режим хранения документов

15.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для хранения архива судебного участка отводится специально оборудованное помещение.

15.2. Архив должен размещаться в отдельном помещении здания, отвечающем санитарно-гигиеническим требованиям, недоступном
для посторонних лиц, сухом, безопасном в пожарном отношении.

15.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.

15.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов.
В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

15.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.

15.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены,
кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены
от хранилища.

15.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

15.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

15.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

15.10. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива должен пройти инструктаж по вопросам пожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж должен проводиться не реже одного раза в год.

15.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители,
не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.

Целесообразно применять передвижные стеллажи.

15.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

15.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной
в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп
или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться
в металлических распределительных шкафах (коробках).

15.14. В помещении архива категорически запрещается курение.

15.15. Помещение архива должно иметь помещение для приема
и временного хранения документов, оборудование для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли
со стеллажей.

15.16. Впомещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

15.17. Впомещении архива рекомендуется поддерживать постоянную
температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную
влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

15.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры
и влажности воздуха.

15.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

15.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы.

15.21. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

15.22. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

Письмом Управления Судебного

департамента в Орловской области

от 30 июля 2015 г. № 1031

[1] Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

Поиск по сайту: