VIII. Составление описей на судебные дела и дела общего делопроизводства постоянного срока хранения

8.1. Для обеспечения комплектования архива по итогам каждого года
на завершенные производством гражданские, уголовные, административные дела и дела общего делопроизводства, имеющие постоянный срок хранения
и прошедшие экспертизу ценности документов, составляются отдельные архивные описи (приложение 5), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

8.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

8.3. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную по значимости документов группу, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений
о составе и содержании дел, нарядов.

8.4. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью,
в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).

Опись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания, после чего передается на рассмотрение экспертной комиссии судебного участка.

8.5. При первом представлении описей дел постоянного хранения
в государственный (муниципальный) архив к ним прилагается историческая справка, оформленная в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Справка подписывается секретарем судебного участка.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве судебного участка.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный (муниципальный) архив вместе с каждой законченной описью.

8.6. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться постоянно действующей экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце каждого экземпляра годового раздела описи ставится гриф «Согласовано» с указанием номера и номера протокола экспертной комиссии. Согласованные годовые разделы направляются
в четырех экземплярах на рассмотрение ЭПК через три года после сдачи дела
в архив судебного участка.

После утверждения на заседании ЭПК описи возвращаются на судебный участок, где подлежат утверждению мировым судьей судебного участка.
Один экземпляр годового раздела описи, утвержденный мировым судьей,
в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, остальные остаются на хранении в судебном участке.

8.7. Бланк описи судебных дел и дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 6).

8.8. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится
в опись под самостоятельным номером);

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы «Индексы дел» для дел общего делопроизводства указываются индексы дел по номенклатуре дел судебного участка,
для судебных дел – индексы не указываются;

графа «Заголовки дел» заполняется на основании записи, сделанной
на обложке дела. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см;

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел в другие суды, наличии копий и т.п.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами
«То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Указанное правило также распространяется на многотомные дела.
При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Пример:

Подлинники судебных решений с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения. Том 1

То же. Том 2

То же. Том 3. Последний

8.9. После внесения дела в опись на его обложке в архивном шифре карандашом проставляются номер описи и номер самого дела по описи.
Там же проставляется номер фонда судебного участка, присвоенный государственным (муниципальным) архивом при первой передаче судебным участком дел на постоянное хранение.

8.10. К законченной описи (достигшей в нумерации заголовков дел
№ 1000) составляется итоговая запись и заверительная надпись в порядке, установленном пунктом 8.4 настоящей Инструкции. При этом заверительные надписи, ранее составленные к годовым разделам описей дел, изымаются.

На титульном листе законченной описи указываются название
и номер фонда, номер и название описи, крайние даты дел, включенных
в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами,
то на титульном листе проставляются только те годы, за которые включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление
и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах. Оглавление помещается в начале описи.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся
в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных
к годовым разделам.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается работником аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива, с указанием должности и даты составления. Предисловие
к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

8.11. Экспертной комиссией по согласованию с соответствующим архивным учреждением может быть установлен иной порядок ведения описей: изменено количество единиц хранения, необходимых для окончания описи, определена периодичность ведения описей: один год, три года, пять лет и т.д.

IX. Порядок представления описей дел постоянного хранения
на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии

9.1. На рассмотрение и утверждение ЭПК представляются годовые разделы всех описей дел постоянного хранения, ведущихся на судебном участке.

9.2. В описи дел постоянного хранения сведения о делах вносятся только при условии полного оформления описываемых дел, включая нумерацию листов и прошивку.

9.3. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

9.4. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за работу архива,
в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается
в государственном архиве.

На одном экземпляре описи, который хранится в архиве судебного участка, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет
и дату утверждения протокола ЭПК.

9.5. После утверждения годовых разделов описей ЭПК, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов
за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный нормативными правовыми актами, перечисленными
в пункте 7.1.

X. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других
документов в архив судебного участка, порядок их хранения

10.1. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.

10.2. Дела общего делопроизводства кратковременного срока хранения
(до 10 лет включительно) или «до минования надобности» передаются в архив судебного участка без составления описи. По истечении срока хранения
или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт.

10.3. Судебные дела и материалы передаются в архив по описям, ведущимся в электронном виде. О передаче судебного дела в архив делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты
и подписи лиц, сдающих и принимающих дело.

По окончании календарного года описи дел, сданных в архив судебного участка за соответствующий год (приложение 7), с приложением справок
об отсутствующих делах (где указаны причины их отсутствия) (приложение 8), распечатываются на бумажном носителе, подшиваются в твердую обложку
по категориям и подлежат постоянному хранению на судебном участке.

10.4. Описи дел, сданных в архив судебного участка, рассматриваются экспертной комиссией, которая удостоверяется в фактическом наличии всех внесенных в опись дел, а также в достоверности сведений о причинах отсутствия недостающих дел, представленных в справках, приложенным
к описям.

Результат рассмотрения описей фиксируется протоколом заседания экспертной комиссии судебного участка.

10.5. Поступившие в архив судебного участка дела и другие документы хранятся по видам и категориям в хронологическом порядке.

10.6. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 50-150 штук в коробке или связке. На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера помещенных
в них дел (нарядов).

10.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению,
в архив судебного участка не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.

XI. Сроки и порядок сдачи судебных дел и дел общего
делопроизводства на хранение в государственный архив

11.1. Передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения,
за исключением нарядов с подлинниками судебных решений – по истечении
10-летнего срока хранения в архиве судебного участка;

судебные дела постоянного срока хранения, наряды с подлинниками судебных решений – по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка.

Вместе с делами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, совместно с представителем государственного (муниципального) архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел, включенных
в годовые разделы описей.

11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.
Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются
и согласовываются с ЭПК.

11.4. Сдача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 11).

11.5. Сдатчик и приемщик расписываются в акте приема-передачи дел
на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта после его оформления возвращается в архив судебного участка.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия –
в прилагаемой к акту приема-передачи справке судебного участка мирового судьи.

11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение
в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт
об их утрате (приложение 12). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

11.9. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив организует мировой судья при участии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области.

Поиск по сайту: