НАЙПОШИРЕНІШІ ПОМИЛКИ У СФЕРІ ДІЛОВОГО ЕТИКЕТУ 5 страница

· Уникайте монотонності, затягнутості висловлення.

· Не використовуйте занадто довгих речень. Читаючи їх, адресат може загубити початок вашої думки десь посередині. Те саме стосується і довжини абзацу. Не варто робити абзаци розміром у пів сторінки. Як правило, читач не вчитується в них, а лише проглядає, при цьому, зрозуміло, гублячи певну частину інформації і гаючи час.

· Використовуйте активний, дієвий тон. Ваш лист має бути свідченням вашої готовності розглядати поставлені питання, вирішувати існуючі проблеми, а отже, діяти. Для цього слід використовувати не лише іменники з відповідним смислом, а й активні дієслова. Робоча група розгляне запропоновані пропозиції на наступному засіданні" звучить з більшою часткою активності і більш по-діловому, ніж: "Представлені пропозиції будуть розглянуті найближчим часом."

· Викладайте думки у логічній послідовності. Це допоможе читачу повністю зрозуміти написане вами, заощадить його час. Дотримуйтесь логічної послідовності не лише частин тексту (початок, основна частина, висновок), a й окремих абзаців та речень в них.

· Обов'язково відредагуйте написане. Скоротіть усе зайве, перевірте правильність написання слів, граматичних конструкцій та пунктуацію (всі коми, двокрапки, тире та інші знаки мають бути на своїх місцях). Наявність помилок у листі може бути свідченням ваших незнань, що аж ніяк не додасть позитивних рис до вашого іміджу. До того ж наявність помилок у вашому листі може мати ще більш вагомий негативний наслідок. Адресат може думати, що ви писали, поспішаючи, без належної уваги і не знайшли часу перевірити результати вашої роботи. Такий висновок у свою чергу поставить питання про загальний рівень вашої відповідальності за будь-яку справу, а також про ваше ставлення (повагу) до інших співробітників, ділових партнерів або клієнтів.

· Будьте ввічливим. Написане може здаватися більш грубим, агресивним та звинувачувальним, аніж сказане, тому що у тексті відсутні жести, міміка, які можуть пом'якшити враження від слів. "Не затримуйте звіт", очевидно, звучатиме грубо порівняно з: "Прохання надіслати звіт у визначені строки"/"Просимо надіслати звіт у визначені строки", хоча всі речення передають однаковий смисл. Будь-яку інформацію можна передати двома способами — ввічливо і поважливо та навпаки. Сказане у ввічливій, позитивній манері більш імовірно досягне мети (підштовхне адресата до бажаних вами дій, рішень і т. ін.), а також створить дружнє враження.

· Подайте написане у зовнішньо привабливому вигляді. Не перевантажуйте сторінку словами, залишайте досить вільного місця між реченнями, абзацами, параграфами і т. ін. Звичайно, за допомогою сучасної техніки ви зможете вмістити значну кількість інформації на одній сторінці, якщо будете використовувати найдрібніший шрифт. Але хто стане читати написане подібним чином? Чи захочете ви гаяти час на подібний документ? Використовуйте нумерацію, виділяйте основні положення. Варіюйте довжину речень та абзаців. Це буде свідченням того, що ви приділили належну увагу підготовці справді професійного документа.

3.5. ДІЛОВІ ЛИСТИ

Ділові листи — надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок дня працюючого.

Як правило, ділові листи пишуться на бланках організації/ компанії, для яких варто вибирати папір найвищої якості, яку дозволяє бюджет установи. Не варто використовувати офіційні бланки для персональних листів, у такий спосіб ви можете внести непорозуміння, що буде виявом непрофесіоналізму.

Більшість ділових листів пишуться з наміром спонукати адресата на певну відповідь. Виходячи з цього, намагайтеся, щоб написане вами було ефективним, чітким, наполегливим, але при цьому звучало доброзичливо і ні в якому разі не містило помилок.

Пишучи ділові листи, пам'ятайте поради спеціалістів з ділового етикету:

· Використовуйте папір найвищого ґатунку.

· Ніколи не відправляйте лист, написаний під впливом емоцій, раніше, ніж через 24 години з моменту написання (ви будете мати можливість подивитися на написане "свіжими" очима, без емоцій).

· Сплануйте, продумайте лист перед тим, як сісти його писати — визначте, що саме ви хочете сказати і в якій послідовності.

· Після обдумування напишіть текст. При цьому використовуйте пряму мову; вживайте активну лексику; варіюйте структуру речень; чітко формулюйте думки і викладайте їх у спокійному, дружньому тоні.

· Закінчивши лист, перечитайте його з тим, щоб за необхідності уточнити або обновити наведені дані, використану інформацію.

· Відредагуйте лист: перевірте правильність написання слів, побудови речень; оцініть його стиль, тон та зміст.

· Ще раз відредагуйте лист, а тільки потім можете його підписувати і відправляти.

· Усі ділові листи мають стандартну структуру:

· Дата відправлення (число, назва місяця повністю, рік).

· Реєстраційний номер (номер відповідного відділу, файла).

· Адреса отримуючої сторони:

- повне ім'я особи та повна офіційна назва посади, яку вона обіймає;

- повна назва компанії/організації/установи;

- поштова адреса.

· Звертання. Як правило, це — "Шановний пане...", "Шановна пані...". Завжди використовуйте прізвище особи, коли не певні у прийнятності використання імені. У такому випадку краще бути більш формальним. Ви можете використати ім'я лише тоді, коли маєте дружні стосунки з людиною і знаєте, що звертання по імені буде сприйняте нею як належне. Звертання по імені можливе і тоді, коли ви отримали відповідний дозвіл безпосередньо від конкретної особи.

Намагайтеся уникати формулювання "Кого це стосується". Як правило, значна частина, якщо не більшість, листів з подібним звертанням закінчує своє життя у смітнику, їх викидають співробітники, які думають, що цей лист їх не стосується. Навіть якщо лист залишиться для розгляду, пройде багато часу, аж поки він дійде до відповідного офісу.

· Початок. Як правило, у ньому викладається основна тема/ мета листа.

· Основна частина. В ній обговорюються необхідні положення, наводяться факти або опис, надається відповідне пояснення.

· Закінчення. Містить перелік заходів, які вживатиме сторона, що відправляє лист, або називаються дії, що очікуються від сторони-адресата.

· Заключний комплімент. Вибирається залежно від того, наскільки знайомі сторони та які у них стосунки ("Усього найкращого", "Найкращі побажання", "З повагою" і т. ін.).

· Підпис особи — автора листа. Як правило, тут вживається повне ім'я, хоч у випадках більш близьких відносин можливе вживання лише імені. При бажанні можна вказати всі почесні звання, титули особи, яка підписала лист.

· Примітки. Якщо лист був надрукований іншою особою, тут ставляться її ініціали. У тому випадку, коли до листа докладається інший документ/документи, ви можете поставити відповідну відмітку — "Вкладення". Якщо ви надсилаєте копії листа комусь іще, крім названого вище адресата, можливо написати: "Копії", а потім у алфавітному порядку назвати імена людей, яким відправлена копія.

Відмітка "Копії" вказує адресату, що крім нього є співробітники, які також пов'язані з вирішенням конкретного питання. Для інших осіб та відділів, що отримали копії, ця відмітка є свідченням того, що до них можуть звертатися при вирішенні цього питання.

Якщо ви відправите копію листа особі, яка обіймає вищу посаду, ніж адресат, він може розцінити такі дії як вияв вашого сумніву щодо його здатності вирішити це питання самому. Для того, щоб уникнути подібної небажаної ситуації, варто пояснити ваші дії у головній частині документа, сказавши, наприклад: "Я надсилаю копію цього листа для ознайомлення керівнику Вашого відділу. Він особисто попросив мене зробити це під час засідання у минулу п'ятницю". Відправлення копій листа іншим особам без повідомлення про це адресата є виявом непрофесіоналізму та поганих манер.

ВІДПОВІДЬ НА ЛИСТИ

Отримавши діловий лист, працюйте з ним як належить професіоналу. Зразу ж прочитайте його, щоб визначити, які дії з вашої сторони він передбачає.

За нормами ділового етикету, відповідь на важливі листи необхідно давати протягом 48 годин. Для менш важливої пошти цей термін від 5 до 14 днів. Завжди необхідно надсилати відповідь, навіть якщо це просте повідомлення про отримання листа. Багато організацій мають стандартні форми бланків-повідомлень, які відправляються факсом або поштою. Навіть будучи безособовою формою листування, повідомлення такого роду дають автору листа впевненість у тому, що процес, запущений ним, іде.

Якщо ви маєте багато поточної роботи, варто все одно відповісти адресату, сказавши, що дасте вичерпну відповідь, коли матимете час і можливість. У такий ситуації просте "Я отримав твою інформацію, думаю, що зможу відповісти на неї найближчим часом" буде значно краще, ніж відсутність відповіді взагалі.

Вважається ввічливим давати відповідь на запитання, підняті у листі, у тому порядку, в якому вони були поставлені. Це полегшує розуміння і тим допомагає зберегти час.

3.6. КОНТАКТИ ІЗ ЗАСОБАМИ МАСОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Загальновизнаним є той факт, що ЗМІ можуть значною мірою вплинути на кар'єру і майбутнє посадової особи, значного бізнесмена, врешті-решт, будь-якої людини. І цей вплив може бути як позитивним, так і негативним.

Чим вищу сходинку в суспільній ієрархії займає та чи інша особа, тим менше приватного захищеного життя вона має. Життя цієї особи, як і членів її родини, стає відкритим для публіки, і все, що вони кажуть і роблять, помічається, оцінюється, а часом і піддається критиці. Цього слід очікувати, адже, якщо та чи інша особа своєю діяльністю певною мірою впливає на життя інших людей, справедливим і зрозумілим є бажання знати про неї якомога більше і оцінювати отриману інформацію.

Будь-яка особа, життя та діяльність якої є цікавими та повними подій, приречена на увагу ЗМІ. Деякі не згодні з такою ситуацією і відмовляються від співробітництва, інші стають надто доступними, приймаючи кореспондентів та репортерів у будь-який час. Середнє між цими двома позиціями і є найбільш оптимальним способом підтримання контактів зі ЗМІ.

Більшість установ, компаній, фірм і т. ін. мають у своєму штаті прес-секретарів або співробітників, які відповідають за зв'язки з громадськістю та пресою, основним завданням яких є саме співпраця зі ЗМІ. Вони знають і усвідомлюють важливість того, що називається "хорошою пресою", і за можливості сприяють представникам ЗМІ добре виконувати їх роботу. Навіть якщо якась ситуація є делікатною або ж болючою, те, як її висвітлюють телебачення, радіо чи преса, може значною мірою змінити її сприйняття та оцінку громадською думкою.

ПРЕС-РЕЛІЗ

Важливі події чи заходи, очевидно, викличуть інтерес ЗМІ. Щоб уникнути небажаних ситуацій, різного роду непорозумінь або ж неправильного тлумачення, інформацію про них варто передавати представникам ЗМІ у письмовій формі.

Прес-релізи мають бути написані чітко і повинні з перших слів привертати увагу читачів. Не варто готувати прес-реліз з приводу будь-якої незначної події. У такому випадку, коли відбудеться справді великий і важливий захід, прес-реліз, підготовлений з цього приводу, буде лише черговим у низці попередніх, до яких публіка вже звикла, а тому не звертає особливої уваги.

Ваші матеріали мають включати якісні і цікаві фотографії; заголовок або короткий вступ, який зразу ж приверне увагу читачів і викличе у них бажання прочитати увесь матеріал. Текст має бути ретельно вичитаним і не містити помилок та ляпів.

Будьте готові до того, що репортери можуть продовжувати стежити за розвитком подій, використовуючи прес-реліз лише як початковий матеріал.

СПІВПРАЦЯ З ПРЕДСТАВНИКАМИ ЗМІ

Стикаючись по роботі з репортерами, завжди будьте відкритими для співпраці та з повагою ставтеся до них. Ніколи не виявляйте зневаги чи агресивності.

За можливості намагайтеся надавати максимум необхідної інформації. Без затягувань повертайте телефонні дзвінки. Якщо ви будете повільно реагувати на виявлений до вас інтерес, репортери, щоб вкластися у відведені строки, швидше за все знайдуть якесь інше джерело потрібної їм інформації. Вам же необхідно, щоб вони отримали ваше розуміння того чи іншого питання не від когось, а саме від вас.

Підтримуйте та розвивайте дружні стосунки з представниками ЗМІ. Майте список телеканалів, радіостанцій, газет, інших періодичних видань та надсилайте по ньому запрошення на різного роду заходи, що організовує ваша установа/компанія/ фірма. Знайте, хто саме висвітлює події у вашій сфері діяльності.

ОСОБЛИВІ ПОДІЇ

У тих випадках, коли бажане висвітлення у ЗМІ якихось особливих подій чи заходів (виставок, презентацій, благодійних вечорів тощо), відповідне запрошення представникам тих чи інших телеканалів, радіостанцій, друкованих видань необхідно надсилати, виходячи з норм офіційного протоколу — за два тижні до запланованого заходу. У запрошенні слід вказати, чим ця подія, захід може зацікавити публіку (чому може стати новиною), а також висловити сподівання на те, що на заході будуть присутні співробітники, які зможуть підготувати відповідні матеріали і зробити фотографії.

Якщо представники ЗМІ запрошуються на благодійний вечір, презентацію та ін., бажано надсилати два запрошення. Можливо, що буде використане тільки одне запрошення і гість перебуватиме недовго, але показовою буде надана можливість бути присутнім на заході з партнером і висвітлювати його протягом усього часу.

На заході з розсадкою при розміщенні представників ЗМІ за столами слід виходити з того, що їх робота полягає у зборі нової, цікавої інформації, тому вони повинні сидіти серед гостей, а не знаходитися за окремим столом для представників ЗМІ, де вони зможуть спілкуватися лише між собою.

ІНТЕРВ'Ю

Погоджуючись дати інтерв'ю, ділова людина повинна бути готовою до різного роду запитань. (Очевидно, що масштаби діяльності цієї особи, її місце у суспільстві значною мірою визначають свободу представників ЗМІ у виборі запитань.) Не треба забувати про диктофони на інтерв'ю — зроблені записи допоможуть з'ясувати непорозуміння, що можуть виникнути. Якщо вам здається, що ви допустили помилку у своєму висловлюванні, і це було записано, одразу ж попросіть прослухати зроблений запис. У такий спосіб ви зможете без затримки зняти будь-які сумніви. Якщо поставлене запитання здається вам надто особистим, ввічливо скажіть про це. Зовсім необов'язково відповідати на всі питання тільки тому, що вони були поставлені.

Дуже корисно заздалегідь чітко сформулювати і тримати в пам'яті, а можливо і записати, усі положення, які ви хотіли б висвітлити під час вашого інтерв'ю. Це допоможе якнайкраще організувати ваші думки, не забути нічого важливого і вести розмову навколо тих питань, які ви вважаєте необхідними. Пам'ятайте, що все, сказане вами, може бути використане в ЗМІ, якщо тільки ви попередньо чітко не визначили, що та чи інша інформація надається вами для кращого розуміння журналістами вашої думки і не розрахована для оприлюднення (подальшої публікації чи озвучення).

У зв'язку з цим надзвичайно важливо заздалегідь вказати, що може бути висвітлено в ЗМІ, а що ні. Взагалі ж, якщо ви хочете, щоб щось залишилось "не для друку", не кажіть нічого зовсім. У тому випадку, коли ви бажаєте висловити думку, але не хочете, щоб вона була пов'язана з вашим іменем, поясніть це журналістам до того, як надати інформацію: "Ви можете процитувати "одного з членів ради директорів компанії*", але не називати моє ім'я, викладаючи те, що я вам зараз скажу. Домовились?"

Висловлюйтесь чітко і точно. Не називайте когось своїм діловим партнером, якщо насправді ця особа такою не е. Будьте особливо уважним під час запису радіо- або телеінтерв'ю. Редактори можуть не вирізати всі ваші невідповідні слова та вирази, як і різного роду неадекватні звуки: "М-м-м-м", "Хм", "Кхе-кхе" і т. ін. І, як результат, багато людей стануть свідками того, яке непрофесійне враження ви справляєте.

Не завжди є можливість і час ознайомитися з підготовленими матеріалами до їх виходу. У такому випадку варто виходити з того, що люди, які відповідають за їх підготовку, є професіоналами, які знають інтереси публіки і зацікавлені у високій якості своєї роботи, а тому їм можна довіряти. З іншого боку, ви змушені сприймати рішення журналістів навіть тоді, коли ці рішення можуть здаватися або ж бути помилковими.

ОСОБИСТІ КОНТАКТИ ЗІ ЗМІ

За допомогою вмілого висвітлення у ЗМІ певних моментів приватного життя кар'єра бізнесмена, як і кар'єра політичного діяча, офіційної посадової особи, може дістати новий поштовх, а імідж — набути додаткових позитивних рис. Дуже часто ділові люди самі або за допомогою своїх представників намагаються отримати подібну рекламу. Тут слід чітко усвідомлювати, що власне приватне життя і приватне життя родини — різні речі і їх не можна змішувати. Не розцінюється як вияв хороших манер штучне привертання уваги до приватного життя. Допустимою є реклама благодійницької діяльності бізнесмена, яка має на меті привернути увагу до роботи конкретної благодійницької організації.

До осіб, громадська діяльність та особисте життя яких перебувають у центрі уваги публіки, часто звертаються ті чи інші газети, журнали, радіостанції та телепрограми з проханням підготувати матеріали, передачу про їхній стиль життя, дозвілля, смаки, уподобання чи хобі. У тому випадку, коли ділова людина погоджується на таке співробітництво, їй варто співпрацювати з представниками ЗМІ з максимальною доброзичливістю і надавати усю можливу інформацію, звичайно, якщо вона не має інтимного характеру. При цьому розуміється, що видання або програма, з якою співпрацює ця особа, мають сприймати та враховувати ЇЇ зауваження при проведенні бесіди чи інтерв'ю. Водночас від бізнесмена очікується за можливості максимальне розуміння підходу, бачення програми або матеріалу представниками ЗМІ.

Завжди необхідно поважати особисте життя членів сім'ї героя матеріалів або програми (як ним самим, так і журналістами) і не надавати інформації, яка була б для них небажаною і ставила б у незручне становище.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

А. Дайте відповідь "Так" чи "Ні".

1. При зустрічі чоловіка та жінки у діловій ситуації чоловік повинен завжди проявляти ініціативу і першим протягувати руку для вітання або представлення.

2. Особа, яка знає, як саме має відбуватися професійне рукостискання, потискає руку нового знайомця, аж поки процес представлення не закінчується.

3. Коли ви знайомитеся з новою людиною, ви завжди повинні встати (якщо сидите) і простягнути свою руку.

4. Представляючи свою дружину/свого чоловіка начальнику, необхідно назвати ім'я дружини/чоловіка першим.

5. Ви маєте від 15 до 60 секунд для того, щоб створити перше враження про себе.

6. Зовнішній вигляд та якість бізнес-картки не мають особливого значення, головне, що за її допомогою ви представляєте себе і свій бізнес.

7. Неформальна бесіда перед початком ділової зустрічі може тривати протягом невизначено довгого часу.

8. З усе більшим поширенням телефонного/мобільного зв'язку ділове письмове спілкування має все менше значення.

9. У ділових листах бажано використовувати гумор.

10. Для персональних листів можна використовувати офіційні бланки організації.

Б. Виберіть правильний (найбільш підходящий) варіант відповіді.

1. Ви підійшли до господаря заходу, з яким знаходяться кілька його колег, не знайомих вам. Привітавшись з вами, господар не

представляє вам присутніх. Ви повинні:

а) попросити господаря представити вам його колег;

б) почекати, доки присутні не почнуть говорити, і тоді запитати у них,хто вони;

в) намагатися зрозуміти, хто є хто, у процесі спілкування, а наприкінці зустрічі попросити підтвердити/спростувати ваші

припущення.

2. Ви зустріли особу, в якої одне око косить. Під час спілкування з нею ви повинні:

а) дивитися в простір між її очима;

б) взагалі не дивитися в очі людині з таким "проблемним" поглядом;

в) вибрати одне око і дивитися на нього.

3. Зразу після представлення вас новому знайомцю ви зрозуміли, що встигли забути його ім'я. Вам слід:

а) зробити вигляд, що усе в порядку і просто уникати називати цю особу по імені;

б) вибачитися і запитати ім'я людини;

в) вибачитися і піти.

4. Ви наблизилися до групи людей, але ніхто із присутніх не простягнув вам руки для привітання і не виявив бажання

познайомитися. Ви:

а) простягаєте руку і представляєтесь;

б) питаєте, чи можете приєднатися до групи та починаєте розмову;

в) перериваєте розмову і роздаєте свої бізнес-картки.

5. Під час ділового ланчу до присутніх за вашим столом приєдналися кілька ваших колег. Чи повинні ви представити

їх усім іншим гостям?

а) ні, вам слід лише привітатися, нехай прибулі представлять себе самі;

б) ні, представити прибулих може господар (особа, яка запросила усіх);

в) так, навіть якщо ви самі ще не встигли познайомитися з усіма присутніми.

6. Як ви представитеся високій посадовій особі?

а) ви не можете представлятися високій посадовій особі. Почекайте, доки вона сама не представиться вам;

б) ви попросите хазяїна заходу представити вас;

в) ви підійдете до цієї особи і простягнете свою руку.

7. Як ви привітаєтеся з людиною, з якою у вас існує мовний бар'єр?

а) не обтяжуйте себе, ви лише втратите час;

б) поводьтеся як завжди, тільки говоріть повільніше і гучніше, ніж звичайно;

в) подивіться людині в очі, посміхніться та простягніть руку. Ніяких промов не потрібно для того, щоб інша особа відчула

себе бажаною в компанії.

В. Відредагуйте написане, викинувши зайві слова.

1. Просимо розглянути питання, яке потребує вирішення, щодо надання нашій компанії довгострокових кредитів.

2. Ми будемо готові і раді співпрацювати разом з представниками вашої організації у підготовці цього проекту.

З. Вважаю за необхідне заздалегідь попередити Вас про те, що наша фірма змушена відкласти на пізніше виконання Вашого

замовлення.

СИТУАЦІЇ

А

Чотири чоловіки та одна жінка зібралися на нараду керівників відділів компанії у залі засідань. Коли до приміщення увійшов пан Червоненко, віце-президент компанії, чоловіки піднялися зі своїх місць, підійшли до пана Червоненка, привіталися з ним та потиснули руки. Жінка не піднялася і не підійшла до віце-президента. Він також не підійшов до неї. Вона кивнула віце-президенту і той кивнув у відповідь. Нарада почалась. Де допущено помилки?

Б

Під час перерви у засіданні колега представив Сергію Василенку, який у цей час пив каву з бутербродами, нового співробітника — Ігоря Гнатюка. У відповідь на представлення Сергій сказав: "Дуже приємно" і посміхнувся. Ігор простягнув йому руку, але Сергій, руки якого були зайняті чашкою та тарілкою, відставив для потискання лікоть правої руки, сказавши при цьому: "Вибачте, руки зайняті." Ігор опустив руку, не потиснувши ліктя, і простягнув Сергію свою візитну картку. Той сказав "Дякую" і попросив колегу, який їх знайомив, взяти її. Де було допущено помилки?

В

Під час перерви до кабінету Павла Чередниченка зайшов колега — приятель Андрій Рогаль. Він запитав, чи вільний Павло, і, почувши "Так" у відповідь, присів на стілець перед столом Павла та почав говорити про плани на найближчі вихідні. Павло, який стояв біля вікна, сів на своє місце за столом. Слухаючи Андрія, він кивав головою та ставив питання, при цьому він хмурив брови (бо думав про холодильник, який зранку перестав працювати) та дивився у вікно (там якраз падав перший у цьому році сніг). Де було допущено помилки?

Відповіді на контрольні запитання

А

1. Ні. Особа, яка є господарем заходу або яка обіймає вищу посаду/має вище соціальне становище, ініціює представлення і рукостискання. У цьому випадку стать не має значення. Якщо ж господар або "вища" особа не виявляють такої ініціативи, будь-хто з присутніх може це зробити.

2. Ні. Рукостискання закінчується після 2—3 потискувань. При цьому посмішка та погляд в очі мають продовжуватися до завершення представлення.

3. Так. Встаючи зі свого місця, щоб привітатися з людиною та потиснути їй руку, ви тим самим демонструєте свою повагу до неї, показуєте, що ви усвідомлюєте її соціальний та службовий статус і зацікавлені у знайомстві. У тому випадку, коли ви сидите за столом, не лише підніміться, а й вийдіть із-за нього, щоб привітати нову людину.

4. Ні. У ділових ситуаціях при представленні ім'я особи, яка має вище положення, обіймає вищу посаду, називається першим. Очевидно, що у таких випадках начальник має перевагу і тому його ім'я називають першим, — ви представляєте свого чоловіка/дружину начальнику.

5. Так. Ви маєте надзвичайно мало часу (до 1 хвилини) для того, щоб створити перше позитивне враження. Тому надану вам можливість варто використовувати максимально ефективно.

6. Ні. Як символ вашого офіційного та професійного статусу бізнес-картка має бути відповідної — високої якості.

7. Ні. Неформальна бесіда перед початком ділової зустрічі триває до 10 хвилин і не пов'язана зі справами.

8. Ні. Навіть з розвитком телефонного/мобільного зв'язку є безліч ситуацій, коли письмове спілкування необхідне: підготовка договору/контракту; розробка ідей та пропозицій; відстежування діяльності організації за певний період; вираження подяки; підтвердження телефонної розмови (для уникнення можливих непорозумінь).

9. Ні. У ділових листах гумор слід використовувати дуже обережно. Навіть, якщо вам здається, що жарт звучить нейтрально,

краще промовчати.

10. Ні. Використовувати офіційні бланки організації для персональних листів не варто. У такий спосіб ви можете внести

непорозуміння, що буде виявом непрофесіоналізму.

Б

1. а). Така поведінка буде правильною при тому, що ви висловите своє прохання представити вас ввічливо і у корект-

ному тоні до того, як почнеться розмова.

2. а). Дивіться у простір між очима.

3. б). Подивіться людині в очі, вибачтесь і попросіть повторити її ім'я. Щира посмішка та почуття гумору також можуть

допомогти у подібній ситуації.

4. а). У тому випадку, коли ніхто не виявляє ініціативи, вам варто взяти справу у свої руки і представити себе.

5. б). Ви повинні представити лише себе, давши змогу прибулим знайомитися з присутніми у зручній для кожного з них

манері. Господар може взяти ініціативу на себе і представити усіх гостей один одному.

6. б). Найкращий варіант — попросити господаря представити вас. При цьому можна чекати, поки висока посадова особа сама

Поиск по сайту: