НАЙПОШИРЕНІШІ ПОМИЛКИ У СФЕРІ ДІЛОВОГО ЕТИКЕТУ 11 страница

· Закінчивши роботу і збираючись додому, заховайте та закрийте усю важливу документацію. Якщо ви належите до людей, у яких хочеш-не хочеш завжди "гори" паперів навкруги, переконайтесь, що "гори", які лишаються без догляду, не містять ніякої конфіденційної інформації, а всі документи надійно сховані.

· Перекладаючи будь-куди конфіденційні матеріали, складіть їх у конверт чи папку. Якщо ви виходите з такими документами зі свого кабінету чи індивідуального робочого місця, вони мають знаходитися у вашому закритому портфелі.

· Якщо за певних умов ви змушені відправити конфіденційні матеріали поштою, складіть їх у конверт з позначкою "Конфіденційно", а після того покладіть цей закритий спеціальною печаткою конверт у інший, який також має відповідну позначку. У такий спосіб ніхто не зможе зробити вигляд, що не бачив попередження.

· Ніколи не викидайте конфіденційні матеріали у смітник. Знищуйте їх.

Очевидно, що відповідні співробітники вашої фірми стежать за безпекою документів, які існують в електронному вигляді, встановлюючи спеціальні коди, шифри, паролі і т. ін. Знайте усі існуючі у вашому офісі подібні засоби, безпомилково і постійно використовуйте їх.

Назвемо кілька можливих способів захистити конфіденційну інформацію, працюючи на комп'ютері:

· Якщо ви залишаєте свій робочий стіл хоч на хвилину, увімкніть економічну заставку та заблокуйте комп'ютер

паролем. Якщо ви не знаєте, як це зробити, запитайте у співробітника, який відповідає за питання такого роду.

· Роздруковуючи інформацію з комп'ютера на принтері, яким крім вас користуються інші співробітники, зразу ж виймайте надруковане.

· Зберігайте комп'ютерні диски з конфіденційними документами та програмами у закритих шухлядах або сейфах.

· Вимикайте ваш комп'ютер на ніч.

· Нікому не давайте свої комп'ютерні диски.

· Не відправляйте ніяких конфіденційних матеріалів електронною поштою, якщо тільки ви не впевнені на 100 відсотків, що ваша система безпечна.

· Взявши портативний комп'ютер у ділову поїздку, не залишайте його без догляду ні в приміщенні фірми, куди ви приїхали, ні в готельному номері.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

А. Визначте, яка поведінка є ввічливою, а яка — ні.

1. Підійшовши до ліфтів, нажати кнопки "Вверх" (або "Вниз") усіх ліфтів.

2. Притримати руками двері ліфта для того, щоб усі бажаючі мали можливість вийти або зайти.

3. На прохання когось із пасажирів нажати кнопку потрібного йому поверху.

4. Попередити бажаючих зайти у ліфт: "Ліфт переповнений. Зачекайте, будь ласка, наступний ".

5. Увійти до ліфта, як тільки відчиняться двері, до того, як пасажири вийдуть з нього.

6. Пройти до стіни або вглиб ліфта, звільняючи місце для інших пасажирів.

Б. Дайте відповіді "Так" чи "Ні".

1. Через двері, які обертаються, гість проходить першим.

2. Колеги починають рух по сходах незалежно під статі, у даній ситуації це не мас ніякого значения.

3. Досить поширене правило ділового етикету - "Першим у двері проходить той, хто підійшов до них першим - працює також і утому випадку, коли до дверей наближаються гість та госполар офісу.

4. Домовляючись про лілову зустріч, господарю не варто пояснювати гостю, як дістатися до офісу: гість -~ ие маленька дитина, сам розбереться.

5. Зайшовши до кабінету господаря, гість без запрошення сідає на те місце, яке йому сподобалося.

6. Неформальна бесіда на початку ділової зустрічі може тривати як завгодно довго.

В. Виберіть правильний (найбільш підходящий) варіант відповіді.

1. У робочому кабінеті/індивідуальному робочому місці можуть знаходитись: а) фотографія дітей/сімейна фотографія — на робочому столі; б) спортивні нагороди, отримані у шкільні та студентські роки — на відкритих полицях; в) диплом про закінчення міжнародних курсів менеджерів — на стіні; г) ікони — на стіні; д) підшивка літературного журналу за останні 5 років — на відкритих полицях або у шафі; е) коробка цукерок — на робочому столі.

2. У тому випадку, коли ви бачите, що не встигаєте виконати дане вам завдання вчасно, ви:

а) нікому нічого не говорите до встановленої дати, а на запланованій діловій зустрічі повідомляєте про затримку;

б) заздалегідь повідомляєте про затримку всіх зацікавлених осіб, пояснюєте причину і називаєте новий, реальний, на ваш

погляд, строк виконання завдання;

в) заздалегідь повідомляєте про затримку всіх зацікавлених осіб і очікуєте від начальника/керівника, щоб він визначив новий

строк виконання завдання.

3. Берегти та ефективно використовувати робочий час допомагають:

а) впорядкований кейс/портфель;

б) наявність кількох робочих щоденників;

в) накопичення та зберігання усіх ділових паперів, з якими колись доводилось працювати;

г) вміння чітко організувати та направляти ділову бесіду з колегою;

д) планування заходів один за одним, без певного проміжку часу між ними: так можна встигнути зробити більше.

СИТУАЦІЇ

А

Чоловік і жінка, які мають рівне службове становище, ідуть по коридору. Співробітниця підходить до дверей першою, при цьому чоловік поквапливо обходить її, щоб відкрити двері для неї. Співробітниця заперечує.

Де допущено помилку?

Б

До вашого кабінету зайшов колега, який не має дозволу на роботу з конфіденційними матеріалами. Він — ваш хороший приятель. Незважаючи нате, що у вас на столі лежить документ, який містить закриту інформацію, ви пропонуєте колезі присісти до столу та випити з вами кави. Він погоджується і починає розмову про плани на наступні вихідні.

Де було допущено помилку?

Відповіді на контрольні запитання

А

Ввічливою є поведінка у ситуаціях: 2; 3; 4; 6.

Неввічливою є поведінка у ситуаціях: 1; 5.

Б

1. Ні. Першим через двері, що обертаються, проходить не гість, а хазяїн офісу. Вийшовши із дверей, він чекає на гостя, а потім вказує йому напрямок подальшого руху.

2. Так. Колеги починають рух по сходах незалежно від статі. Уданому випадку значення має, хто першим підійшов до них.

3. Ні. Господар має відчинити двері і, притримавши їх, дати можливість гостю пройти першим.

4. Ні. Домовляючись про ділову зустріч, господар має пояснити, як дістатися до офісу/визначеного місця, назвавши при цьому оптимальний маршрут.

5. Ні. Гість чекає, поки хазяїн офісу не запропонує сісти і вкаже відповідне місце.

6. Ні. Неформальна бесіда, як правило, триває 3—5 хвилин, потім присутні переходять до обговорення ділових питань.

В

1. а); в). Не варто виставляти у робочому кабінеті нагороди, отримані багато років тому, які, до того ж, ніяк не стосуються

вашої теперішньої діяльності. Предмети, пов'язані з релігією, краще за все тримати вдома: ваші релігійні погляди — ваша

власна справа. Так само вдома тримайте і старі журнали, якщо ви не можете змусити себе викинути їх або до цього просто

не доходять руки: захаращуючи кабінет, ви втрачаєте необхідне місце для ваших робочих паперів. До цього додається

можливість втратити час, розшукуючи серед журналів документи, які, ви думаєте, можливо там лежать (і яких там швидше

за все немає). Наявність старих літературних журналів у вашому кабінеті буде виправдана лише у тому випадку, коли ваша

робота передбачає їх постійне використання. Коробку цукерок краще за все тримати у закритому місці, наприклад у

шухляді: у такий спосіб вона не буде постійно спокушати вас.

2. б). У тому випадку, коли ви не встигаєте з виконанням певної роботи, варто заздалегідь попередити про це всі зацікавлені

сторони, обов'язково пояснити причину затримки і назвати новий, на ваш погляд, реальний, термін виконання роботи. І зробити все можливе і неможливе, щоб вкластися у визначені вами строки.

3. а); г). Велика кількість ділових щоденників тільки забиратиме час: вам доведеться перегортати сторінки не одного, а кількох записників. Наявність усіх старих паперів ніколи не допомагала у роботі: вони забирають місце і, як правило, не розкладені по файлах, а тому їх практично не можна використовувати. Навіть у тому випадку, коли старі папери впорядковані, переважна частина їх, очевидно, застаріла, а отже, вам не потрібна. Плануючи справи без необхідного додаткового проміжку часу між ними, ви наражаєте себе на небезпеку: у разі однієї — двох непередбачених затримок, запізнюватися на всі подальші заходи або просто бути змушеним відміняти чи переносити їх на інший день.

СИТУАЦІЇ

А

Помилкою було заперечення з боку співробітниці на бажання колеги-чоловіка відчинити їй двері. Чоловік продемонстрував традиційні манери, які тепер все частіше поступаються місцем більш практичному діловому підходу до взаємовідносин між колегами різної статі. Та навіть думаючи, що співробітниця була права, вважаючи, що двері відчиняє той, хто першим до них підходить, слід визнати її неввічливість у тому, що вона звернула увагу на поведінку чоловіка (його бажання відчинити двері), але при цьому не дала йому можливості проявити себе джентльменом.

Б

У даному випадку співробітниками було допущено кілька помилок. Перша і найсерйозніша — незважаючи на те, що ваш колега не має доступу до закритих документів, ви залишили конфіденційні матеріали відкритими на столі, до якого запросили його підсісти. Необхідно було, як мінімум, перегорнути документ чистою стороною догори, а краще — заховати у шухляду чи сейф, адже ви не збираєтесь у найближчий час працювати з ним. До того ж, є вірогідність зіпсувати важливі папери кавою, яку ви з приятелем зараз зібралися пити і яку випадково можна розлити на стіл.

Інша помилка, можливо, не така очевидна — ви перериваєте свою роботу (думки, що були у вас, можуть загубитися під час незапланованої перерви), збираєтесь пити каву і у такий спосіб втрачаєте свій час. Гає свій робочий час і ваш колега: плани на вихідні можна обговорити пізніше — протягом ланчу, у заплановані малі перерви або ж після роботи. Запрошення на каву не матиме ніяких зауважень лише у тому випадку, коли колега зайшов до вас у встановлений в офісі час відпочинку/ланчу.

Поиск по сайту: