Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.
Для выработки в сложных экономических системах эффективных управляющих воздействий требуется наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления переработать значительные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана необходимость разработки АИС в экономике.
АИС - человеко-машинная система с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.
В зависимости от технологического и функционального аспектов рассмотрения АИС может быть разбита на несколько составляющих элементов (рис. 5). Используя технологический аспект рассмотрения, в АИС выделяют аппарат управления, а также технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. Выделив аппарат управления, оставшиеся элементы, технологически тесно взаимоувязанные, при условии единого системного использования экономико-математических методов и технических средств управления образуют автоматизированную информационную технологию данных (АИТ).
Являясь человеко-машинной системой, в рамках которой реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии, АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления и аппаратом управления, а также вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.
Рис.3. Структура АИС и информационных технологий.
Рис.5. Структура АИС и информационных технологий
Функции информационных технологий определяют их структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов, обработку, накопление и хранение данных, формирование результатной информации; передачу данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов (расчетов) — к потребителям информации для принятия управленческих решений.
Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации:
1. Особое значение при сборе и регистрации информации придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. (Например, на предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т. п.), в банках — при выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами). Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота — по-прежнему актуальным. Внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов пли накопления полученных данных в системе.
2. Передача данных осуществляется различными способами, с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций.
Особое значение дистанционный способ передачи информации имеет в многоуровневых межотраслевых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных.
3. Подготовка входных массивов или машинное кодирование — процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Запись информации на машинные носители осуществляется на ПЭВМ как самостоятельная процедура или как результат обработки.
4. Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку. С этой операцией непосредственно связан поиск данных.
5. Обработка экономической информации производится на ПЭВМ, как правило, децентрализованно, в местах возникновения первичной информации, где организуются АРМ специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.). Обработка, однако, может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ПЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач. Могут также формироваться результатные сводки.
6. Принятие решения осуществляется на основе тщательного анализа результатной информации. Задача осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Автоматизации выработки оптимальных решений способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений.