Элементы и роли собрания

Необходимость проведения любого собрания и его задачи обуславливаются различными внешними и внутренними причинами (обстоятельствами). Рассмотрим основные элементы процесса организации и проведения собрания и те роли, которые присутствуют в каждом из этих элементов.

Подготовка собрания

Организатор (организаторы) собрания:

- формулирует задачи собрания;

- находит и готовит помещение и необходимые материалы (плакатная бумага, скотч, маркеры);

- находит ведущего собрания;

- приглашает эксперта.

Примечание: расстановка стульев должна позволять всем участникам видеть друг друга, ведущего и летопись (наилучший вариант – полукругом).

Роль эксперта в «МВ» необязательна. Эксперт приглашается по желанию организатора или участников собрания.

Ведущий собрания:

- самостоятельно или совместно с организатором планирует процесс проведения собрания исходя из поставленных задач;

- находит летописца.

Примечание: важно, чтобы все участники встречи понимали разницу между содержанием собрания (что будет обсуждаться) и его процессом (как пройдет обсуждение). Процесс проведения собрания должен быть заранее определен его организаторами, ведущим и при необходимости согласован с участниками. Это нужно для того, чтобы на самом собрании группа не отвлекалась от содержания, сосредоточившись на решении поставленной задачи.

Проведение собрания

Ведущий:

Представляется сам, представляет летописца, эксперта.

Знакомит участников группы с задачей и процессом (планом) собрания.

Находит среди участников человека на роль хронометриста, который будет следить за временем.

В ходе проведения собрания:

- удерживает участников от критики идей друг друга и предупреждает выпады в адрес конкретного человека;

- активизирует работу группы;

- не дает группе уклониться от поставленной задачи;

- дает возможность летописцу успевать записывать все предлагаемые идеи;

- подчеркивает переход от одного этапа работы к другому (см. Этапы «МВ»);

- предлагает свои идеи с разрешения группы.

Летописец:

Ведет летопись собрания, записывая все предлагаемые идеи.

Нумерует и датирует листы летописи.

При записи использует чередование цветов. Маркерами ярких цветов (красный, оранжевый) записываются задачи и выделяются приоритетные идеи. Сами идеи записываются маркерами синего, зеленого, коричневого цветов.

При записи идей использует точки вместо номеров.

Предлагает свои идеи с разрешения группы.

Участник группы:

Предлагает свои идеи по решению поставленной задачи.

Следит за правильностью записей летописца.

Не уклоняется от поставленной задачи.

Берет на себя часть ответственности за принятое группой решение.

Хронометрист:

Ведет себя как участник группы.

Следит за временем, сигнализирует ведущему о его окончании.

Организатор: ведет себя как участник группы.

Эксперт: ведет себя как участник группы. По просьбе группы дает свою оценку идей и (или) принятого решения.

Летопись:

Показывает, что все предложенные идеи услышаны и записаны.

Позволяет избежать повторений.

Помогает сориентироваться опоздавшим участникам.

Является памятью группы.

Завершение собрания

Организатор:

Выходит из роли участника группы.

Благодарит за работу ведущего, летописца, участников, эксперта.

Оценивает работу группы с помощью обратной связи.

Организует распределение заданий, определение последующих действий по реализации принятого решения.

Делает объявления организационного характера.

Этапы «МВ»

«МВ» включает в себя три последовательных стадии, состоящих, в свою очередь, из этапов. Во время стадии «Открытие» группой предлагается максимально возможное количество идей по решению поставленной перед ней задачи. Она включает этапы: «Мозговой штурм» и «Прояснение». Стадия «Сужение» позволяет систематизировать предложенные идеи и включает этапы: «Объединение схожих идей» и «Определение приоритетов». В ходе стадии «Закрытие группа приходит к согласию и принимает решение.

«Мозговой штурм»

Ознакомившись с задачей и процессом (планом) собрания, группа определяет время мозгового штурма (не более 10 минут, затем группа может добавить время для «мозгового штурма» еще).

Цель: собрать и записать максимум идей по решению поставленной задачи.

Правила:

- все предлагаемые идеи записываются (даже если они не совсем реальны);

- идеи не критикуются и не обсуждаются.

«Прояснение»

По окончании мозгового штурма ведущий зачитывает записанные идеи. Участник, которому не ясен смысл какой-либо идеи, сигнализирует об этом ведущему. Ведущий просит автора идеи прояснить ее.

Цель: добиться того, чтобы все участники понимали смысл каждой идеи. При этом важно не допустить активного обсуждения идей, их критики и спора.

«Объединение схожих идей»

После прояснения можно объединить тождественные или схожие по смыслу идеи, но только с согласия их авторов. Объединенные идеи помечаются одинаковыми символами (знаками) и далее рассматриваются как одна идея.

Цель: исключить повторения идей.

«Определение приоритетов»

Цель: определить приоритетные идеи.

Общее количество идей делится на 3. Получившееся число представляет собой количество голосов, имеющихся у каждого участника.

Правила голосования:

- участник может отдать за одну идею только один свой голос;

- участник может использовать не все имеющиеся у него голоса.

Участники в течение 1-2 минут выбирают идеи, после чего происходит голосование. Ведущий зачитывает идею, выбравшие ее участники поднимают руки. Ведущий подсчитывает количество поднятых рук, летописец записывает его справа от идеи маркером яркого цвета. Идеи, не набравшие голосов, не вычеркиваются, а отмечаются нулем.

После голосования по его результатам группа определяет приоритетные идеи, набравшие наибольшее количество сторонников. Число приоритетных идей в зависимости от задачи может быть различным, но, как правило, это 2-3 идеи, максимум 5.

«Принятие решения»

группа обсуждает приоритетные идеи, при необходимости уточняет детали каждой из них. Для принятия решения группа может использовать один из следующих способов:

- работать дальше с несколькими идеями одновременно, попробовав объединить их;

- принять несколько идей и, разбившись на микрогруппы, разработать каждую из них;

- провести определение приоритетов или простое голосование среди приоритетных идей.

Если согласие не достигнуто, группа с помощью обратной связи анализирует процесс подготовки и проведения собрания и принимает решение по дальнейшей работе.

Метод взаимодействия – нечто вроде автопилота в самолете. Если собрание отклоняется от намеченного курса, ролевая система взаимодействий корректирует его. Для успешного применения «МВ» необходимо наличие его обязательных составляющих, о которых говорилось в начале. При их отсутствии следует применять иной метод выработки и принятия решения.

«МВ» достаточно прост, его система будет понятна любому коллективу, и, применяя его при организации и проведении собраний, можно получить очень эффективные результаты.

Поиск по сайту: