VI. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.1. Находящиеся в архиве судебные дела и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются
к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, или иной работник по поручению мирового судьи.

6.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
за этот же период и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 9). Указанные описи
и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии судебного участка одновременно. Акты утверждаются мировым судьей только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения за соответствующий период.
После утверждения актов мировым судьей допускается уничтожение дел, включенных в данные акты.

6.3. Подготовка к уничтожению судебных дел с истекшими сроками хранения предусматривает изъятие из них для постоянного хранения подлинников судебных решений мирового судьи (решений, определений, судебных приказов, приговоров, постановлений) и всех последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов.
Из прекращенных дел и дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений о прекращении производства по делу
и об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства),
из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет,
после чего уничтожаются.

Из материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора,
на постоянное хранение изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов.

6.4. На изъятых из дел судебных решениях, а также определениях
и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем данные документы подшиваются по порядку номеров дел в твердую обложку с внутренней описью и листом-заверителем.

6.5. При составлении акта о выделении к уничтожению должны соблюдаться следующие правила:

дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения мировым судьей в первой инстанции;

в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.

6.6. Утвержденные акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, подшиваются в хронологическом порядке отдельно по каждой категории дел.

6.7. В регистрационных журналах в графе «Примечание» и в описях дел, сданных в архив судебного участка за соответствующий год, делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.

6.8. Судебные дела и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел, даты уничтожения и подписями членов комиссии.

6.9. Перед сдачей на утилизацию документы упаковываются,
а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.10. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

6.11. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

Поиск по сайту: