Отчеты. Краткие сведения

Отчет – это итоговый документ, созданный на основе базы данных. В отчет могут входить как все данные, так и отдельные избранные данные, содержащиеся в записях.

Гибкость настройки отчетов согласно требованиям, то есть возможность организации легкого доступа к данным, хранящимся в базе, и определяет название программы Access - «доступ». При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отображаемые в режиме Предварительного просмотра отчета, не сохраняются вместе с отчетом. Данные, выдаваемые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов, или их комбинации.

MS Access предлагает 5 способов создания отчетов:

- создание отчета вручную в режиме Конструктора (Design view);

- полуавтоматическое создание отчета с помощью Мастера отчетов (Report Wizard), что позволяет выбрать поля, содержимое которых вы хотите отразить в отчете (в том числе и поля из нескольких таблиц), и указать, как должны быть сгруппированы данные в отчете, отсортированы и отформатированы;

- автоматическое создание с помощью одного из двух мастеров Автоотчета (AutoReports), которые автоматически включают в отчет все поля выбранной вами таблицы или запроса.

- создание отчета с использованием Мастера диаграмм (Chart Wizart), который проведет вас по всем шагам создания диаграммы;

- создание почтовых наклеек с помощью Мастера почтовых наклеек (Label Wizard).

В MS Access создание отчетов не сложнее, чем создание форм данных. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета, используя команду Создать в окне базы данных. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов – в столбец и ленточный, которые удобны для создания первичного отчета, если нужные данные уже содержаться в таблице или запросе.

Отчет состоит из 7 частей, называемых разделами (sections):

- Заголовок отчета (начало отчета). Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

- Область данных (основная часть отчета). Раздел предназначен для размещения данных из таблиц и запросов.

- Верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы).

- Нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы).

- Примечание отчета (печатается в конце отчета на последней странице). В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Этот раздел добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

- Заголовок группы (отображается перед первой записью каждой группы).

- Примечание группы (отображается после области данных последней записи каждой группы).

Для отчета можно использовать как все разделы сразу, так и любые разделы по выбору. Изменение размеров разделов выполняется перетаскиванием разделительных полос. Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать такие разделы как Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer). В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.

Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора.

Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм.

Поиск по сайту: