Режимы работы с отчетами

Работа с отчетами MS Access может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора. Переключиться из одного режима в другой можно либо с помощью команды Образец (Layout Preview), Предварительный просмотр (Print Preview) или Конструктор (Design View) в меню Вид (View) в любом режиме работы с отчетом, либо с помощью кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) в режиме Конструктора.

Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в MS Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно просмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы. По умолчанию из окна базы данных (при двойном щелчке по отчету или нажатии кнопки Открыть (Preview) в окне базы данных) отчет открывается именно в этом режиме. Если отчет был открыт в другом режиме, то для перехода в режим Предварительного просмотра выберите команду Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) и в открывшемся списке выберите элемент Предварительный просмотр (Print Preview).

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра.

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов MS Access.

Задание 1. Создать табличный отчет, используя запрос на выборку, подготовленный в Теме 4, задание1, которому было присвоено имя Общие сведения о студентах. Отчет должен включать следующие поля:

- Наименование факультета;

- Наименование специальности;

- Номер группы;

- ФИО.

1. На вкладке Создание в разделе Отчеты выберите команду Мастер отчетов .

2. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов(рис.7.1) в качестве источника данных выберите– запрос Общие сведения о студентах:

Рис.7.1. Диалоговое окно Создание отчетов

- на первом шаге выберите 4 поля запроса в заданной по условию последовательности, нажмите кнопку Далее;

- на втором шаге выберите вид представления данных по таблице Факультет, нажмите кнопку Далее;

- на третьем шаге добавьте уровень группировки по полю Наименование специальности, нажав на стрелку –>, нажмите кнопку Далее;

- на следующем шаге выберите порядок сортировки по полю ФИО по возрастанию, нажмите кнопку Далее;

- на пятом шаге выберите макет ступенчатый, ориентация – книжная, нажмите кнопку Далее;

- на следующем шаге выберите любой стиль, нажмите кнопку Далее;

- на последнем шаге задайте имя отчета Отчет табличный.

3. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет.

4. Примерный вид отчета представлен на рис.7.2.

Рис.7.2. Отчет Табличный

5. Перейдите в режим Конструктора и выполните следующее редактирование:

- в Верхнем колонтитуле отчета выведите названия всех столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив размер шрифта и соответственно высоту области Верхнего колонтитула.

- измените Заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

- с помощью элемента управления Надпись введите текст в раздел Нижнего колонтитула текст:

Отчет составил:

- в разделах отчета Заголовок группы и в Области данных примените центрирование текста и при необходимости увеличьте высоту разделов.

- закройте и сохраните отчет.

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос–выборку с именем Запрос с вычисляемым полем, подготовленный в Теме 4, задание 15. Необходимо в отчете подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

- Номер специальности;

- Номер группы;

- ФИО;

- Номер зачетной книжки;

- Итого.

1. Откройте Запрос с вычисляемым полем в режиме Конструктора.

2. Добавьте недостающие поля: Номер специальности и Номер зачетной книжки.

3. Сохраните запрос.

4. Создайте с помощью Мастера отчетов новый отчет на основании указанного выше запроса. Включите в запрос все поля в заданном порядке.

5. В окне создания отчета выполните следующие шаги:

- выберите тип представления данных – по полю Студент;

- добавьте уровни группировки по полю Номер специальности и Номер группы;

- настройте режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, выполнив команду Итоги, включите флажки Sum и Показать данные и итоги; нажмите на клавишу ОК;

- выберите макет отчета структура;

- выберите любой стиль;

- задайте имя отчета – Отчет с группировкой;

- нажмите кнопку Готово и просмотрите отчет.

6. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование отчета:

- измените заголовок отчета, введя текст: Сводная ведомость оплаты обучения;

- измените шрифты отдельных элементов отчета и отредактируйте ширину столбцов.

- замените слово sum в итоговых полях на слово Всего по группе: для итогов по группе и Всего по специальности: для итогов по специальности.

- установите одинаковый фиксированный формат числовых данных с двумя знаками после запятой для всех сумм оплаты и увеличьте ширину полей с итогами.

- Удалите все строки отчета с итогами по количеству записей.

7. Примерный вид отчета представлен на рис.7.3.

Рис.7.3. Отчет Своднаяведомостьоплаты обучения

Задание 3. Сконструировать перекрестный отчет, используя таблицу Общая ведомость, созданную в Теме 5, задание 6. Отчет должен иметь следующие столбцы:

- Номер группы;

- ФИО студента;

- Номер зачетной книжки;

- Наименование дисциплины 1;

- Наименование дисциплины 2;

- Наименование дисциплины 3;

- Средний балл.

В столбцах отчета с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце Средний балл должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам 3–х экзаменов.

Вычислите в отчете средний балл по группе студентов и по каждой специальности.

1. С помощью мастера создайте перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 2–х групп по 3–м дисциплинам. Для этого:

- выберите поля Номер группы, ФИО, Номер зачетной книжки в качестве заголовков строк;

- выберите поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- выберите для вычислений поле Оценка и функцию вычисления Первый (First) (рис.7.4);

- сохраните запрос, присвоив ему имя Перекрестный для отчета по среднему баллу.

Рис.7.4. Окно бланка перекрестного запроса

2. С помощью мастера создайте отчет по запросу Перекрестный для отчета по среднему баллу:

- выберите все поля запроса.

- добавьте уровень группировки по Номеру группы.

- выберите порядок сортировки по фамилиям студентов.

- выберите ступенчатый вид отчета и любой стиль.

- присвойте отчету имя Отчет по среднему баллу.

3. Просмотрите отчет.

4. Перейдите в режим Конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

5. Выровняйте оценки по центру столбца, используя соответствующую кнопку в разделе Шрифт.

6. Добавьте в правую часть области Верхнего колонтитула элемент НадписьСредний балл.

7. Добавьте в Область данных элемент Поле для вычисления среднего балла. Щелкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите окно Свойства поля.

8. Откройте вкладку Данные. Для вызова Построителя выражений на вкладке Данные в поле Данные щелкните по кнопке «…».

9. Используя инструменты построителя, введите в поле формулу расчета среднего балла:

=([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3

В формуле должны использоваться те наименования дисциплин, которые вы включили в отчет (рис.7.5).

Рис.7.5. Окно Построителя выражений для поля Средний балл

10. Удалите связанную с полем надпись.

11. Установите для поля Средний балл формат поля фиксированный с 2–мя знаками после запятой.

12. Для подсчета среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Группировка, сортировка и итоги, сделав щелчок по кнопке Группировка и сортировка в разделе Группировка и итоги(рис.7.6).

Рис.7.6. Раздел Группировка и итоги на вкладке Конструктор

13. В появившемся в нижней части экрана окне включите отображение области Примечаний группы (рис.7.7), выбрав в соответствующем выпадающем списке команду с разделом примечания.

Рис.7.7. Диалоговое окно Группировка, сортировка и итоги для включения области примечания группы

14. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке данные вызовите Построитель выражения. Введите формулу вычислений:

=Sum ([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3 / Count([ФИО])

Примечание. Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкните по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскройте список встроенных функций. В среднем подокне выберите категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

15. Замените надпись вычисляемого поля. Введите: Средний балл группы. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 15.

16. Добавьте справа от надписи Средний балл группы вывод номера группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу:

=[Номер группы]

17. Подсчитайте в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 18, 19 и 20 в область примечаний отчета и введите надпись поля Итого по всем группам.

18. Присвойте отчету имя Расчет среднего балла групп. Введите в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте справа под строкой с названием отчета поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию:

=DATE()

Определите пользовательский формат даты в виде dd.mm.yyyy, который может быть введен непосредственно как значение свойства Формат поля.

19. Для того чтобы сделать отчет более компактным перенесите поле Номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого:

- Вызовите окно настройки Группировка, сортировка и итоги, сделав щелчок по кнопке Группировка и сортировка в разделе Группировка и итоги (см. рис. 7).

- Затем отключите область заголовка группы, вызвав команду без раздела заголовка (рис.7.8).

Рис.7.8. Диалоговое окно Группировка, сортировка и итоги для отключения раздела заголовка группы

- Вставьте поле Номер группы в соответствующий столбец области данных.

- Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да. (рис.7.9).

Рис.7.9. Свойство поля Номер группы

- Примерный вид отчета представлен на рис.7.10.

Рис.7.10. Отчет по среднему баллу

Поиск по сайту: