Организация делопроизводства в военных организациях

Неотъемлемым элементом обеспечения нормальной повседневной жизнедеятельности военных организаций является организация делопроизводства, которое определяется современными словарями как ведение канцелярских дел, служебной переписки, оформление ткущей документации учреждения[37]. Исходя из норм Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 23 мая 1999 г. № 170, под делопроизводством в военной организации понимается деятельность военнослужащих и лиц гражданского персонала, связанная с приемом, учетом, подготовкой, оформлением, размножением (тиражированием), контролем исполнения, хранением, использованием и отправкой служебных документов.

Особенности ведения делопроизводства определяются:

– при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации – постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 и приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 1997 г. № 450;

– при рассмотрении обращений граждан – Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ и приказом Министра обороны Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 500;

– при работе с секретными документами – Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах

Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств. Служебная переписка должна применяться лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами. Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) определять порядок работы со служебными документами в воинской части;

б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;

в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

г) своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

е) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению требований к делопроизводсту, обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;

ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;

и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;

к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;

л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

а) знать и строго выполнять требования, установленные для ведения делопроизводства;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;

в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;

г) передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре;

д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е) немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;

ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;

з) своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;

и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.

Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

б) обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати;

г) изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);

д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, – на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинский части или начальника штаба воинской части. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой «Для служебного пользования») военнослужащие и лица гражданского персонала могут брать с разрешения непосредственного начальника для работы в домашних условиях на срок не более 10 суток.

В Вооруженных Силах применяются следующие виды служебных документов:

1) акты военного управления (приказы, директивы, приказания, указания, постановления, предписания и др.);

2) рапорт – письменный официальный доклад военнослужащего начальнику по установленной форме. В рапорте излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и др. В виде рапорта оформляются также заявления, предложения и личные просьбы военнослужащих;

3) доклад, отчет – служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику);

4) донесение – боевой или служебный отчетно-информационный документ, разрабатываемый штабом и другими органами управления с целью сообщения определенных сведений вышестоящему командиру (начальнику) или штабу;

5) договор (контракт) – письменное соглашение о взаимных обязательствах;

6) план – служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.;

7) расписание занятий – служебный документ, содержащий сведения о времени, месте и последовательности проведения занятий с военнослужащими по предметам боевой подготовки;

8) протокол – служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.);

9) акт – служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий;

10) справка – описание или подтверждение тех или иных фактов и событий;

11) служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию служебных документов;

12) заявка – заявление с указанием на потребность в чем-либо (в деньгах, в материалах, в запасных частях и т.п.);

13) телеграмма – служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи;

14) командировочное удостоверение – документ, удостоверяющий направление военнослужащего по распоряжению командира (начальника) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне пункта постоянной дислокации или временного расквартирования воинской части (подразделения), в которой военнослужащий проходит военную службу, с указанием цели, срока и места выполнения служебного задания;

15) отпускной билет – документ, удостоверяющий факт предоставления военнослужащему отпуска с указанием его продолжительности, места проведения, даты убытия в отпуск и даты возвращения к месту прохождения военной службы;

16) другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Применяемые в нем термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Российской Федерации, и употребляться в одном и том же значении.

Служебный документ должен иметь следующие реквизиты: название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.

В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии – докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (группы), старший юрисконсульт (юрисконсульт) или помощник командира по правовой работе, проводящий правовую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:

а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

б) с общественными организациями – в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

г) с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия). При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Служебные документы, направляемые от имени Минобороны России организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Российской Федерации или его заместителями, а от имени других органов военного управления – руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

Указания подписывают начальники главных и центральных управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных Сил, заместители и помощники командующих войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир, начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части, где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении – командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне – капитану и первому помощнику;

в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации – начальнику (руководителю) и его заместителям;

г) в гарнизоне – начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

д) в управлении округа, флота, армии, флотилии – командующему, его заместителям (помощникам), заместителям начальника штаба, командующим (начальникам) родами войск и их заместителям, заместителям начальника тыла, начальникам самостоятельных управлений, отделов и служб;

е) в центральных органах военного управления Вооруженных Сил:

– начальникам главных управлений и управлений Генерального штаба и их заместителям;

– командующим (начальникам) родами войск, их заместителям;

– начальникам самостоятельных управлений, направлений, инспекций, отделов, служб и их заместителям;

– заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных Сил, начальника Службы расквартирования и обустройства, начальника связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;

– командующим (начальникам) родами войск видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам главных управлений и управлений видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника Тыла, начальникам самостоятельных инспекций, комитетов, отделов и служб всех наименований;

– начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны и их заместителям.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: Врио (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: Врид (временно исполняющий должность). Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким. Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.

Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа – дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи «Вручить лично» и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил, а также внутри округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи.

При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил и штабами, управлениями, направлениями, отделами и службами округов, групп войск, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка (доставка) их осуществляется:

а) в штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов и флотов – по условным наименованиям, а если они не присвоены, – по действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и наименований пунктов приписки к объектам почтовой связи;

б) в штабы, управления, направления, отделы и службы войск, временно находящихся за границей, – по условным наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования пункта дислокации.

В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляют и адресуют воинские части, которым условные наименования не присвоены.

В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства. В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по воинской части. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них.

Основные задачи несекретного делопроизводства:

а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) ведение и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции, а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.

Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов. В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив. Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие – в день поступления, подготовленные в воинской части – в день утверждения или подписания.

Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп. На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по Номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов). Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов. Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в делопроизводстве по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.

Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, направлениях, отделах и службах воинской части.

Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств.

Поступившие служебные документы докладываются командиру (начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой «Срочно» и телеграммы – немедленно.

Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов. Передача служебных документов из одного направления, отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре.

В центральных органах военного управления Вооруженных Сил, в штабах и управлениях округов, групп войск, флотов, армий и флотилий документы для согласования могут передаваться в таком же порядке в другие штабы, управления, направления, отделы, службы. Служебные документы могут передаваться для согласования в гражданские учреждения по реестру с разрешения командира (начальника) воинской части.

Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ.

В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир (начальник), которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.

Если командир (начальник), которому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса. Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

Решения и поручения по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника). В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция. В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления со служебными документами прилагаются специальные листы, которые после исполнения служебного документа наклеиваются на оборотную сторону его последнего листа.

Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а служебный документ с пометкой «Срочно» – в трехдневный срок. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за три дня (по срочному документу – за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа.

Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.

Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить. Расчет рассылки подписывается начальником управления, направления, отдела (службы), которым подготовлен служебный документ.

Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета исходящих служебных документов. В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.

Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится отметка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов.

Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов. Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части, делопроизводств направлений, отделов и служб, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

Изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и т.д., для чего в номенклатуре после соответствующих номеров дел, книг и журналов оставляется место для записи последующих томов.

Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек. На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются соответствующие данные.

Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в одно дело, в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

Как исключение, некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года – в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.

Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы не выступали за края обложки. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка: «В дело № ____» (указываются номер дела, дата, подпись исполнителя или командира (начальника)).

В каждом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается. В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, – командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, – командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела. Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи. Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Ежегодно (в январе – феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Комиссия проверяет наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров. О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень неподшитых в дела служебных документов.

В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп.

Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству. На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.

Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).

Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:

а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;

б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;

в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.

Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

б) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);

в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам). В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.

Поиск по сайту: