Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка.

12.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием документов и обеспечением их сохранности.

12.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены
и описаны.

12.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются:

паспорт архива (приложение13);

номенклатура дел судебного участка;

описи дел постоянного хранения;

описи судебных дел, сданных в архив судебного участка;

книга учета поступления и выбытия документов;

книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

12.4. Вспомогательными учетными документами являются:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;

книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

12.5. Дела (наряды) учитываются по описям.

12.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

12.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

12.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного
и временного (более 10 лет) хранения.

12.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться
в железных шкафах.

12.10. Ежегодно по состоянию на 1 декабря в государственный (муниципальный) архив представляются паспорт архива судебного участка
и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

12.11. В целях обеспечения сохранности документальных материалов
в архиве судебного участка комиссией, назначаемой мировым судьей или председателем районного суда соответствующего судебного района производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). По согласованию такая проверка может проводиться с участием представителей Управления
по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области.

12.12. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся
на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

12.13. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей или председателем районного суда, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Результаты проверки оформляются актом (приложение 14), который представляется мировому судье, а также председателю районного суда (в случае инициировании проверки районным судом).

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся
в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене мирового судьи, лица, ответственного за работу архива.

12.14. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

12.15. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи или председателя районного суда организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).

12.16. В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

проверить находящиеся рядом дела (наряды);

организовать розыск дел (нарядов), не обнаруженных при проверке,
в архивах судебных участках, чьи дела (наряды) хранятся в том же архивном помещении;

изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.

12.17. Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются
на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (приложение 15) делается отметка об их обнаружении с указанием даты
и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты
и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда),
и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 12).

12.18. После утверждения актов об отсутствии дел или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела исключаются из описей листов фондов.

12.19. По окончании проверки наличия и состояния документов
по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

12.20. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений
в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК.

Поиск по сайту: