисконсультів інших категорій, які входять до складу юридичної служби.

Характеристика кожної посади складається з трьох розділів: "Посадові обов'язки", "Повинен знати"; "Кваліфікаційні вимоги".

У розділі "Посадові обов'язки" перелічуються роботи, виконання яких може бути доручене повністю або частково співробітникові, який обіймає відповідну посаду.

У розділі "Повинен знати" визначаються основні вимоги, що висуваються до співробітника стосовно спеціальних знань, а також законодавчих актів, положень, інструкцій та інших керівних та нормативних документів.

У розділі "Кваліфікаційні вимоги" визначаються рівень спеціальної підготовки співробітника, необхідний для виконання покладених на нього обов'язків, і вимоги до стажу роботи. Кваліфікаційні характеристики є основою для розробки посадових інструкцій, що визначають конкретні обов'язки окремих виконавців.

Начальник юридичного відділу. Посадові обов'язки. Забезпечує дотримання законності в діяльності підприємства і захист його правових інтересів. Здійснює контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій, положень та інших актів правового характеру, що видаються на підприємстві; у разі потреби бере участь у підготовці цих документів. Готує висновки щодо правових питань, які виникають у діяльності підприємства. Здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві. Надає правову допомогу структурним підрозділам у претензійній роботі; готує і передає необхідні матеріали до судових органів. Представляє інтереси підприємства в суді, інших державних і громадських органах та організаціях під час розгляду правових питань. Очолює роботу з узагальнення та аналізу результатів розгляду претензій, судових справ, а також практики укладення і виконання господарських договорів. Розроблює пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і поліпшення виробничої та господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення й оформлення господарських договорів; основи економіки, організації праці, виробництва і управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги: вища юридична освіта і стаж роботи за фахом не менш як три роки.

Юрисконсульт. Посадові обов'язки. Розроблює або бере участь у розробці документів правового характеру. Здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві, надає правову допомогу структурним підрозділам і громадським організаціям, бере участь у підготовці відповідей у разі відхилення претензій. Готує за участю інших підрозділів підприємства матеріали про розкрадання, нестачі, виготовлення неякісної, нестандартної і некомплектної продукції та інші правопорушення для передання їх до слідчих та судових органів. Бере участь у розробці та здійсненні заходів щодо зміцнення господарського розрахунку, договірної, фінансової і трудової дисципліни, забезпечення збереження майна, боротьби з його розкраданням та іншими правопорушеннями.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення і оформлення господарських договорів; основи економіки, організації праці, виробництва і управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги. Головний юрисконсульт: вища юридична освіта, стаж роботи на посаді провідного або іншої категорії юрисконсульта не менш як три роки.

Провідний або нижчої категорії юрисконсульт: вища юридична освіта без висунення вимог до стажу роботи або навчається на останніх курсах вищих юридичних навчальних закладів за умови, що після прийняття на роботу до юридичної служби стажуватиметься в управлінні юстиції області, міст Києва та Севастополя.

Відповідність зазначеним вимогам знань і досвіду спеціаліста дає змогу визначити рівень його підготовки до роботи за фахом, правильно вирішити питання щодо призначення на посаду, атестації або висування на вищу посаду.

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби можна досягти тільки в разі правильного її планування. Порядок розробки планів діяльності юридичних служб визначається методичними рекомендаціями щодо організації роботи юридичної служби на підприємствах, які розроблює і затверджує Міністерство юстиції України.

Плани, як правило, складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам планування господарської діяльності підприємства. Це так звані поточні плани.

Перспективні плани складають на термін понад рік.

Кожна галузь має певну специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи юридичних служб, але основні розділи плану мають бути такими:

• організація господарських зв'язків, договірна і претензійно-позовна робота, аналіз її результатів, звітність;

• забезпечення законності трудових правовідносин, укріплення дисципліни, боротьба з безгосподарністю, втратами, розкраданням матеріальних та грошових цінностей;

• розробка і впровадження заходів забезпечення якості продукції, виконуваних робіт;

• планове забезпечення організації управління праці, заробітної плати, соціального розвитку;

• забезпечення законності актів, що видаються, правова експертиза;

• правова інформація, правове виховання і правова профілактика.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер, кількість юристів та їхню кваліфікацію.

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх ефективності.

Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць. Особисті плани затверджує керівник юридичної служби.

Обов'язки в юридичній службі розподіляються залежно від обсягу роботи і структури юридичної служби. Функції потрібно розподіляти так, щоб у кожного юрисконсульта були у провадженні окремі вузлові питання (наприклад, здійснення претензійно-позовної роботи), а також конкретні ділянки поточної роботи: кодифікація чинного законодавства, складання звітності та ін. За юрисконсультами можуть бути закріплені відділи, цехи, інші структурні підрозділи підприємства залежно від структури господарського органу, організація роботи юридичної служби якого розглядається.

Розподілені між юрисконсультами обов'язки закріплюються спеціальним документом і затверджуються керівником підприємства або міністерства.

З метою забезпечення взаємозамінності та підготовки кадрів зі всебічною і глибокою кваліфікацією начальник юридичної служби з огляду на обставини у правовому підрозділі може доручити кожному співробітникові підготовку і вирішення будь-якого питання незалежно від затверджених розподілених обов'язків, Досягти цього можна лише тоді, коли кожний юрисконсульт підприємства однаково добре володіє знаннями та вміннями за всіма напрямками правової роботи. Кожний юрисконсульт повинен знати і вміти виконувати договірну та претензійно-позовну роботу, вміти захищати інтереси підприємства в судах, здійснювати правову експертизу нормативних актів, що подаються на підпис керівництву, і вести правову пропаганду в колективі.

Детальніше обов'язки, права і відповідальність юрисконсультів, як і всіх службовців, визначаються в посадових інструкціях працівників.

Діловодство взагалі — це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, контролем за виконанням та збереженням документів.

Розвиток господарства в Україні, перебудова управління ним і всією економікою викликали збільшення потоків управлінської інформації, обсягу документів, що видаються, і внесення змін у чинні законодавчі акти. Цей процес особливо характерний для діяльності юридичних служб.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.). Однак діловодством займається й юридична служба, оброблюючи велику кількість різних документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватись в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Недодержання термінів оформ­лення документів або їх порушення призводить до негативних наслідків, наприклад накладання штрафу.

Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація, закріплена в номенклатурі справ (номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ у діловодстві з визначенням термінів їх зберігання),

Номенклатура має п'ять граф, У графі 1 зазначається порядковий номер справи у номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу, що веде цю справу, його порядковий номер — разом це визначає індекс справи. У графі 3 подається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни зберігання справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх зберігання. Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу паперів і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації; розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах; розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Юридична служба у діловодстві користується журналами: реєстрації претензій, висунутих підприємством; реєстрації претензій, висунутих до підприємства; обліку договорів з постачальниками; обліку договорів зі споживачами та ін.

Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з номенклатурою вкладаються накази вищих організацій; роз'яснення та інструктивні листи Вищого арбітражного суду України; копії положень про підприємство і структурні підрозділи; плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок правової роботи у структурних підрозділах та деякі інші.

Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства. Цьому передує експертиза цінності документів, яку проводить комісія, призначена керівником підприємства. Обліково-довідкова робота — це організація систематизованого обліку і зберігання чинних нормативних актів. Незважаючи на те що в юридичних журналах та офіційних виданнях містяться нормативні акти вищих та місцевих органів влади, зміст багатьох актів доводиться наказами міністрів, керівників інших центральних органів державної виконавчої влади, в інструкціях, положеннях та інших документах, що спричинює потребу в систематизації цих актів, Систематизація закріплює результати вивчення законодавства, допомагає юридично обґрунтовувати вирішення правових питань, що виникають у практиці роботи підприємства, забезпечує підготовку і видавання точних довідок щодо законодавства.

Існує кілька форм обліку і систематизації нормативних актів: журнальна, карткова або контрольно-текстова, кожна з яких обирається юридичною службою залежно від умов, обсягу роботи, кількості співробітників тощо.

Хоча зараз облік і систематизація законодавчих актів повинні здійснюватись з використанням новітньої техніки, на жаль, ще непоодиноким є ведення обліку і систематизації "від руки" шляхом занесення нормативних актів до журналу або картотеки.

Аналіз і узагальнення правової роботи полягають у вивченні договірної роботи, узагальненні практики розгляду претензій і позовів, виявленні порушень, що повторюються, і недоліків у діяльності підприємства, практики розвитку і вдосконалення господарських зв'язків, що уможливлює виявлення причин недоліків, передбачення наслідків цих порушень і розробку профілактичних заходів усунення виявлених недоліків. Методи і заходи аналітичної роботи юридичних служб мають на меті краще використання правових засобів для зміцнення економіки підприємства, зменшення невиробничих витрат, усунення недоліків в організації виробництва, застосування трудового законодавства тощо.

За результатами аналізу складають довідку, де зазначають не тільки порушення, а й умови та наслідки кожного порушення, шляхи і заходи їх усунення.

Юристи підприємств є безпосередніми учасниками реалізації завдань, удосконалення виробництва, активно впливають на зміцнення госпрозрахунку, планової та договірної дисципліни, ведуть боротьбу з безгосподарністю і марнотратством, подають допомогу господарським керівникам і громадським організаціям у правовому вихованні кадрів. Але ж за якими критеріями оцінювати роботу юридичної служби? За кількістю претензій і позовів? За кількістю договорів, наказів, інструкцій та інших актів? А можливо, за різницею між сумами, одержаними і сплаченими за претензіями і позовами? Якщо перша перевищує другу, то юридична служба працює добре?

На практиці склалися загальні критерії оцінки роботи юридичних служб незалежно від галузі, де головним є забезпечення порядку укладення договорів, збереження майна підприємств, належної якості продукції, дотримання законодавства про працю, посилення трудової дисципліни, правове виховання і правова пропаганда. Тому роботу юридичних служб має сенс порівнювати за термінами укладення договорів, ураховуючи співвідношення своєчасно укладених договорів до загальної їх кількості, а також з огляду:

• на забезпечення інтересів підприємства в переддоговірних спорах — співвідношення кількості спорів, вирішених в інтересах підприємства, до загальної кількості спорів;

• на рівень задоволення претензій, тобто забезпечення інтересів підприємства;

• на дотримання термінів висування та розгляду претензій і позовів, а також на одержані на цих підставах штрафи;

• на рівень відшкодування збитків, заподіяних посадовими та іншими особами;

• на рівень відшкодування шкоди, заподіяної виготовленням неякісної продукції;

• на дотримання законодавства про працю — рівень наказів, що були скасовані, кількість випадків поновлення на роботі;

• на рівень пропагандистської роботи (кількість прочитаних лекцій, проведених бесід, семінарів).

На основі такого аналізу можна зробити не тільки висновки щодо ефективності діяльності юридичної служби, а й встановити, як юридична служба вплинула на кінцеві результати господарської діяльності, визначити рівень виконання договірних зобов'язань і отриманого прибутку.

Велике значення для організації роботи юридичної служби мають якісний добір та розстановка кадрів. Це означає, що кожний працівник повинен відповідати таким вимогам: правильно розуміти державну політику й наполегливо впроваджувати її в життя; досконало володіти своєю спеціальністю; у повному обсязі знати питання, які має вирішувати; забезпечувати дотримання державних інтересів і трудової дисципліни; вміти переконувати, виховувати та організовувати людей; бути вимогливим до себе й підлеглих; виявляти принциповість і добросовісність у роботі.

Нині, коли відбуваються якісні зміни в організації та управлінні економікою, коли істотно змінились і набули нових форм виробничі та трудові відносини, щоразу підвищуються вимоги до економічної та правової освіти кадрів як важливої умови підвищення наукового рівня господарювання, кожний працівник повинен постійно підвищувати і вдосконалювати свої знання у сфері економічної теорії та політики держави, з питань сучасної науки і практики керівництва виробництвом, методів виховання та організації людей.

У п. 5 Загального положення про юридичну службу визначено кваліфікаційні вимоги до керівників, заступників керівників юридичних служб, головних, провідних юрисконсультів та юрисконсультів інших категорій, які входять до складу юридичної служби.

Характеристика кожної посади складається з трьох розділів: «Посадові обов'язки», «Повинен знати»; «Кваліфікаційні вимоги». У розділі «Посадові обов'язки» перелічуються роботи, виконання яких може бути доручене повністю або частково працівникові, який обіймає відповідну посаду.

У розділі «Повинен знати» визначаються основні вимоги до працівника стосовно спеціальних знань.

У розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначаються рівень спеціальної підготовки працівника, необхідний для виконання покладених на нього обов'язків, і вимоги до стажу роботи. Кваліфікаційні характеристики є основою для розробки посадових інструкцій працівників юридичної служби.

Начальник юридичного відділу.Посадові обов'язки. Забезпечує дотримання законності в діяльності підприємства і захист його правових інтересів. Здійснює контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій, положень та інших актів правового характеру, що видаються на підприємстві; у разі потреби бере участь у підготовці цих документів. Готує висновки щодо правових питань, які виникають у діяльності підприємства. Здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві. Надає правову допомогу структурним підрозділам у претензійній роботі; готує й передає необхідні матеріали до судових органів. Представляє інтереси підприємства в суді, інших державних і громадських органах та організаціях під час розгляду правових питань. Очолює роботу з узагальнення та аналізу результатів розгляду претензій, судових справ, а також практики укладення і виконання господарських договорів. Розробляє пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і поліпшення виробничої та господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення та оформлення господарських договорів; основи економіки, організації праці, виробництва та управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги: повинен мати вищу юридичну освіту і стаж роботи за фахом не менш як три роки.

Юрисконсульт.Посадові обов'язки. Розробляє або бере участь у розробці документів правового характеру. Здійснює методичне керівництво правовою роботою на підприємстві, надає правову допомогу структурним підрозділам і громадським організаціям, бере участь у підготовці відповідей у разі відхилення претензій. Готує за участю інших підрозділів підприємства матеріали про розкрадання, нестачі, виготовлення неякісної, нестандартної і некомплектної продукції та інші правопорушення для передання їх до слідчих та судових органів. Бере участь у розробці та здійсненні заходів щодо зміцнення господарського розрахун­ку, договірної, фінансової та трудової дисципліни, забезпечення збереження майна, боротьби з його розкраданням та іншими правопорушеннями.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення й оформлення господарських договорів; основи економіки, організації праці, виробництва й управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги: вища юридична освіта без висунення вимог до стажу роботи або навчання останніх курсах вищих юридичних навчальних закладів за умови, що після прийняття на роботу до юридичної служби пройде стажування в управлінні юстиції області, міст Києва та Севастополя.

Відповідність зазначеним вимогам знань і досвіду спеціаліста дає змогу визначити рівень його підготовки до роботи за фахом, правильно вирішити питання щодо призначення на посаду, атестації або висування на вищу посаду.

Планування - це процес визначення цілей, яких передбачає досягти підприємство за певний період, а також способів досягнення цих цілей. Планування об'єднує структурні підрозділи підприємства спільною метою, сприяє односпрямованості і скоординованості процесів, що уможливлює найефективніше використання наявних ресурсів і своєчасне розв'язання різноманітних завдань управління.

Юридична служба, як і будь-який інший структурний підрозділ, здійснює планування своєї роботи. Вона самостійно визначає, які плани складати - перспективні чи поточні.

Перспективний план роботи юридичної служби підприємства може мати такі основні розділи:

- забезпечення законності документів правового характеру;

- зміцнення планової та договірної дисципліни;

- забезпечення дотримання законодавства про працю та зміцнення трудової дисципліни;

- участь юридичної служби в дотриманні законодавства про охорону навколишнього природного середовища.

Перелік розділів перспективного плану роботи юридичної служби може доповнюватись. При плануванні роботи юридичної служби слід ураховувати кількість юристів на підприємстві, їх досвід і кваліфікацію.

Розробляючи плани роботи юридичної служби, слід дотримуватись безперервності планування, взаємозв'язку перспективного й поточного планування, обрання основного напрямку в роботі, оперативності, реальності заходів, здійснення контролю за виконанням запланованих заходів, перевірки їх ефективності. Належне виконання юридичною службою планів роботи забезпечується складанням особистих планів роботи кожного юрисконсульта підприємства (якщо в юридичній службі підприємства працює кілька юристів).

Документаційне забезпечення управління є важливою складовою діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства та організація документообігу відіграють важливу роль у діяльності сучасних підприємств. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність підприємства охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

Деякі документи (наприклад, правові акти представницьких і розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні та інші акти, договірна документація) виконують юридичні функції, закріплюючи і змінюючи правові норми в правовідносинах чи завершуючи їх дію; інші документи використовуються як докази в суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті тощо.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.). Діловодством займається і юридична служба, яка опрацьовує значну кількість різних документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватися в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко скласти вичерпну довідку, підготувати висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу документів і широке використання технічних засобів одержання та обробки інформації; розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка й використання найбільш раціональної системи обліку документів, що надходять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах.

Юридична служба зберігає інструктивні листи Вищого господарського суду України, копію статуту, положення про структурні підрозділи, плани роботи юридичної служби, матеріали перевірок правової роботи; оформляє та веде журнали реєстрації претензій, позовних заяв, які пред'являються до підприємства (додатки 1-4), журнал обліку господарських договорів, журнал реєстрації рішень і наказів господарського суду та передає їх бухгалтерії. Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства.

Відповідно до п. 6 Загального положення про юридичну службу одним із завдань, покладених на юрисконсульта підприємства, є виконання обов'язків з обліку та систематизації законодавства. Юридична служба підприємства забезпечує облік і зберігання текстів законодавства, інших нормативних актів та актів, виданих підприємством, у їх контрольному стані.

Юрисконсульт повинен працювати над підвищенням свого професійного рівня, стежити за змінами й доповненнями в чинному законодавстві. Це допоможе йому належно виконувати свої обов'язки.

Систематизація законодавства - засіб упорядкування законодавства, зведення його до певної внутрішньо узгодженої системи. За допомогою систематизації усуваються недоліки, повтори, застарілі норми тощо. Це процес зведення актів законодавства до єдності шляхом внутрішнього та зовнішнього опрацювання змісту.

Облік нормативно-правових актів - це ведення систематичної картотеки актів законодавства або журналу обліку актів законодавства України.

Акти законодавства України, спеціальна юридична література, електронно-інформаційні правові системи, що зберігаються та використовуються на підприємстві, установі, організації, становлять інформаційний фонд, до якого входять: документальний фонд актів

Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, організації, уста­нови, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України № 690 від 27.08.1995 р. законодавства, бібліотечний фонд юридичної літератури, періодичних видань та електронний фонд нормативно-правових актів.

Як зазначалося вище, робота з обліку нормативно-правових актів здійснюється юрисконсультом, на якого покладаються обов'язки:

1)вести нормативно-правові акти;

2)забезпечувати зберігання нормативно-правових актів, офіційних видань;

3) вести контрольні примірники кодексів та підтримувати в контрольному стані нормативно-правові акти та офіційні джерела їх опублікування;

4) забезпечувати документальний фонд актів законодавства, бібліотечний фонд юридичної літератури, електронний фонд нормативно-правових актів;

5) ознайомлювати працівників відповідного підприємства, установи, організації з чинним законодавством;

6) вести прийом працівників, інших громадян з питань розяснення чинного законодавства.

Покладення на юрисконсульта обов'язків щодо ведення даного напрямку роботи здійснюється наказом керівника або посадовою інструкцією.

Наказ про покладення обов'язків щодо систематизації законодавства може бути як індивідуальним (на конкретну особу -юрисконсульта), так і узагальненим (на юридичну службу загалом). Вищевказані документи за необхідності перевидаються (прийняття на посаду іншої особи).

У разі звільненні юрисконсульта всі видання, бібліотека та систематична картотека (журнал) передаються за актом працівникові, на якого покладаються ці обов'язки.

Документальний фонд актів законодавства.Документальний фонд актів законодавства підприємства, установи, організації містить нормативно-правові акти на паперових та електронних носіях. Для своєчасного отримання нормативно-правових актів та підтримання їх у контрольному стані доцільно здійснювати передплату на офіційні видання України: періодичні видання «Урядовий кур'єр», «Голос України» (обов'язково), друковані видання «Офіційний вісник України», «Офіційний вісник України зі змінами».

При цьому обов'язковому обліку та підтриманню в контрольному стані підлягають:

- Конституція України;

- кодекси України;

- акти Верховної Ради України;

- акти Президента України;

- акти Кабінету Міністрів України.

Нормативно-правові акти міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, зареєстровані в Міністерстві юстиції України, повинні підтримуватись у контрольному стані за галузевим принципом залежно від сфери діяльності підприємства, установи, організації. Для полегшення роботи з підтримання кодексів України в контрольному стані рекомендується передплатити видання Міністерства юстиції України «Кодекси України».

Облік актів законодавства слід здійснювати шляхом ведення систематичної картотеки актів законодавства або журналу обліку актів законодавства України та контрольних примірників нормативно-правових актів.

При веденні систематичної картотеки на кожний акт законодавства створюється картка обліку, на якій зазначаються такі дані: вид акта, видавець, дата, номер, назва, джерело опублікування. Картки розміщуються на паперових носіях у картотеці за розділами і підрозділами залежно від виду акта в хронологічному порядку. Розділи та підрозділи картотеки розділяються картками-роздільниками, які мають бути на 1,5 см вище від облікових; бажано, щоб вони також відрізнялися за кольором.

У разі коли картотеку вести немає можливості, її функцію виконує журнал обліку актів законодавства. Ведення цього жур­налу здійснюється за кожним видавцем актів окремо шляхом занесення інформації, у якій зазначаються номер, дата прийняття, вид, видавець, назва, джерело опублікування в офіційних друкованих виданнях.

Нормативно-правові акти, які є обов'язковими для підтримання в контрольному стані, враховуючи галузеву специфіку діяльності підприємства, установи, організації, зберігаються шляхом ведення контрольних примірників. Контрольним примірником нормативно-правового акта є примірник, у якому проставляються позначки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта (статті, пункту) таким, що втратив чинність, а також зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, за яким внесено зміни. При веденні контрольного примірника акта вико­ристовуються такі скорочення:

Окремо для зручності слід зберігати й підтримувати в контрольному стані галузеві нормативні акти (акти міністерств, відомств, комітетів, спілок, Національного банку України, міжгалузеві угоди, міжнародні нормативні акти та угоди з питань торгівлі, митного режиму, інвестицій, обміну інформацією тощо), які враховують спе­цифіку діяльності даного підприємства, установи, організації.

Бібліотечний і електронний фонд.Бібліотечний фонд комплектується офіційними періодичними друкованими виданнями, науковою та спеціальною юридичною літературою, довідково-інформаційними галузевими виданнями (за можливості). Уся література, яка складає бібліотечний фонд, а також усі періодичні видання зберігаються в кабінеті юрисконсульта, а якщо це не можливо - у спеціально облаштованому або придатному для цього приміщенні.

Електронний фонд нормативно-правових актів складається з інформаційно-правової системи. Він комплектується відповідно до можливостей підприємства, установи, організації. Ведення електронного фонду передбачає його оновлення та підтримання текстів нормативно-правових актів у контрольному стані відповідно до змін і доповнень, що приймаються чинним законодавством.

Для ефективної роботи рекомендується використовувати інформаційну правову систему «Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів», яка створена і ведеться Міністерством юстиції України та має офіційний статус. У роботі також використовуються інформаційно-правові системи «ЛІГА-ЗАКОН», «Зібрання законодавства України», «Право», «Юрист плюс» тощо.

Аналіз та узагальнення правової роботи полягають у вивченні договірної роботи, узагальненні практики розгляду претензій і позовів, виявленні порушень, що повторюються, і недоліків у діяльності підприємства, практики розвитку та вдосконалення господарських зв'язків, що дає можливість виявлення причин недоліків, передбачення наслідків цих порушень і розробки профілактичних заходів усунення виявлених недоліків. Методи й заходи аналітичної роботи юридичних служб мають на меті краще використання правових засобів для зміцнення економіки підприємства, зменшення невиробничих витрат, усунення недоліків в організації виробництва, застосування трудового законодавства тощо. За результатами аналізу складають довідку, де зазначають не тільки порушення, а й умови та наслідки кожного порушення, шляхи і заходи їх усунення.

Юристи підприємств є безпосередніми учасниками реалізації завдань, удосконалення виробництва, активно впливають на зміцнення госпрозрахунку, планової та договірної дисципліни, ведуть боротьбу з безгосподарністю й марнотратством, надають допомогу господарським керівникам і громадським організаціям у правовому вихованні кадрів.

На практиці склалися загальні критерії оцінки роботи юридичних служб незалежно від галузі, де головним є забезпечення порядку укладення договорів, збереження майна підприємств, належної якості продукції,

- дотримання законодавства про працю, посилення трудової дисципліни, правове виховання. Тому роботу юридичних служб доцільно порівнювати за термінами укладення договорів, враховуючи співвідношення своєчасно укладених договорів до загальної їх кількості, а також такі критерії:

- забезпечення інтересів підприємства в переддоговірних спорах - співвідношення кількості спорів, вирішених в інтересах підприємства, до загальної їх кількості;

- рівень задоволення претензій, тобто забезпечення інтересів підприємства;

- дотримання строків пред'явлення та розгляду претензій і позовів, а також одержані на цих підставах штрафи;

- рівень відшкодування збитків, заподіяних посадовими та іншими особами;

- рівень відшкодування шкоди, заподіяної виготовленням неякісної продукції;

- дотримання законодавства про працю - рівень наказів, що були скасовані, кількість випадків поновлення на роботі;

- рівень пропагандистської роботи (кількість прочитаних лекцій, проведених бесід, семінарів).

На основі такого аналізу можна зробити не тільки висновки про ефективність діяльності юридичної служби, а й установити, як юридична служба вплинула на кінцеві результати господарської діяльності, визначити рівень виконання договірних зобов'язань і отриманого прибутку.

За сучасних умов Україна перебуває на стадії становлення правової держави. Ця суспільно-правова категорія охоплює собою сполучення, єдність і розмежування трьох влад: законодавчої, виконавчої, судової. їх зміст полягає в суспільній необхідності належного правозастосування в усіх ланках (галузях) законодавства та в його окремих видах (формах), якими слід вважати юридичне обслуговування суб'єктів виробничо-господарської, сервісної, торговельної діяльності в народному господарстві в цілому і в сільському господарстві зокрема.

Українська держава зацікавлена у функціонуванні сучасної юридичної служби. Уряд України постановою від 27 серпня 1995 р. затвердив «Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації», у якому зазначив про необхідність удосконалення правової роботи у сфері громадського виробництва, створення правових та організаційних основ для ефективної діяльності юридичної служби щодо забезпечення законності в роботі підприємств.

Положення містить 12 пунктів, але, незважаючи на це, усі його норми можна умовно згрупувати в три розділи: загальні положення; обов'язки; права та відповідальність юридичних служб. У першому розділі (7 пунктів) зазначається, що в міністерстві, іншому державному органі виконавчої влади, на державному підприємстві, в установі, організації залежно від обсягу, характеру та складності правової роботи створюються (як правило, у формі самостійного структурного підрозділу) юридичне управління, відділ, сектор, бюро, група або вводиться посада юрисконсульта відповідної категорії.

Відповідно до цього на всіх підприємствах можуть бути створені юридичні служби. Юридична служба є самостійним структурним підрозділом; залежно від обсягу, характеру та складності роботи визначається структура юридичної служби; установлюється порядок створення та взаємовідносин юридичної служби та інших структурних підрозділів.

Основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання законів та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів міністерствами, підприємствами, їхніми керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Юридична служба підприємства безпосередньо підпорядковується керівникові підприємства. Юридичні служби підприємств з питань організації та методики здійснення правової роботи керуються рекомендаціями Міністерства юстиції України. Підприємство зобов'язане створювати умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, забезпечувати їх окремим приміщенням, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки, транспортом для виконання службових обов'язків, законодавчими та іншими матеріалами, літературними джерелами з правових питань.

Заборонено покладати на юридичну службу обов'язки, які не стосуються правової роботи і не передбачені Загальним положенням. Це є своєрідною гарантією того, що юристи будуть займатися виключно правовою роботою та виконувати функції, покладені на них законодавством.

На посаду керівника, його заступника, головного юрисконсульта юридичної служби підприємства призначаються особи з вищою юридичною освітою, стажем роботи за спеціальністю щонайменше три роки, а на посади провідного й відповідної категорії юрисконсультів - особи, які мають вищу юридичну освіту або навчаються на останніх курсах вищих юридичних навчальних закладів.

Особи, які навчаються у вищих юридичних навчальних закладах або не мають досвіду роботи, після прийняття на роботу до юридичної служби підприємства повинні пройти стажування в управлінні юстиції області, міст Києва та Севастополя.

Загальне положення також установлює, що правову допомогу підприємству можуть надавати на підставі договору адвокат, адвокатські бюро, фірма, контора, інше адвокатське об'єднання, а також фізична чи юридична особа, яка має ліцензію на здійснення юридичної допомоги.

Юридична служба підприємства:

• організовує та забезпечує правильне виконання актів законодавства, інших нормативних актів і документів, подає керівництву пропозиції щодо вирішення правових питань виробничої, економічної та соціальної діяльності підприємства;

• координує роботу і бере безпосередню участь у підготовці наказів та інших актів підприємства, що регулюють відносини структурних підрозділів, їх майнову відповідальність;

• перевіряє відповідність законодавству проектів наказів, ін­ших актів, що подаються на підпис керівнику підприємства, та візує їх за наявності погодження цих проектів заінтересованими підрозділами. Приймати акти правового характеру без попередньої перевірки юридичною службою не допускається;

• разом з іншими структурними підрозділами складає висновки за проектами наказів та іншими актами, готує та вносить у встановленому порядку пропозиції щодо зміни чи скасування відомчих нормативних актів та актів підприємства, які фактично втратили чинність, не відповідають умовам господарювання або видані з порушенням вимог законодавства;

• здійснює контроль за відповідністю законодавству актів, прийнятих керівниками структурних підрозділів, доповідає керівнику підприємства з питань упровадження заходів щодо їх зміни чи скасування;

• забезпечує облік і зберігання текстів законодавчих та інших нормативних актів, а також актів нормативного характеру, виданих підприємством, підтримує їх у контрольному стані;

• бере участь у підготовці, укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їхнім проектам;

• надає правову допомогу в процесі створення, освоєння та впровадження науково-технічних розробок, новітніх технологій, а також у здійсненні заходів щодо поліпшення якості продукції (робіт, послуг), зменшення втрат від ви­пуску неякісної продукції;

• організовує претензійну й веде позовну роботу, представляє в установленому законодавством порядку інтереси підприємства в судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів; дає правову оцінку претензіям, що пред'явлені до підприємства чи підприємством, у зв'язку з порушенням майнових прав і законних інтересів; контролює додержання структурними підрозділами встановленого на підприємстві порядку пред'явлення й розгляду претензій;

- аналізує наслідки розгляду претензій, позовів і судових справ, практику укладення та виконання договорів (контрактів); вносить керівнику підприємства пропозиції щодо вдосконалення правового забезпечення господарської діяльності; дає висновки щодо правомірності списання матеріальних цінностей, дебіторської заборгованості, непродуктивних витрат і дає правову оцінку фактам нестач, крадіжок, безгосподарності, випуску неякісної продукції, псування майна; розглядає матеріали про відшкодування за рахунок винних осіб матеріальної шкоди, що готуються відповідними підрозділами на основі економіко-правового аналізу даних бухгалтерського обліку і статистичної звітності, інших документів фінансово-господарської діяльності підприємства та матеріалів перевірок, здійснених правоохоронними і контролюючими органами; сприяє додержанню законності в реалізації прав трудового колективу під час вирішення ним питань виробничого характеру й соціального розвитку; бере участь у підготовці та укладенні колективного договору, консультує виборні органи трудового колективу з питань законодавства, що стосуються їх повноважень;

- разом з відповідними підрозділами підприємства бере участь у підготовці заходів щодо зміцнення трудової дисципліни, забезпечення охорони праці на виробництві; надає правову допомогу працівникам підприємства, які потребують соціального захисту;

- забезпечує правильне застосування норм трудового, житлового, пенсійного та інших видів законодавства, що стосуються прав і законних інтересів працівників, вносить пропозиції керівнику підприємства щодо поновлення порушених прав; у разі невиконання вимог законодавства під час звільнення працівника з роботи, переведення на іншу роботу, притягнення до дисциплінарної чи матеріальної відповідальності готує письмовий висновок з пропозиціями щодо усунення порушень;

- бере участь у забезпеченні додержання законодавства про охорону навколишнього природного середовища та вжиття заходів, спрямованих на запобігання його порушенням;

• сприяє своєчасному впровадженню заходів за протестами та поданнями прокуратури, окремими ухвалами суду, рішеннями, постановами, ухвалами господарського суду, відповідними документами інших правоохоронних і контролюючих органів;

• організовує і виконує роботу, пов'язану з підвищенням рівня правових знань працівників підприємства, інформує про законодавство, роз'яснює практику його застосування; дає консультації з правових питань.

Юридична служба підприємства має право:

• перевіряти додержання законності на підприємстві та в його структурних підрозділах;

• одержувати у встановленому порядку від посадових осіб підприємства, його структурних підрозділів документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на неї завдань;

• інформувати керівника підприємства в разі покладення на юридичну службу виконання роботи, що не належить до її функцій чи виходить за її межі, а також якщо відповідні підрозділи або посадові особи не надають документів, інших матеріалів, необхідних для вирішення порушених питань;

• залучати за згодою керівника структурного підрозділу підприємства відповідних спеціалістів для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розробки заходів, що здійснюються юридичною службою відповідно до покладених на неї обов'язків;

• брати участь у засіданнях колегіальних органів, у нарадах, які проводяться на підприємстві, у разі розгляду на них питань щодо практики застосування законодавства.

Пропозиції юридичної служби щодо приведення у відповідність до законодавства проектів рішень, наказів, інших правових актів підприємства, що суперечать закону, є обов'язковими для розгляду керівником підприємства та його структурних підрозділів.

Працівник юридичної служби, який не вжив передбачених Загальним положенням про юридичну службу заходів щодо усунення порушень законодавства, які призвели до негативних економічних наслідків, обмеження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність в установленому законодавством порядку.

Поиск по сайту: