Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Система стандартизации бизнес-процессов



В компании среднего размера директор издал приказ, содержащий следующую фразу: «Рабочей группе в срок такой-то разработать порядок описания, регламентации и хранения бизнес-процессов». Регламенты предполагалось хранить как товар – на полке! К сожалению, в этой организации так и получилось: были разработаны десятки схем бизнес-процессов, затем с использованием утомительного ручного труда на базе этих схем подготовили и согласовали регламенты, а потом… сдали в архив на хранение. Как-то раз одного из начальников отдела этой компании спросили, как обстоят дела с процессным подходом. На что он ответил: «Его внедрили еще три года назад», – сделал кислую мину и сослался на комплект регламентов, который пылится на полках. Понятно, что разработанные регламенты фактически не работали.

Как добиться того, чтобы регламенты выполнения бизнес-процессов активно использовались и сотрудники работали по стандартам? Достаточно ли, например, заказать внешних консультантов, которые за несколько месяцев опишут бизнес-процессы и разработают соответствующие регламенты? Что получит в результате директор компании? Вероятнее всего, это будет толстая кипа бумаг, которые вряд ли начнут работать. Дело даже не в том, что регламенты могут оказаться плохими. Проблема в отсутствии системы, которая обеспечила бы не только разработку стандартов по бизнес-процессам, но и обучение персонала, контроль исполнения, своевременную актуализацию документов. Такую систему нельзя создать за один день, но ее можно целенаправленно строить в течение некоторого времени (один-два года).


 

Определение системы стандартизации бизнес-процессов

Сформулируем определение системы стандартизации (ее можно также называть системой регламентации) бизнес-процессов:

Конечно, нормативно-методические документы бывают разные. Но основная их группа предназначена для регламентации деятельности, то есть бизнес-процессов.

На рис. 5.4.1 представлены важнейшие элементы системы стандартизации бизнес-процессов. Рассмотрим каждый их этих элементов, начиная с методов.

 

Рис. 5.4.1. Элементы системы стандартизации процессов


 

 

ЖЦ НМД – жизненный цикл нормативно-методических документов организации.


 

Методы системы

Среди документов (в рамках системы стандартизации) центральное место занимает методика моделирования (стандарт описания) процессов. Она включает в себя описание подходов к созданию моделей (описаний) процессов организации. Поскольку сейчас широко распространены и доступны сре́ды моделирования бизнес-процессов, такая методика должна учитывать возможности и ограничения выбранного программного продукта (MS Visio, Business Studio, Casewise, ARIS и др.)[108]. В практике бизнес-моделирования документ, содержащий требования по использованию программного продукта, часто называют «соглашение по моделированию».

Второй важнейший документ – методика управления изменениями модели организации. В нем вы найдете требования, которые нужно исполнять при внесении изменений в модель организации. Например, нужно частично изменить (дополнить) структуру бизнес-процессов, переназначить исполнителей процессов в случае изменения организационной структуры и т. п.

Следующий документ – процедура (методика) управления нормативно-методическими документами (НМД) внутреннего происхождения. Он устанавливает все необходимые требования по управлению жизненным циклом нормативных документов (регламентов, стандартов по бизнес-процессам и т. д.), в том числе:

• порядок разработки и согласования НМД;

• порядок ввода НМД в действие (в том числе кодирование НМД);

• порядок выдачи копий НМД сотрудникам;

• порядок актуализации НМД;

• порядок отмены действия НМД;

• прочее.

 

Если в организации отсутствует процедура управления НМД, то зачастую база документов находится в хаотичном состоянии, возникает путаница с версиями, документы теряются.

Документированные методы контроля исполнения требований стандартов по бизнес-процессам нужны для того, чтобы руководители и сотрудники службы внутреннего аудита могли быстро и эффективно контролировать исполнение требований, сформулированных в регламентах по бизнес-процессам. Одно из возможных решений – описание методов контроля в тексте самих регламентов. В этом случае проверяющий открывает соответствующий раздел и следует инструкции по выполнению контроля. Суть состоит в том, что мы определяем контрольные точки (где есть смысл проверять исполнение требований) внутри процесса.

Процедура внутреннего аудита содержит требования по его организации и проведению. В том числе в ней указано, когда и каким образом сотрудники отдела внутреннего аудита должны контролировать исполнение требований стандартов.

Полезно так же методически проработать организационную систему стимулирования по созданию у сотрудников мотивации исполнять требования регламентов по бизнес-процессам.

Еще один элемент – методические материалы по обучению сотрудников. Они могут быть универсальными или создаваться на базе конкретных регламентов.


 

 

Инструменты системы

Для создания системы стандартизации бизнес-процессов можно использовать различные программные инструменты. В первую очередь речь идет о среде бизнес-моделирования (Business Process Architecture или Enterprise Architecture), при помощи которой можно описывать:

• бизнес-процессы;

• подразделения и должности;

• документы и информацию;

• прочее.

 

Очень значима в современной среде моделирования возможность формировать регламентирующие документы: регламенты выполнения процессов (инструкции по выполнению бизнес-процессов), положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д. Благодаря этому в среде моделирования хранится существенная часть информации о деятельности компании. Фактически она является ядром системы стандартизации процессов. Но если ее использовать изолированно, без остальных элементов, представленных на рис. 5.4.1, эффект будет незначительным.

Многие компании, использующие среду бизнес-моделирования, размещают полученные модели процессов на интранет-сервере (внутреннем веб-портале). У сотрудников появляется возможность просматривать схемы процессов, переходя по гиперссылкам с уровня на уровень и от процесса к процессу. Такая возможность весьма удобна для быстрого поиска нужной регламентирующей информации и понимания бизнес-процессов организации в целом.

Выгруженные из среды бизнес-моделирования проекты нормативных документов необходимо провести через процедуру согласования, утверждения и ввода в действие. Оригиналы этих документов нужно хранить. В этом деле должен быть порядок. Можно, конечно, хранить документы в виде файлов на сервере или в специально разработанном для этого электронном архиве компании. Но эффективнее использовать современную систему электронного документооборота. Тем более что в нее можно экспортировать документы прямо из среды моделирования.


 

Процессы системы

Лучшие методики и программные продукты бесполезны, если не отлажены реальные процессы, которые их используют. Поэтому при внедрении системы стандартизации процессов наряду с разработкой методик и настройкой инструментов нужно запускать и отлаживать соответствующие бизнес-процессы:

• управление системой стандартизации процессов;

• описание процессов;

• регламентация процессов;

• контроль исполнения процессов;

• управление изменениями;

• управление жизненным циклом НМД;

• внутренний аудит;

• обучение персонала (в части ввода в действие новых регламентов по процессам);

• стимулирование персонала (в части создания культуры работы по стандартам);

• прочее.

 

В зависимости от подхода принимать участие в данных процессах могут сотрудники различных подразделений, в том числе отдела организационного развития, менеджмента качества, внутреннего аудита и т. п. Руководители и специалисты подразделений – это обязательные участники процессов описания и регламентации.


 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.