Формы. Краткие сведения

Форма является удобным средством для просмотра содержимого БД, а также для ввода новых дан­ных илиредактирования существующих. Форма обычно отображает поля одной строки таблицы или за­проса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и уменьшить количество допускаемых ошибок ввода. Для этого форма снабжается:

- форматами ввода;

- условиями проверки вводимых данных;

- масками ввода для ввода стандартизованной информации;

- пояснительным текстом;

- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.

Форма содержит следующие разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы и примечание.

Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати — в верхней части первой страницы.

Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких.

Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати — на последней странице после области данных.

Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.

Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.

При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели эле­ме­нтов.

В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.

С формой можно работать в 3-х основных режимах:

- в режиме конструктора;

- в режиме формы;

- в режиме таблицы.

Формы, присоединенные к данным, можно открывать также в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа анализа данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Задание 1. Создать простую форму для просмотра и изменения данных в таблице Студент, включив в нее все поля таблицы.

1. На вкладке Созданиев разделе Формы выберите команду Другие формы. Откроется список из четырех позиций. Выберите Мастер форм и укажите в качестве источника данных таблицу Студент.

2. В окне Создание форм выберите все поля таблицы. Для этого используйте кнопку (двойная стрелка вправо). При этом все поля таблицы переместятся в правое окно (рис.6.1), затем нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу Мастера форм.

3. Выберите внешний вид формы в один столбец и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите любой стиль оформления и нажмите кнопку Далее.

5. Присвойте имя форме Студент – простая и нажмите кнопку Готово.

6. Просмотрите информацию таблицы Студент с помощью созданной формы.

Рис. 6.1. Диалоговое окно Создание форм со всеми выбранными полями таблицы Студент

Основные виды форм

- простая форма по одной таблице;

- простая форма по связанным таблицам;

- простая форма на основании запроса;

- форма со списком или с полем для списка;

- составная форма;

- форма−меню с кнопками управления.

- форма в виде сводной таблицы.

14. Составная форма содержит главную форму и подчиненные ей формы. Подчиненныеформы позволяют решать следующие задачи:

15. отображать отношения один−к−одному или один−к−многим между таблицами или запросами, например, в главной форме выводят только категорию товаров, а в подчиненной - полный список товаров, относящихся к этой категории;

16. обновлять записи в разных таблицах с помощью одной формы.

17. При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет подчиненной формы.

18. Допускается вставка в главную форму нескольких подчиненных форм.

19. Возможна вставка в главную форму двух вложенных друг в друга подчиненных форм. Это означает, что в форму вставлена подчиненная форма, которая сама содержит подчиненную форму. Для ссылки на значение элемента управления подчиненной формы используют выражение.

20. Если для свойства формы Допустимые режимы задано значение Все, то в режиме формы для главной формы допускается вывод подчиненной формы, как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Для перехода в режиме формы из подчиненной формы в главную следует щелкнуть мышью на любом поле в главной форме. Для перехода из главной формы в подчиненную следует щелкнуть мышью на любом месте подчиненной формы (или выбрать имя подчиненной формы в раскрывающемся списке Переход к полю на панели инструментов).

Задание 5. Создать составную форму. Составная форма должна содержать главную форму и одну подчиненную формутабличного вида. Форма предназначена для вывода информации о группе:

- главная форма должна содержать общие сведения о группе;

- подчиненная форма должна содержать список группы.

1. Создайте простой запрос на выборку с именем Группа−Специальность−Факультет, включив в него следующие поля:

- Номер группы;

- Номер специальности;

- Наименование специальности;

- Наименование факультета.

2. Создайте с помощью Мастера формтабличную форму с именем Подчиненная. В форму добавьте следующие поля из таблицы Студент:

- ФИО;

- Номер зачетной книжки;

- Дата рождения;

- Коммерческий.

3. Создайте с помощью Мастера форм главную форму на основе запроса Группа−Специальность−Факультет, включив в нее все поля. Главную форму создайте в один столбец стандартным стилем, используя вид представления данных по группе. Задайте имя формы: Составная форма.

4. Перейдите в режим Конструктора и выполните следующее:

- увеличьте размер Области данных;

- убедитесь, что на панели элементов нажата кнопка Использовать мастера ;

- создайте в области данных элемент Надпись с текстом внутри − Список группы:;

- разместите под надписью элемент Подчиненная форма/отчет;

- в появившемся окне Мастера подчиненных форм выберите из числа имеющихся форм – форму Подчиненная, нажмите на кнопку Далее;

5. В окне определения полей связи сохраните включенным переключатель Выбор из списка и выберите строку, предложенную мастером по умолчанию. Нажмите на кнопку Далее;

6. В последнем окне мастера, не изменяя имени подчиненной формы, нажмите на кнопку Готово.

7. Перейдите в Режим формы и, используя кнопки перехода по записям, просмотрите перечень и списки групп (см. рис.6.8).

Рис.6.8. Составная форма

Задание 6.Создать составную форму для просмотра списка групп с пользовательскими кнопками. Внешний вид формы представлен на рис.6.9.

Особенности формы:

- отключены линейки прокрутки по записям групп;

- для перехода от группы к группе введены пользовательские кнопки Стрелка вниз и Стрелка вверх;

- в форме выводится количество студентов в группе всего и в том числе количество коммерческих студентов.

Рис.6.9. Форма с кнопками

Для создания такой формы необходимо подготовить:

- Запрос с итогомдля формирования главной формы, который должен подсчитывать количество коммерческих студентов в каждой группе и общее количество студентов.

- Подчиненную форму в табличном виде, содержащую список студентов из таблицы Студент.

1. На основании таблицы Студент, Группа, Факультет и Специальность, а также запроса Подсчет количества коммерческих студентов и всего студентов по группам, сконструированного в Теме 4 задание 9(см.рис.4.15), создайте запрос на выборку с итогами, содержащий следующие поля:

- Наименование факультета;

- Наименование специальности;

- Курс;

- Количество студентов всего;

- Количество коммерческих;

- Номер группы.

2. Присвойте новому запросу имя Факультет−Специальность−Группа−Количество студентов. Вид запроса в режиме конструктора приведен на рис.6.10.

Рис.6.10. Запрос Факультет−Специальность−Группа−Количество студентов

3. Выполните команду Конструктор форм, расположенную на вкладке Созданиев разделе Формы.

4. Откройте окно свойств формы и на вкладке Данныевыберите в качестве источника записей запрос Факультет−Специаль­ность−Группа−Количество студентов.

5. На вкладке Конструкторв разделе команд Сервис выполните команду Добавить поля. В окне конструктора форм, находясь в области данных, разместите поля, перетаскивая их названия из окна со списком полей запроса и располагая их в соответствии с образцом формы (см. рис.6.9).

6. Выровняйте местоположение и размеры полей и надписей к ним в соответствии с образцом, перемещая маркеры их контуров. Проверьте вид главной формы, переключившись из режима Конструктора в Режим формы.

7. Вернитесь в режим Конструктора и увеличьте размер Области данных. Включите мастера конструирования форм, нажав на кнопку Использовать мастера в разделе Элементы управления. Далее, выбрав элемент управления Подчиненная форма/отчет, разместите контур подчиненной формы в нижней части Области данных. В окне мастера выберите из числа имеющихся форм Подчиненную, разработанную в предыдущем задании.

8. Очистите область Заголовка формы от надписи, и сверните ее.

9. Откройте окно свойств формы, перейдите на вкладку Макет и отключите в главной форме Полосы прокрутки, Кнопки перехода по записям и Область выделения. (рис.6.11).

10. Дайте новое название создаваемой формы −Состав групп, введяэто значение в свойство Подпись. Это имя и будет предложено при сохранении как имя формы (см. рис.6.11).

Рис.6.11. Вкладка Макет окна свойств формы.

11. Создайте в форме кнопку со стрелкой для перехода к следующей группе студентов. Для этого проверьте, что нажата кнопка Использовать мастера в разделе Элементы управления, щелкнув по соответствующей кнопке вкладки Конструктор. Выберите элемент Кнопка и очертите контур будущей кнопки при нажатой левой клавише мыши. После отпускания клавиши мыши появится окно Создание кнопок (рис.6.12).

Рис.6.12. Окно мастера создания кнопок

12. В окне Создание кнопок выберите категорию Переходы по записям, а в нем − действие Следующая запись. Нажмите на кнопку Далее.

13. В следующем окне включите флажок Показать все рисунки и выберите рисунок Стрелка вниз. Нажмите на кнопкуДалее. Не изменяя имя, предложенное Access, нажмите на кнопку Готово.

14. Аналогичным образом создайте кнопку с рисунком Стрелка вверх для перехода к Предыдущей записи. Проверьте работу кнопок со стрелками в Режиме формы.

15. Для поля Номер группы измените формат, установив размер шрифта 10 и полужирное начертание.

Примечание. Существует и другой способ вставки подчиненной формы в главную форму путем буксировки значка подчиненной формы из окна Области перехода в Область данных главной формы.

Задание 7. Создать форму с вкладками для просмотра списка студентов двух групп. На каждой вкладке должен располагаться список студентов только одной группы. На ярлычках вкладок должны отображаться номера групп.

1. С помощью мастера создайте два простых запроса для выборки из таблицы Студент списка студентов двух групп, например Запрос Студент 1390 и Запрос Студент 1170. Включите в запросы все поля таблицы Студент. В режиме конструктора введите в запросы условия отбора записей соответственно для групп 1390 и 1170.

2. С помощью мастера создайте две табличные формы на основании запросов Запрос Студент 1390 и Запрос Студент 1170 с использованием любого стиля, включив в формы все поля запросов, присвоив им имена Форма Студент 1390 и Форма Студент 1170.

3. Создайте с помощью Конструктора форм новую форму (главную). На вкладке Конструкторв разделе Элементы управления выберите элемент Вкладка и очертите мышкой прямоугольный контур в Области данных.

4. Замените названия ярлычков вкладок. Для замены имени ярлычка необходимо сделать щелчок мыши по ярлычку правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню пункт Свойства, а затем ввести в окне свойств элемента на вкладке Другие в поле Имя новое имя - 1390. Аналогичным образом измените название ярлыка второй вкладки, присвоив ей имя – 1170.

5. Выделите первую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 1390. Удалите связанную с подчиненной формой надпись формы.

6. Выделите вторую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 1170. Удалите связанную с подчиненной формой надпись формы.

7. Удалите полосу прокрутки, кнопки перехода по записям и область выделения в главной форме. Отрегулируйте размеры починенных форм. Введите надпись для заголовка формы СОСТАВ ГРУПП. Настройте местоположение, размер и тип шрифта этой надписи.

8. Просмотрите форму в Режиме формы. Внешний вид формы, которая должна быть получена, представлен на рис.6.13.

9. Сохраните форму с именем Форма с вкладками.

10. Используя элемент управления Вставить вкладку, самостоятельно добавьте на форму одну вкладку для одной их оставшихся групп.

Рис. 6.13. Форма с вкладками

Задание 8.Создать форму в виде настраиваемой сводной таблицы для просмотра результатов экзаменационной сессии. Образец формы представлен на рис.6.14.