Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

ЕТИКЕТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ (E-MAIL)



 

Електронна пошта — зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування. Він, очевидно, ніяк не схожий на написання довгих документів, але водночас це і не телефонна розмова чи бесіда з людиною, що знаходиться поруч з вами. Електронна пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування — виразу обличчя, жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:

 

 

· Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.

 

· Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.

 

· Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як "плоске", а ще гірше — вороже чи образливе.

 

· Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.

 

· Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.

 

· Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.

 

· Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та "смайликів" ("smileyз"), вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.

 

· Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім'я, назва вашої компанії, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з'являтися у кінці кожного вашого листа.

 

 

· Не надсилайте довгих додатків до ваших листів. Якщо вам необхідно відправити великий обсяг матеріалу, зв'яжіться з адресатом та з'ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою (можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система прийняти великий обсяг матеріалу.

 

· Відправляйте електронні листи лише тоді, коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп'ютери колег, ділових партнерів та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями. Наприклад, не варто відправляти колезі електронний лист з повідомленням про те, що ви передаєте йому меморандум. Однак якщо ви очікуєте від колеги відповіді на переданий йому меморандум до певної дати і не отримали її вчасно, абсолютно допустимо надіслати йому електронний лист з нагадуванням.

 

· Відправляйте своє повідомлення лише тим, на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного повідомлення.

 

· Не передавайте електронною поштою інформації, яка розрахована лише на одну людину. Коли ви пишете електронний лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи звичайну пошту.

 

· Не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу.

 

· Не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу.

 

· Перед тим, як відправити ваш лист, ще раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи сподобається адресату.

 

· Ніколи не відправляйте лист, будучи роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась; уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку "Send", ви втрачаєте контроль над своїм відправленням.

 

· Відправляючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо відповідь не передбачається, також зазначте це.

 

· Щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту.

 

· За можливості давайте відповідь на отримані листи у найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це відповідну особу.

 

· Ніколи не надсилайте спам ("врат") — різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі і т. ін. — колегам та діловим партнерам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.

 

ЩО КОЛИ ВІДПРАВЛЯТИ: ДІЛОВИЙ ЛИСТ, МЕМОРАНДУМ, ФАКС, E-MAIL?

 

 

Завжди вибирайте відповідну форму письмового спілкування залежно від необхідного у кожній конкретній ситуації рівня формальності, конфіденційності та швидкості відповіді. При цьому пам'ятайте, що, незважаючи на те, яку саме форму ви вибрали — діловий лист, меморандум, факс чи e-mail, стиль викладу має залишатися незмінним (ви завжди повинні намагатися викласти необхідний зміст чітко, зрозуміло і поважливо).

 

 

Якщо необхідний високий рівень формальності

 

 

Використовуємо Не використовуємо

 

Ділові листи, меморандуми Факси, електронні листи

 

 

Якщо необхідна швидка відповідь

 

 

Використовуємо Не використовуємо

 

Факси, e-mail Ділові листи, меморандуми

 

Якщо необхідна конфіденційність

 

 

Використовуємо Не використовуємо

 

Ділові листи, меморандуми Факси, e-mail

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

 

А. Визначте, яка поведінка є ввічливою, а яка — ні.

 

 

1. Підійшовши до ліфтів, нажати кнопки "Вверх" (або "Вниз") усіх ліфтів.

 

2. Притримати руками двері ліфта для того, щоб усі бажаючі мали можливість вийти або зайти.

 

3. На прохання когось із пасажирів нажати кнопку потрібного йому поверху.

 

4. Попередити бажаючих зайти у ліфт: "Ліфт переповнений. Зачекайте, будь ласка, наступний ".

 

5. Увійти до ліфта, як тільки відчиняться двері, до того, як пасажири вийдуть з нього.

 

6. Пройти до стіни або вглиб ліфта, звільняючи місце для інших пасажирів.

 

 

Б. Дайте відповіді "Так" чи "Ні".

 

 

1. Через двері, які обертаються, гість проходить першим.

 

2. Колеги починають рух по сходах незалежно під статі, у даній ситуації це не мас ніякого значения.

 

3. Досить поширене правило ділового етикету - "Першим у двері проходить той, хто підійшов до них першим - працює також і утому випадку, коли до дверей наближаються гість та госполар офісу.

 

4. Домовляючись про лілову зустріч, господарю не варто пояснювати гостю, як дістатися до офісу: гість -~ ие маленька дитина, сам розбереться.

 

5. Зайшовши до кабінету господаря, гість без запрошення сідає на те місце, яке йому сподобалося.

 

6. Неформальна бесіда на початку ділової зустрічі може тривати як завгодно довго.

 

 

В. Виберіть правильний (найбільш підходящий) варіант відповіді.

 

 

1. У робочому кабінеті/індивідуальному робочому місці можуть знаходитись: а) фотографія дітей/сімейна фотографія — на робочому столі; б) спортивні нагороди, отримані у шкільні та студентські роки — на відкритих полицях; в) диплом про закінчення міжнародних курсів менеджерів — на стіні; г) ікони — на стіні; д) підшивка літературного журналу за останні 5 років — на відкритих полицях або у шафі; е) коробка цукерок — на робочому столі.

 

2. У тому випадку, коли ви бачите, що не встигаєте виконати дане вам завдання вчасно, ви:

 

 

а) нікому нічого не говорите до встановленої дати, а на запланованій діловій зустрічі повідомляєте про затримку;

 

б) заздалегідь повідомляєте про затримку всіх зацікавлених осіб, пояснюєте причину і називаєте новий, реальний, на ваш

 

погляд, строк виконання завдання;

 

в) заздалегідь повідомляєте про затримку всіх зацікавлених осіб і очікуєте від начальника/керівника, щоб він визначив новий

 

строк виконання завдання.

 

 

3. Берегти та ефективно використовувати робочий час допомагають:

 

а) впорядкований кейс/портфель;

 

б) наявність кількох робочих щоденників;

 

в) накопичення та зберігання усіх ділових паперів, з якими колись доводилось працювати;

 

г) вміння чітко організувати та направляти ділову бесіду з колегою;

 

д) планування заходів один за одним, без певного проміжку часу між ними: так можна встигнути зробити більше.

 

 

СИТУАЦІЇ

 

 

А

 

 

Чоловік і жінка, які мають рівне службове становище, ідуть по коридору. Співробітниця підходить до дверей першою, при цьому чоловік поквапливо обходить її, щоб відкрити двері для неї. Співробітниця заперечує.

 

Де допущено помилку?

 

 

Б

 

До вашого кабінету зайшов колега, який не має дозволу на роботу з конфіденційними матеріалами. Він — ваш хороший приятель. Незважаючи нате, що у вас на столі лежить документ, який містить закриту інформацію, ви пропонуєте колезі присісти до столу та випити з вами кави. Він погоджується і починає розмову про плани на наступні вихідні.

 

Де було допущено помилку?

 

Відповіді на контрольні запитання

 

 

А

 

Ввічливою є поведінка у ситуаціях: 2; 3; 4; 6.

 

Неввічливою є поведінка у ситуаціях: 1; 5.

 

 

Б

 

1. Ні. Першим через двері, що обертаються, проходить не гість, а хазяїн офісу. Вийшовши із дверей, він чекає на гостя, а потім вказує йому напрямок подальшого руху.

 

2. Так. Колеги починають рух по сходах незалежно від статі. Уданому випадку значення має, хто першим підійшов до них.

 

3. Ні. Господар має відчинити двері і, притримавши їх, дати можливість гостю пройти першим.

 

4. Ні. Домовляючись про ділову зустріч, господар має пояснити, як дістатися до офісу/визначеного місця, назвавши при цьому оптимальний маршрут.

 

5. Ні. Гість чекає, поки хазяїн офісу не запропонує сісти і вкаже відповідне місце.

 

6. Ні. Неформальна бесіда, як правило, триває 3—5 хвилин, потім присутні переходять до обговорення ділових питань.

 

 

В

 

1. а); в). Не варто виставляти у робочому кабінеті нагороди, отримані багато років тому, які, до того ж, ніяк не стосуються

 

вашої теперішньої діяльності. Предмети, пов'язані з релігією, краще за все тримати вдома: ваші релігійні погляди — ваша

 

власна справа. Так само вдома тримайте і старі журнали, якщо ви не можете змусити себе викинути їх або до цього просто

 

не доходять руки: захаращуючи кабінет, ви втрачаєте необхідне місце для ваших робочих паперів. До цього додається

 

можливість втратити час, розшукуючи серед журналів документи, які, ви думаєте, можливо там лежать (і яких там швидше

 

за все немає). Наявність старих літературних журналів у вашому кабінеті буде виправдана лише у тому випадку, коли ваша

 

робота передбачає їх постійне використання. Коробку цукерок краще за все тримати у закритому місці, наприклад у

 

шухляді: у такий спосіб вона не буде постійно спокушати вас.

 

2. б). У тому випадку, коли ви не встигаєте з виконанням певної роботи, варто заздалегідь попередити про це всі зацікавлені

 

сторони, обов'язково пояснити причину затримки і назвати новий, на ваш погляд, реальний, термін виконання роботи. І зробити все можливе і неможливе, щоб вкластися у визначені вами строки.

 

3. а); г). Велика кількість ділових щоденників тільки забиратиме час: вам доведеться перегортати сторінки не одного, а кількох записників. Наявність усіх старих паперів ніколи не допомагала у роботі: вони забирають місце і, як правило, не розкладені по файлах, а тому їх практично не можна використовувати. Навіть у тому випадку, коли старі папери впорядковані, переважна частина їх, очевидно, застаріла, а отже, вам не потрібна. Плануючи справи без необхідного додаткового проміжку часу між ними, ви наражаєте себе на небезпеку: у разі однієї — двох непередбачених затримок, запізнюватися на всі подальші заходи або просто бути змушеним відміняти чи переносити їх на інший день.

 

 

СИТУАЦІЇ

 

 

А

 

 

Помилкою було заперечення з боку співробітниці на бажання колеги-чоловіка відчинити їй двері. Чоловік продемонстрував традиційні манери, які тепер все частіше поступаються місцем більш практичному діловому підходу до взаємовідносин між колегами різної статі. Та навіть думаючи, що співробітниця була права, вважаючи, що двері відчиняє той, хто першим до них підходить, слід визнати її неввічливість у тому, що вона звернула увагу на поведінку чоловіка (його бажання відчинити двері), але при цьому не дала йому можливості проявити себе джентльменом.

 

Б

 

 

У даному випадку співробітниками було допущено кілька помилок. Перша і найсерйозніша — незважаючи на те, що ваш колега не має доступу до закритих документів, ви залишили конфіденційні матеріали відкритими на столі, до якого запросили його підсісти. Необхідно було, як мінімум, перегорнути документ чистою стороною догори, а краще — заховати у шухляду чи сейф, адже ви не збираєтесь у найближчий час працювати з ним. До того ж, є вірогідність зіпсувати важливі папери кавою, яку ви з приятелем зараз зібралися пити і яку випадково можна розлити на стіл.

 

Інша помилка, можливо, не така очевидна — ви перериваєте свою роботу (думки, що були у вас, можуть загубитися під час незапланованої перерви), збираєтесь пити каву і у такий спосіб втрачаєте свій час. Гає свій робочий час і ваш колега: плани на вихідні можна обговорити пізніше — протягом ланчу, у заплановані малі перерви або ж після роботи. Запрошення на каву не матиме ніяких зауважень лише у тому випадку, коли колега зайшов до вас у встановлений в офісі час відпочинку/ланчу.

 

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.