ЗПВ за мету своєї інформаційної діяльності визначають: пошук, збирання та аналіз зовнішньополітичної(ЗП) інф.
Відповідно до поділу ЗПВ: територіальні та функціональні управління.
У світовій практиці до територіальних управлінь відносять відділи які вивчають спеціальні території:
· Північна Америка;
· країни центральної та південної Америки;
· країни Азійсько-Тихоокеанського регіону;
· країни континентальної Європи;
· країни Близького Сходу та Азії;
· країни Африки, Австралії та інших територій.
До функціональних управлінь відносять:
· управління політично-аналітичні та планування зовнішньої політики(ЗП);
· управління інформацією;
· упр. оперативного зв’язку з дипломатичними представництвами;
· прес центри;
· упр. зв’язків з громадськістю.
Територіальні управління готують такі матеріали:
1. аналітичні довідки для дипломатичного і прес досьє;
2. ІА матеріали для візитів;
3. повідомлення для прес-релізів;
4. інтерв’ю для міністра;
5. ІА матеріал для дипломатичних представництв;
6. проводять моніторинги ЗМІ відповідних країн, з метою вивчення суспільної думки, щодо ЗП;
7. проводять аналіз оперативної інф., яка надходить із зарубіжних установ до територіальних управлінь.
Серед функціональних управлінь найбільш важливим є управління політичного аналізу та планування ЗП, до його функцій відносять:
- аналіз міжнародних подій глобального характеру;
- розробка ЗП прогнозів в цілому та на фактичний момент;
- підготовка рекомендацій для галузі ЗП.
В рамках функціонального управління зовнішньої політики проводиться моніторинг зарубіжних ЗМІ, особливо негативних матеріалів щодо ЗП з певними рекомендаціями і пропозиціями.
До персональної картотеки відносять групи тиску: фінансові круги, які забезпечують проведення ЗП.
Управління інф. ЗПВ створює систему управління інф. потоками і розподіляє всю інф, що надходить до міністерства за критеріями важливості та довгостроковості.
Управління інф. готує аналітичні матеріали для інф. інших урядових структур, для дипломатичних представництв у країні перебування, для інформаційно-культурних центрів.
Управління оперативного зв’язку з дипломатичними установами реалізує постійний обмін інформації з метою впливу на події, заяви, двосторонні відносини, а також для попередження небажаних ситуацій в двосторонніх міжнародних відносинах.
Прес центр здійснює акредитацію зарубіжних кореспондентів, а також ЗМК певної країни, проводить брифінги з метою інформування позиції держави на міжнародній арені з метою формування офіційної точки зору на будь-які події.
Управління інф. створює систему управління інформаційних потоків для ЗПВ за такими критеріями:
- визначення джерел інф.;
- урядова інф.;
- статистична інф.;
- економічна інф.;
- соціальна інф.;
- фінансова інф.;
- інф. науково досвідних установ, які реалізують ЗП.
Інф. системи МЗС реалізують 3 цілі:запобіжну; експертну; прогнозтичну. Запобіжна мета – це аналіз подій, які можуть бути поза межами основної ситуації, але які можуть бути причиною майбутньої напруженості. Експертна мета – компетентна оцінка інф., яка здійснюється фахівцями-аналітиками і вміщує пропозиції та рекомендації щодо діяльності на міжнародній арені. Прогностична мета – прогноз про можливий розвиток подій та їх вплив на міжнародну ситуацію. Вся інф. яка надходить до МЗС шифрується 3 грифами: блискавка, терміново, поточна. Також існують спеціальні позначки: загроза. До інформаційного забезпечення МЗС відносять такі з аспекти: ідеологічне забезпечення (розробку і висунення ініціатив та пропозицій, які б відповідали національним інтересам, а також відбивали б тенденції сучасних політичних процесів);---практичне забезпечення (піднесення міжнародного авторитету держави, її активного впливу на формування міжнародної політички. Практичне забезпечення здійснюється в таких напрямках і формах: використання можливостей ООН та Ради Безпеки; відслідковування на регулярній основі розгляду тих чи інших пропозицій, участь у врегулюванні міжнародних конфліктів (пропозиції щодо превентивної дипломатії або постконфліктне будівництво);--організаційне забезпечення (адекватне кадрове забезпечення дипломатичних місій, оптимальний рівень координації місії з центром та іншими закордонними дипломатичними установами. Співробітники ЗП відомств готують аналітичні дослідження у вигляді т.зв. “Поточного огляду зовнішньої та внутрішньої політики держави”, а ЗП