XIV. Организация использования документов архива

14.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи.

Секретарь судебного участка, для служебного использования документальных материалов архива судебного участка:

выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по письменному указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов;

выдает копии, выписки из архивных документов.

14.2. Работники, получившие документы архива, отвечают за их сохранность.

14.3. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений
и физических лиц определяется в соответствии с пунктами 13.13, 14.4, 14.5 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

Документы, без необходимости приобщенные следователем
или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные
к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам.

14.4.Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным органам по запросам.

14.5. Выдача дел, находящихся в архиве, во внутреннее пользование производится с письменного разрешения мирового судьи. Выдача дел производится под роспись в книге выдачи дел (нарядов) во временное пользование (приложение 16). На выданное дело заводится карточка-заместитель (приложение 18). В ней указываются номер дела,
его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись секретаря судебного участка, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

14.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей.

14.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения
в него каких-либо изменений.

Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении судебного участка на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

Снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе
с использованием технических средств осуществляется лицами и в порядке, установленном пунктом 14.6 Инструкции по судебному делопроизводству
в аппарате мирового судьи.

14.8. Лица, перечисленные в пункте 14.6 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи, делают письменную отметку
о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом.
Данный документ подшивается к делу секретарем судебного участка
и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится секретарем судебного участка.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата мирового судьи в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку
в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.

14.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, производится
по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача копий документов из судебного дела иным лицам и организациям производится
по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи.

Выдача копий, выписок, документов регистрируется в журнале установленного образца (приложение 17).

Копии приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу заверяются подписями мирового судьи и работника
его аппарата, ответственного за ведение архива и гербовой печатью мирового судьи.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется работником, ответственным за ведение архива судебного участка. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».

В случае, если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи,
на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка
о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок направляются по почте в течение трех рабочих дней после их изготовления.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте
в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером
и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется
по письменному мотивированному заявлению лица в установленном мировым судьей порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.

14.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «Пронумеровано
и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием мирового судьи судебного участка, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

14.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

14.12. Выдача подлинных документов и их надлежащим образом заверенных копий из судебных дел (иных материалов), находящихся в архиве судебного участка осуществляется в соответствии с правилами, установленными пунктом 14.4 Инструкции по судебному делопроизводству
в аппарате мирового судьи.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив судебного участка, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке.

В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.

14.13. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании письменной визы мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.

Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива судебного участка, обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать судье.

До возвращения дела требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива судебного участка отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в судебный участок.

Поиск по сайту: