НАЙПОШИРЕНІШІ ПОМИЛКИ У СФЕРІ ДІЛОВОГО ЕТИКЕТУ 9 страница

Завжди надзвичайно важливо пам'ятати про збереження обличчя оточуючих вас людей, тобто уникати ситуацій, у яких вони почуватимуть себе некомфортно. Якщо старший за віком чоловік почуватиме себе ображеним у ситуації, коли жінка не надасть Йому можливості притримати для неї двері і тим самим опосередковано вкаже на його немолодий вік, співробітниці слід дозволити це зробити. Рівною мірою справедливе і протилежне: якщо жінка почуватиме себе незручно у тому разі, коли група колег-чоловіків чекатиме на неї біля дверей, щоб пропустити її першою, їм треба просто йти за порядком наближення до дверей — хто першим підійшов до дверей, проходить першим.

ДВЕРІ, ЩО ОБЕРТАЮТЬСЯ

Метою створення дверей, що обертаються, було прискорення руху людей у двох напрямках через вузький прохід. Однак ефективність таких дверей значною мірою залежить від вміння тих, хто входить та виходить, сприйняти і підтримувати задані швидкість та ритм руху. У такому випадку синхронні дії є виявом ввічливої співпраці. Раптові зупинки та зміна швидкості можуть бути як грубі, так і небезпечні. Ключовим моментом для кожного, хто використовує двері, що обертаються, має бути уважність та бажання пристосуватися.

Людина, яка ходить повільно, або ж просто відчуває себе некомфортно, проходячи через подібні двері, повинна дочекатися, поки пройде основний потік і після того рухатися зі зручним для себе темпом та швидкістю. Якщо ви підійшли до дверей, що обертаються, зразу після того, як така особа зайшла у них, ввічливим буде дочекатися, поки двері звільняться, або ж прилаштуватися, синхронізувати ваші швидкості, щоб уникнути підштовхування того, хто іде попереду.

Коли до вас прийшов відвідувач і ви заходите або виходите з ним із будинку через двері, що обертаються, ви першим проходите через двері і зустрічаєте гостя на протилежній стороні, вказуючи напрямок подальшого руху. Входячи у двері, ви можете сказати: "Я зустріну вас на протилежному боці" — ваш гість почуватиме себе комфортніше. Будучи хазяїном, ви штовхаєте двері, але не дуже швидко. Після виходу з дверей дочекайтеся вашого гостя; якщо ж за вами йде кілька осіб, слід дочекатися, поки вийдуть усі, і потім продовжувати рух.

ЛІФТИ

У минулому координувати вхід та вихід пасажирів допомагали оператори ліфтів. Тепер усе залежить лише від поведінки тих, хто користується ліфтом, при цьому передбачається, що всі будуть ввічливими та передбачливими.

На жаль, не всі пасажири ліфтів знають або ж практикують ввічливу поведінку. Але чим більше бажаючих скористатися ліфтом (і у зв'язку з цим, чим повільніше рухаються ліфти), тим більша необхідність, потреба у ввічливій поведінці. Чемний (і практичний) пасажир розуміє, що чим більше він буде враховувати інтереси інших, тим з меншими проблемами та затримками рухатиметься ліфт і, відповідно, тим швидше він (пасажир) дістанеться до потрібного йому поверху.

Коли двері ліфта відчиняються, зачекайте трохи, щоб побачити, чи виходить хтось із пасажирів. Поспішаючи зайти, ви можете або зіткнутися з кимось, або ж просто уповільнити події, намагаючись розійтися з іншими людьми, які у свою чергу будуть прокладати собі дорогу. Подібний "танець" може забрати багато часу. Можливо притримати двері ліфта рукою для того, щоб встигнути зайти усередину. Якщо ви збираєтесь виходити на наступному поверсі, а з вами заходить чимало людей, зачекайте, пропустіть їх і заходьте останнім. У такий спосіб ви розташуєтесь як раз перед дверима ліфта, що полегшить ваш вихід.

Зайшовши до ліфта, просувайтеся на вільне місце, даючи іншим пасажирам змогу йти за вами, і не забудьте за можливості притримати двері або ж натиснути на кнопку "Відчинені двері", якщо побачите когось, хто поспішає до ліфта. Прийнятною поведінкою для пасажирів, які першими зайшли до ліфта, буде розміщення вздовж його стін біля дверей; інші можуть ставати уздовж бокових та дальньої стіни; ті, хто заходять останніми, розміщуються усередині ліфта. Займати місце у центрі, виходячи із бажання бути першим при виході, не розсудливо. Крім того, що подібна поведінка є неввічливою, вона призведе до уповільнення процесу, тому що присутнім доведеться обходити один одного.

Супроводжуючи гостя, притримайте двері ліфта для нього і надайте можливість зайти першим. Виходячи з ліфта, за можливості також притримайте двері для гостя і вкажіть напрямок подальшого руху, сказавши, наприклад: "Мій офіс — ліворуч по коридору". Якщо ви проводжаєте гостя після візиту до вашого офісу, доведіть його до ліфта та дочекайтеся, поки відчиняться двері.

Якщо ви не маєте можливості дотягнутися до кнопки потрібного вам поверха, ввічливо попросіть того, хто може це зробити, і потім подякуйте їй або йому.

Штовхнувши когось, вибачтесь.

Якщо ліфт зупинився не на вашому поверсі, посуньтеся, щоб надати можливість бажаючим зайти. У разі коли ліфт дуже заповнений, ви стоїте перед дверима і ті, хто знаходиться у глибині, біля дальньої стінки, бажають вийти, також вийдіть, щоб не заважати руху, але притримайте двері ліфта, щоб не залишитися на чужому поверсі.

Стоячи у глибині ліфта, скажіть, коли ви збираєтесь виходити. Зробити це бажано заздалегідь, до зупинки ліфта на вашому поверсі, щоб інші пасажири мали час і можливість звільнити вам дорогу. Таким чином ви збережете власний та чужий час, що і важливо.

Якщо ліфт не переповнений і ви пізнали особу, яка тільки зайшла, ввічливим буде привітатися з нею та почати коротку неформальну бесіду. Якщо до ліфта, де знаходитесь ви та ваші колеги, зайшла знайома вам людина, представте присутніх один одному.

Будучи у ліфті, не варто голосно обговорювати приватні проблеми або ж питання, які викликають протиріччя. Ви можете не знати, хто знаходиться у ліфті разом з вами чи зайшов до нього, і ви не звернули на це уваги. Не треба ставати джерелом чи об'єктом чуток — це не розумно і не красиво.

СХОДИ

Хазяїн офісу по сходах завжди іде попереду гостя, незважаючи на напрямок руху — вверх чи вниз. Це дає йому можливість після привітання вказувати дорогу. При цьому можна сказати: "Дозвольте показати Вам дорогу".

Колеги починають рух по сходах, незалежно від статі: у та* кому разі значення має порядок, у якому вони підійшли до сходів; часом розмір сходів дозволяє рухатися паралельно, не заважаючи один одному. Ніколи не треба йти дуже близько до людини, яка іде попереду.

Підганяти людину на сходах одночасно і небезпечно, і невиховано. Якщо хтось іде повільніше, ніж вам хотілося б, стиште ходу або ж за можливості обженіть "тихохода", але ніколи нікого не вимушуйте прискоритися. У разі, коли ви рухаєтесь повільно, пропускайте тих, хто іде швидше. Ви можете сказати: "Проходьте вперед, я не поспішаю".

Ідучи по сходах, очевидно важко підтримувати розмову, тому краще зачекати, поки ви спуститесь або підніметесь. Це допоможе уникнути незручної ситуації, коли хтось із присутніх не має можливості брати участь у розмові.

Основні положення зі сказаного вище вкладені у нашому своєрідному Путівничку через двері, ліфти, сходи.

ДВЕРІ

Хто іде першим: Той, хто підходить першим. (Пам'ятаємо про корпоративну політику офісу та його традиції.)

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; а також тим, у кого зайняті руки.

Інші зауваження: Притримуйте двері для особи, яка йде за вами. Якщо хтось притримав двері для вас, не забудьте подякувати.

ДВЕРІ, ЩО ОБЕРТАЮТЬСЯ

Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Хазяїн офісу іде попереду гостя, обережно і неквапливо штовхаючи двері і зу стрічаючи гостя на протилежному боці.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку; тим, у кого зайняті руки; а також вашому хазяїну (особі, у чий офіс ви прийшли).

Інші зауваження: Намагайтеся підтримувати постійну швидкість руху, не зупиняйтеся і не змінюйте темп раптово.

ЛІФТИ

Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Гість заходить перед господарем. Господар виходить першим, притримуючи двері для гостя та вказуючи напрямок подальшого руху.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку та пасажирам, що виходять.

Інші зауваження: Притримуйте двері або натисніть кнопку "Двері відчинені" для полегшення руху пасажирів, які виходять або заходять, а також для того, щоб надати можливість особам, які поспішають до ліфта, встигнути підійти до нього.

СХОДИ

Хто іде першим: Хазяїн офісу. В інших випадках — той, хто підійшов до сходів першим.

Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися, або тим, хто поспішає.

Інші зауваження: Ніяким чином не підганяйте людей на сходах, якщо ви поспішаєте — обійдіть їх

5.2. ВІЗИТ ДО ОФІСУ. ПОВЕДІНКА ГОСПОДАРЯ ТА ГОСТЯ

Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.

У цілому візит до офісу не є чимось надзвичайно окладним: існуючі щодо нього правила — прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.

Зведений етикет візиту визначає основні правила поведінки як для хазяїна офісу, так і для гостя.

ЕТИКЕТ ВІЗИТУ

СИТУАЦІЯ ДІЇ ГОСПОДАРЯ ДІЇ гостя

Час візиту Не заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власний Приходьте вчасно, або за кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі (якщо він в)

Прибуття Детально поясніть, як найкраще дістатися до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні (це може зробити ваш помічник/секретар) та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя (гість заходить першим). Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого руху За необхідності

уточніть ваш маршрут перед виходом. При вході до установи або у приймальні хазяїна назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку

СИТУАЦІЯ ДІЇ ГОСПОДАРЯ ДІЇ ГОСТЯ

Привітання Привітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному робочому місці — підніміться та вийдіть із-за столу Аналогічні дії для привітання

Верхній одяг, головний убір Повісьте верхній одяг та головний убір гостя Почекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть речі на сусідній з вашим стілець

Розміщення Запропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а й достатньо зручним для ведення записів. При цьому гість і хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між ними Почекайте, доки господар не вкаже вам місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна — це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу

СИТУАЦІЯ ДІЇ ГОСПОДАРЯ ДІЇ гостя

Неформальна бесіда Тривалість неформальної бесіди — від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, і воду або сік) ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем.

Початок бесіди Зразу, якщо цього не було зроблено при призначенні зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем 3 розумінням поставтеся до можливих змін у часових рамках зустрічі

Бізнес-картки Запропонуйте гостю свою картку, а також картку організації, яку ви представляєте Попросіть картку хазяїна офісу/органі за ції, яку вія представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (хо-лдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу

Паління Запитайте дозвіл у гостя (мВи не будете заперечувати?") Намагайтеся утриматися від паління

Перерви у бесіді Не відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінету Якщо хазяїв офісу вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і за допомогою відповідних жестів), чи хотів би вів вести розмову без присутності сторон-

СИТУАЦІЯ ДІЇ ГОСПОДАРЯ ДІЇ ГОСТЯ

хтось зайшов, коротко представте присутніх ніх (чи треба вам вийти). Якщо до кабінету хазяїна хтось зайшов, привітайтеся, піднявшись

Прощання За відповідних умов позитивно оцініть факт зустрічі, її результати. Проведіть гостя до приймальні (до ліфта або до виходу). Якщо візитер затримується, вибачившись, скажіть, що ви обмежені у часі (ваш помічник/секретар може нагадати вам про наступну заплановану зустріч) Піднявшись, потисніть руку. Не затримуйтесь без потреби, не затягуйте бесіду. При сприятливих, позитивних результатах зустрічі можливе написання лис-та-подяки

ЧАС ВІЗИТУ

Перше і надзвичайно важливе — не забувайте домовитися про необхідну вам зустріч, інакше ви просто згаєте свій час, прийшовши без попередньої угоди; при цьому ви виставите себе у невигідному світлі (як неорганізована людина, яка, до того ж, не цінує чужий час).

Домовившись про зустріч, приходьте на неї вчасно — це ваш обов'язок як гостя. Не запізнюйтесь і не змушуйте нікого чекати. Якщо висока посадова особа буде вимушена чекати на ваш прихід, навряд чи вона захоче вести справи з вами та вашою фірмою у майбутньому. До того ж, прийшовши на зустріч знервованим і захеканим (адже ви, очевидно, поспішали), ви будете змушені витратити додатковий час для того, щоб влаштуватися, скинути напруження від дороги та сконцентруватися на бізнесі.

Особа, яка призначила зустріч і визначила її час, повинна на момент приходу відвідувача бути вільною і готовою до бесіди.

Якщо ви — господар і ви не вкладаєтесь у запланований робочий графік, попередьте про це відвідувача, як тільки він прийде. Залежно від того, наскільки може скоротитися запланована з ним зустріч, гість може або згодитися зачекати, або вирішити прийти пізніше чи перенести переговори на інший день і час. У подібній ситуації намагайтеся надати відвідувачу можливість вибрати з кількох варіантів перенесення вашої бесіди, не залишайте його перед єдиним вибором. Також не змушуйте вашого гостя сидіти у приймальні та почувати себе некомфортно від думки, що ви про нього просто забули або ж він став жертвою вашої неорганізованості.

Якщо гість вимушений зачекати деякий короткий час, ввічливим буде запропонувати йому чай, каву, воду. У пригоді стануть зручний стілець/крісло та кілька свіжих журналів.

Якщо ви — гість і ви запізнюєтесь більше ніж на 10 хвилин, зателефонуйте і попередьте про це особу, яка на вас чекає (або її помічника). Запропонуйте можливість відмінити або перенести вашу зустріч. Прийшовши з запізненням, обов'язково вибачтесь перед господарем.

ПРИБУТТЯ

Господар має чітко і доступно пояснити гостю, як краще дістатися до місця призначення (людина, що витратила дорогоцінний час, розшукуючи потрібну адресу, навряд чи прибуде на зустріч у хорошому настрої). Необхідно також вказати, куди конкретно слід іти відвідувачу після того* як він прийде за вказаною адресою (у приймальню при вході? на третій поверх? у 573 кімнату? ліворуч від ліфта по коридору?). У деяких випадках відвідувач повинен розписатися при вході та отримати перепустку. Максимально полегшити для гостя проходження усіх формальностей, пов'язаних з питаннями безпеки, — обов'язок господаря. Це включає і гарантію того, що ім'я особи, яка прийшла до вас на зустріч, занесено у відповідний список відвідувачів.

Якщо ви гість, без затримки повідомляйте про своє прибуття до місця призначення: у приймальні назвіть своє ім'я, організацію, фірму, компанію, яку ви представляєте. Вручіть свою візитну картку (з перерахованими посадами, що ви обіймаєте), а також назвіть особу, з якою у вас запланована зустріч. Будьте ввічливим до усіх присутніх. Якщо особа, до якої ви звертаєтесь у приймальні, розмовляє по телефону, спокійно зачекайте, поки вона звільниться і зможе приділити вам увагу. Коли ви приходите до великої організації, часто корисно знати додатковий номер (telephone extension) офісу особи, з якою ви зустрічаєтесь. У такий спосіб ви можете повідомити господаря або його помічника, що ви на місці, і хтось із них прийде, щоб провести вас до офісу.

Ніколи не слід приносити їжу або напої до чужого офісу, якщо тільки вас не попросили забезпечити їжу для запланованої зустрічі. (Нікому не захочеться дивитися, як ви їсте, а потім, можливо, і прибирати за вами).

ПРИВІТАННЯ

Відвідувач і господар мають потиснути один одному руки та обмінятися привітними посмішками (детальніше дивіться розділ 3 "Вміння спілкуватися": "Вітання та рекомендування"). Якщо для проведення бесіди необхідно перейти в інше приміщення (наприклад кімнату переговорів), хазяїн повинен заздалегідь забезпечити таку можливість, щоб уникнути неефективної витрати часу.

ВЕРХНІЙ ОДЯГ, ГОЛОВНИЙ УБІР

Господарю належить запропонувати повісити верхній одяг або головний убір гостя. У деяких організаціях існує централізований гардероб або ж є можливість залишити одяг у приймальні. У разі, коли у гардеробі велика черга, можна забрати верхній одяг до офісу господаря. (Цей варіант допустимий, але не завжди бажаний.)

Якщо господар не покаже, куди можна повісити/покласти ваші речі у його офісі, просто покладіть їх на сусідній із запропонованим вам стілець або крісло.

РОЗМІЩЕННЯ

Господар вказує гостю, де можна сісти. У свою чергу відвідувач, не поспішає сісти на перше-ліпше місце, що йому сподобалося або найближче до нього, а чекає, поки хазяїн визначить, яким буде розміщення. Якщо за якоїсь причини господар, не вказав гостю місце (можливо, просто забувши про це), прийнятним і підходящим кроком буде перед тим, як вмоститися у зручному кріслі, запитати, де сісти. По-перше, очевидно, ви будете почувати себе некомфортно, коли раптом з'ясується, що ви зайняли чуже місце. По-друге, може виявитися, що ваша бесіда відбуватиметься в іншому приміщенні, а не там, куди ви спочатку зайшли.

Якщо зустріч відбуватиметься не у кабінеті господаря, він має заздалегідь впевнитися, що відведене, заплановане приміщення готове, має належний вигляд і буде вільним у потрібний для цього час. Де б не було заплановане проведення бесіди, господар повинен надати відвідувачу зручне, достатнього розміру місце, яке дозволяло б за необхідності робити нотатки.

Сергій Ніконов, партнер юридичної фірми, прийшов на зустріч зі своїм клієнтом, Василем Хмарою, до його офісу. Після привітання та рукостискання Василь запропонував Сергію сісти у крісло. Ще вимовляючи останнє слово, Василь усвідомив, що, прийшовши вранці до кабінету, він залишив на цьому кріслі вогкий від дощу плащ. Почуваючи себе дуже незручно, Василь швидко скрикнув: "Зачекайте!", стягнув плащ з крісла і додав "Сідайте, будь ласка". На жаль, це крісло було єдиним вільним місцем у кабінеті господаря, тому, незважаючи на Всі зусилля Василя бути гостинним хазяїном, виявилося, що його гостю було запропоноване вогке сидіння.

Господар повинен піднятися і вийти із-за столу, щоб привітати відвідувача. Сидіти з відвідувачем краще за все як рівні, не підкреслюючи статус присутніх: "гість — хазяїн". Уразі, коли розміри кабінету або індивідуального робочого місця не дозволяють гостю та господарю сидіти поруч за столом переговорів, можна поставити стілець відвідувача безпосередньо біля робочого столу господаря, або ж перейти до іншого, більш зручного, приміщення. Стіл не повинен бути видимим бар'єром між гостем та господарем. Водночас важливо, щоб присутні не сиділи дуже близько один до одного. Наявність підходящої, прийнятої у ділових стосунках, відстані допомагає зберігати і підтримувати вашу професійну репутацію. Діловий етикет визначає, що комфортною відстанню при спілкуванні у робочій ситуації ? приблизно 90 сантиметрів, що практично дорівнює довжині витягнутої руки.

Світлана Пилипенко, менеджер фірми, попросила зайти до неї свою колегу, Оксану Іващук, щоб та розказала, які питання обговорювалися на робочому засіданні, де Світлана не змогла бути присутньою. Не встигла Світлана запропонувати Оксані сісти, як та почала розповідати про гарячу дискусію на засіданні. Переповнена емоціями, Оксана ходила по кабінету, все наближаючись до Світлани, яка змушена була відступати назад. У результаті, на момент закінчення Оксаною її розповіді, Світлана виявилася притиснутою до стінки.

Відвідувач не повинен рухати запропонований йому стілець або крісло без дозволу/відповідної пропозиції господаря. Якщо ви пересували стілець, після закінчення зустрічі поставте його на місце. У тому разі, коли вам необхідно наблизитися до чогось, а розташування вашого стільця не дає такої можливості, спробуйте спочатку нахилитися у потрібному вам напрямку, якщо ж цього виявиться не досить, встаньте на деякий час, щоб можна було побачити документи/матеріали, які обговорюються.

Гостю не слід ставити свій портфель/сумку на робочий стіл господаря — це його територія. Не треба також без дозволу чіпати, брати в руки речі на столі господаря, навіть якщо вони мають вигляд іграшок або ж ви думаєте, що це іграшки.

Головний менеджер однієї з компаній поставив на своєму робочому столі чорну лаковану коробку незвичної форми. Коли хтось відкривав коробку, з неї вискакувала лялька-клоун з написом у руках: "Не чіпай моїх речей". Дуже скоро серед співробітників не лишилося жодного бажаючого взяти коробку в руки.

НЕФОРМАЛЬНА БЕСІДА

Якщо ініціатором зустрічі був господар, він і має розпочати бесіду. У протилежному випадку ініціатива належить гостю. Перші хвилини бесіда має носити неформальний характер, після цього можна переходити до справ. Як правило, кількох хвилин (часом, кількох речень) достатньо. Гостю неввічливо уникати неформальної бесіди і зразу переходити до обговорення ділових питань. Зверніть увагу на особистість господаря офісу, його настрій (особливо, якщо ви зустрічаєтеся з ним вперше). Деякі бізнесмени розглядають неформальну бесіду як важливий засіб встановлення сприятливих ділових взаємовідносин. Деякі ставляться до такого роду розмов як до чистої формальності. У цілому вважається, що неформальна бесіда є необхідним елементом ділового спілкування. Кількахвилинна розмова, яка передує переговорам, може включати зауваження щодо офісу і його оформлення — картини, відзнаки, предмети мистецтва, книжки. У цей час хазяїн може запропонувати гостю чай, каву, сік тощо. (Детальніше дивіться розділ З "Вміння спілкуватися": "Неформальна бесіда: вміння слухати та говорити".)

ПОЧАТОК ДІЛОВОЇ БЕСІДИ

Хазяїн може нагадати про визначену раніше тривалість зустрічі або зразу сказати, який час він може приділити дискусії (якщо цього не було зроблено заздалегідь). У тому разі, коли господар за будь-яких причин може приділити гостю менше часу, ніж було домовлено, він повинен зразу попередити про це. У свою чергу гість має з розумінням поставитися до можливих змін і, виходячи з конкретної ситуації, вибрати найкращий для себе можливий варіант — погодитися на коротку зустріч, запропонувати перенести переговори і т. ін.

ОБМІН БІЗНЕС-КАРТКАМИ

Ви можете представити свою бізнес-картку на початку або наприкінці зустрічі: у цьому випадку діловий етикет не визначає жорстких норм, виходьте із конкретної ситуації, із того, як проходить розмова. Якщо господар не запропонував своєї картки/картки компанії, яку він представляє, відвідувач перед тим, як піти, може попросити її. Якщо бізнес-картки стоять у спеціальній підставці (холдері), перед тим, як взяти одну, слід запитати дозвіл.

Ви можете запропонувати дві свої/своєї компанії картки — одну для господаря, одну для його помічника/секретаря. У свою чергу ви можете попросити також дві картки — одну для вашого Rolodex, одну для файла клієнта/файла його компанії. (Детальніше про етикет бізнес-карток дивіться розділ 3 "Вітання та рекомендування": "Етикет бізнес-карток").

ПАЛІННЯ

Гість повинен намагатися утримуватися від паління. Господар перед тим, як запалити, має завжди запитати дозвіл у відвідувача.

ПЕРЕРВИ У БЕСІДІ

Ніхто не любить переривань, втручань у хід переговорів, але часом їх не можна уникнути. Господар не повинен приймати телефонні дзвінки або інших відвідувачів під час запланованої зустрічі, якщо тільки вони не викликані терміновими справами, надзвичайною ситуацією. Якщо ж хазяїн все-таки вимушений переговорити по телефону, гість має сказати або ж відповідними жестами, рухами, мімікою показати, що він готовий вийти з кабінету для того, щоб господар міг обговорити ділові питання приватно. У разі, коли під час зустрічі до кабінету зайде хтось інший, господар має представити присутніх один одному, при цьому гість обов'язково піднімається зі свого місця.

ПРОЩАННЯ

Господар має провести відвідувача до приймальні або ж до ліфта чи виходу з установи. Не треба розраховувати на те, що гість зможе без проблем знайти дорогу назад (вихід), часом коридори офісу, компанії можуть стати справжнім лабіринтом для людини, яка вперше іде ними. Більш того, якщо господар просто попрощається і зачинить за гостем двері, його поведінка буде свідчити, що корпоративна політика його фірми не включає ввічливості та поваги до клієнтів.

У тому разі, коли ви проводжаєте відвідувача до ліфта, дочекайтеся, поки той підійде і двері відкриються. Потиснувши руку гостю, скажіть щось привітне, люб'язне, наприклад: " Я високо ціню те, що ми змогли зустрітися".

У разі, коли відвідувач затримується (незважаючи на те, що всі заплановані питання обговорені), можна сказати, що ви маєте наступну зустріч, або ж попросити вашого помічника чи секретаря нагадати про інші заплановані переговори.

Відвідувач не повинен затримуватися довше, ніж цього вимагають справи. Він має потиснути господарю руку при прощанні та подякувати за його час. Пізніше, залежно від обставин, результатів зустрічі, можливо направити господарю лист-подяку.

Візит до офісу, кабінету чи індивідуального робочого місця вашого колеги передбачає дотримання багатьох з викладених вище правил.

У разі домовленості про зустріч з ким-небудь із ваших колег у його офісі не заходьте до кабінету, якщо у момент вашого приходу там нікого немає. Якщо приймальні немає, чекайте на колегу біля дверей. У будь-якому разі перед тим, як увійти, постукайте у двері, навіть, якщо вони відкриті. У такий спосіб ви попередите вашого колегу про свій прихід. Зачекайте, поки на вас звернуть увагу, зреагують на вашу появу, і потім заходьте. Якщо людина розмовляє по телефону, зачекайте у коридорі, поки розмова закінчиться, або прийдіть пізніше.

Поиск по сайту: