МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

4.1. Структуризация методов исследования систем управления

Эффективность исследования систем управления во многом оп­ределяется использованными методами исследования.

Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований, грамотное применение которых спо­собствует получению достоверных и полных результатов относи­тельно проблем, возникших в организации. Правильность выбора методов, а также оптимальная интеграция их при проведении ис­следования определяются знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих такие исследования.

При проведении исследований систем управления использу­ется широкий арсенал методов, но все они основываются на базовом логическом исследовательском аппарате, включающем различные подходы, в том числе: диалектический, процессный, ситуационный, функциональный, рефлексивный и системный.

Научный аппарат изучения систем управления базируется на ряде общих методов:

• формации;

• аксиомизации;

• восхождения от абстрактного к конкретному;

• моделирования;

• логических;

• наблюдения;

• изучения документации;

• измерения;

• сравнения;

• экспериментальных;

• анализа и синтеза;

• дедукции и индукции.

Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов (логико-интуитивные); мето­ды формализованного представления систем управления (формального моделирования исследуемых процессов) и комплекти­рованные методы.

1. Методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опыт­ных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетради­ционных подходов к анализу деятельности организации. Данная группа включает методы: «мозговой атаки», типа «сценариев», экспертных оценок (включая SWOT-анализ), типа «Дельфи», ти­па «дерева целей», «деловой игры», морфологические (тестиро­вание) и т.д.

2. Методы формализованного представления систем управления. Они основаны на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управ­ления. Среди них можно выделить следующие классы:

• аналитические, которые включают методы классической математики (интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариа­ционное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);

• статистические, включающие теоретические разделы мате­матики (математическую статистику, теорию вероятностей) и направления прикладной математики, использующие стохастические представления (теорию массового обслужи­вания, методы статистических испытаний, методы выдви­жения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);

• теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические (разделы дискретной математики, составляю­щие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);

• графические, в том числе теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.

Наибольшее распространение в экономике в настоящее время получили математическое программирование и статистические методы. Правда, для представления статистических данных, для экстраполяции тенденций тех или иных экономических процес­сов всегда использовались графические представления (графики, диаграммы и т.п.) и элементы теории функций (например, тео­рия производственных функций). Однако целенаправленное применение математики для постановки и анализа задач управ­ления, принятия экономических решений разного рода (распре- деления работ и ресурсов, загрузки оборудования, организации перевозок и т.п.) началось с внедрения в экономику методов линейного и других видов математического программирования (работы Канторовича, В.В. Новожилова, С.А.Соколицына и др.). Привлекательность этих методов для решения формализованных задач, какими обычно являются названные выше и другие экономические задачи на начальном этапе их постанов­ки, объясняется рядом особенностей, отличающих методы ма­тематического программирования от методов классической ма­тематики.

При стремлении более адекватно отобразить проблемную си­туацию в ряде случаев целесообразно применять статистические методы, с помощью которых на основе выборочного исследова­ния получают статистические закономерности и распространяют их на поведение системы в целом. Такой подход полезен при отображении таких ситуаций, как организация ремонта обору­дования, определение степени его износа, настройка и испыта­ние сложных приборов и устройств и т.д. Все более широкое применение находит статистическое имитационное моделирова­ние экономических процессов и ситуаций принятия решений.

В последнее время с развитием средств автоматизации воз­росло внимание к методам дискретной математики: знание ма­тематической логики, математической лингвистики, теории множеств помогает ускорить разработку алгоритмов, языков ав­томатизации проектирования сложных технических устройств и комплексов, языков моделирования ситуаций принятия реше­ний в организационных системах.

В настоящее время в экономике и организации производства применяются практически все группы методов формализованно­го представления систем. Для удобства их выбора в реальных условиях на базе математических направлений развиваются при­кладные методы и предлагаются их классификации.

3. Комплектованные методы. К ним причисляют системный анализ, методы факторного и корреляционного анализа, парамет­рический метод, функционально стоимостной анализ, социоло­гический исследования, социально-экономические эксперимен­ты, тестирование, комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем ин­теграции экспертных и формализованных методов.

Несколько в стороне стоят методы исследования информаци­онных потоков.

Схема структуризации методов приведена на рис. 4.1.

Рис. 4.1.Структуризация методов исследования систем управления

Специалист по системному анализу должен понимать, что любая классификация условна. Она лишь средство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разрабатывать классификацию нужно обяза­тельно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенностей моделируемых систем (процессов принятия реше­ний) и предпочтений, которым можно предложить выбрать классификацию.

4.2. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов

Развитие системного анализа неразрывно связано с такими понятиями, как «мозговая атака», «сценарии», «дерево целей», морфологические методы и т.п. Перечисленные термины харак­теризуют тот или иной подход к активизации выявления и обоб­щению мнений опытных специалистов-экспертов (термин «эксперт» в переводе с латинского означает «опытный»). Иногда все эти методы называют «экспертными» или (логико-индуктив­ными). Однако есть и особый класс методов, связанных непо­средственно с опросом экспертов, так называемый метод экс­пертных оценок (так как при опросах принято проставлять оценки в баллах и рангах), поэтому названные и подобные им подходы иногда объединяют термином «качественные» (огова­ривая условность этого названия, так как при обработке мнений, полученных от специалистов, могут использоваться и количест­венные методы). Этот термин (хотя и несколько громоздкий) в большей мере, чем другие отражает суть методов, к которым вынуждены прибегать специалисты, когда они не только не мо­гут сразу описать рассматриваемую проблему аналитическими зависимостями, но и не видят, какие из рассмотренных выше методов формализованного представления систем могли бы по­мочь получить модель для принятия решения.

Возникновение перечисленных терминов связано, как пра­вило, с конкретными условиями проведения исследований или даже с именем автора подхода. Однако варианты последующего применения методов настолько разнообразны, что сейчас трудно говорить об однозначности приведенных терминов.

Дадим краткий обзор экспертных методов.

Методы типа мозговой атаки. Данная концепция получила широкое распространение с начала 1950-х гг. как «метод система­тической тренировки творческого мышления», направленный на «открытие новых идей и достижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления». Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, кол­лективной генерации идей (КГИ).

Обычно при проведении мозговой атаки, или сессий КГИ, стараются выполнить определенные правила, суть которых сво­дится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников КГИ и высказывания ими новых идей. Для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными (обсуж­дение и оценка идей проводится позднее), не допускается кри­тика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсужде­ние ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных), стараться создавать как бы цепные реакции идей.

В зависимости от принятых правил и жесткости их выпол­нения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнения­ми, методы типа комиссий, судов (когда одна группа вносит как можно больше предложений, а вторая — старается их макси­мально критиковать) и т.п. В последнее время иногда мозговую атаку проводят в форме деловой игры.

На практике подобием сессий КГИ являются разного рода совещания — конструктораты, заседания ученых и научных со­ветов, специально создаваемых временных комиссий.

В реальных условиях достаточно трудно обеспечить жесткое выполнение требуемых правил, создать «атмосферу мозговой атаки», на конструкторатах и советах мешает влияние должно­стной структуры организации: трудно собрать специалистов на межведомственные комиссии. Поэтому желательно применять способы привлечения компетентных специалистов, не требую­щие обязательного их присутствия в конкретном месте и в кон­кретное время и устного высказывания своих мнений.

Методы типа «сценариев». Методы подготовки и согласова­ния представлений о проблеме или анализируемом объекте, из­ложенных в письменном виде, получили название сценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содер­жащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержа­щий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вна­чале индивидуально, а затем формируется согласованный текст.

Сценарий не только предусматривает содержательные рассу­ждения, помогающие не упустить детали, которые невозможно учесть в формальной модели (в этом собственно и заключается основная роль сценария), но и содержит, как правило, результа­ты количественного технико-экономического или статистиче­ского анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом полу­чения необходимых справок от предприятий и организаций, не­обходимых консультаций.

На практике по типу сценариев разрабатывались прогнозы в отраслях промышленности. Разновидностью сценариев можно считать комплексные программы научно-технического прогрес­са и его социально-экономических последствий.

Роль специалистов по системному анализу при подготовке сценария состоит в следующем:

• помочь привлекаемым ведущим специалистам соответст­вующих областей знаний выявить общие закономерности системы;

• проанализировать внешние и внутренние факторы, влияю­щие на ее развитие и формирование целей;

• определить источники этих факторов;

• проанализировать высказывания ведущих специалистов в периодической печати, научных публикациях и других ис­точниках научно-технической информации;

• создать вспомогательные информационные фонды (лучше автоматизированные), способствующие решению соответ­ствующей проблемы.

В последнее время понятие сценария все больше расширяется в направлении как областей применения, так и форм представ­ления и методов их разработки: в сценарий вводятся количест­венные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием ЭВМ (машинных сценариев), методики целевого управления подготовкой сценария.

Сценарий позволяет создать предварительное представление о проблеме (системе) в ситуациях, когда не удается сразу отобра­зить ее формальной моделью. Но все же сценарий — это текст со всеми вытекающими последствиями (синонимия, омонимия, парадоксы), связанными с возможностью неоднозначного его толкования разными специалистами. Поэтому такой текст следует рассматривать как основу для разработки более формализованно­го представления о будущей системе или решаемой проблеме.

Методы экспертных оценок. Изучению возможностей и осо­бенностей применения экспертных оценок посвящено много работ. В них рассматриваются формы экспертного опроса (раз­ные виды анкетирования, интервью), подходы к оцениванию (ранжирование, нормирование, различные виды упорядочения и т.д.), методы обработки результатов опроса, требования к экс­пертам и формированию экспертных групп, вопросы трениров­ки экспертов, оценки их компетентности (при обработке оценок вводятся и учитываются коэффициенты компетентности экспертов, достоверности их мнений), методики организации эксперт­ных опросов.

Выбор форм и методов проведения экспертных опросов, подходов к обработке результатов опроса и т.д. зависит от кон­кретной задачи и условий проведения экспертизы. Однако су­ществуют некоторые общие проблемы, которые нужно помнить специалисту по системному анализу. Остановимся на них под­робнее.

Возможность использования экспертных оценок, обоснова­ние их объективности обычно базируется на том, что неизвест­ная характеристика исследуемого явления трактуется как слу­чайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка специалиста-эксперта о досто­верности и значимости того или иного события. При этом предполагается, что истинное значение исследуемой характери­стики находится внутри диапазона оценок, получаемых от груп­пы экспертов, и что обобщенное коллективное мнение является достоверным.

Однако в некоторых теоретических исследованиях это пред­положение подвергается сомнению. Например, предлагается раз­делить проблемы, для решения которых применяются экспертные оценки, на два класса.

К первому классу относятся проблемы, которые достаточно хорошо обеспечены информацией и для которых можно исполь­зовать принцип «хорошего измерителя», считая эксперта храни­телем большого объема информации, а групповое мнение экспертов — близким к истинному. Задачи коллективного приня­тия решений по формированию целей, совершенствованию методов и форм управления обычно можно отнести к первому классу. Однако при разработке прогнозов и перспективных пла­нов целесообразно выявлять «редкие» мнения и подвергать их более тщательному анализу.

Ко второму классу относятся проблемы, в отношении кото­рых знаний для уверенности в справедливости названных пред­положений недостаточно; экспертов нельзя рассматривать как «хороших измерителей», и необходимо осторожно подходить к обработке результатов экспертизы, поскольку в этом случае мнение одного (единичного) эксперта, больше внимания уде­ляющего исследованию малоизученной проблемы, может ока­заться наиболее значимым, а при формальной обработке оно будет утрачено. В связи с этим к задачам второго класса в ос­новном должна применяться качественная обработка результа­тов. Использование методов осреднения (справедливых для «хо­роших измерителей») в данном случае может привести к суще­ственным ошибкам.

Другая проблема, которую нужно иметь ввиду при проведе­нии системного анализа, заключается в следующем: даже в слу­чае решения проблем, относящихся к первому классу, нельзя забывать о том, что экспертные оценки несут в себе не только узко субъективные черты, присущие отдельным экспертам, но и коллективно-субъективные черты, которые не исчезают при обра­ботке результатов опроса (а при применении «Дельфи»-процедуры даже могут усиливаться). Иными словами, на экспертные оценки нужно смотреть как на некоторую «общественную точку зре­ния», зависящую от уровня научно-технических знаний общест­ва относительно предмета исследования, которая может менять­ся по мере развития системы и наших представлений о ней. Следовательно, экспертный опрос — это не одноразовая проце­дура. Такой способ получения информации о сложной пробле­ме, характеризующейся большой степенью неопределенности, должен стать своего рода «механизмом» в сложной системе, т.е. необходимо создать регулярную систему работы с экспертами.

Следует обратить также внимание на то, что использование классического частотного подхода к оценке вероятности при организации проведения экспертных опросов бывает затрудни­тельным, а иногда и невозможным (из-за невозможности дока­зать правомерность использования представительности выбор­ки). Поэтому в настоящее время ведутся исследования характера вероятности экспертной оценки, базирующиеся на теории, раз­мытых множеств Заде, на представлении об экспертной оценке как степени подтверждения гипотезы или как вероятности дос­тижения цели. Одной из разновидностей экспертного метода является метод изучения сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз ее деятельности — метод SWOT-анализа.

Методы типа «Дельфи». Метод «Дельфи», или метод «дель­фийского оракула», первоначально был предложен О. Хелмером и его коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний и повышении объективности результатов. Однако почти одновременно «Дельфи»-процедуры стали средством повышения объективно­сти экспертных опросов с использованием количественных оце­нок при оценке «дерева цели» и при разработке «сценариев».

Основные средства повышения объективности результатов при применении метода «Дельфи» — использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующе­го тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов.

В конкретных методиках, реализующих процедуру «Дельфи», это средство используется в разной степени. Так, в упрощенном виде организуется последовательность итеративных циклов моз­говой атаки. В более сложном варианте разрабатывается про­грамма последовательных индивидуальных опросов с помощью анкет-вопросников, исключающих контакты между экспертами, но предусматривающих ознакомление их с мнениями друг друга между турами. Вопросники от тура к туру могут уточняться. Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнению большинства иногда требуется, чтобы эксперты обосно­вали свою точку зрения, но это не всегда приводит к желаемому результату, а напротив, может усилить эффект приспособляемо­сти. В наиболее развитых методиках экспертам присваивают ве­совые коэффициенты значимости их мнений, вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок.

В силу трудоемкости обработки результатов и значительных временных затрат первоначально предусматриваемые методики «Дельфи» не всегда удается реализовать на практике. В послед­нее время процедура «Дельфи» в той или иной форме обычно сопутствует любым другим методам моделирования систем — морфологическому, сетевому и т.д. В частности, весьма пер­спективная идея развития методов экспертных оценок, предло­женная в свое время В.М. Глушковым, состоит в том, чтобы со­четать целенаправленный многоступенчатый опрос с «разверт­кой» проблемы во времени, что становится вполне реализуемым и условиях алгоритмизации такой (достаточно сложной) проце­дуры и использования компьютерной техники.

Для повышения результативности опросов и активизации экспертов иногда сочетают процедуру «Дельфи» с элементами деловой игры: эксперту предлагается проводить самооценку, ставя себя на место конструктора, которому реально поручено выполнять проект, или на место работника аппарата управле­ния, руководителя соответствующего уровня системы организа­ционного управления и т.д.

Метод «дерева целей». Эта идея впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в про­мышленности.

Термин «дерево» подразумевает использование иерархиче­ской структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляю­щие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней, а с некоторого уровня — функциями. Как правило, термин «дерево целей» используется для иерархических структур, имею­щих отношения строго древовидного порядка, но сам метод иногда применяется и в случае «слабых» иерархий. Поэтому в последнее время все большее распространение получает предложенный В.М. Глушковым термин «прогнозный граф», кото­рый может представляться и в виде древовидной иерархической структуры, и в форме структуры со «слабыми» связями.

При использовании метода «дерево целей» в качестве средст­ва принятия решений часто вводят термин «дерево решений». При применении «дерева» для выявления и уточнения функций управления говорят о «дереве целей и функций». При структу­ризации тематики научно-исследовательской организации удоб­нее пользоваться термином «дерево проблемы», а при разработ­ке прогнозов — термином «дерево направлений развития (или прогнозирования развития)» или упомянутым выше термином «прогнозный граф».

Метод «дерева целей» ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направле­ний, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для дос­тижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций.

Морфологический подход. Основная его идея — систематиче­ски находить наибольшее число, а в пределе — все возможные варианты решения поставленной проблемы или реализации системы путем комбинирования основных (выделенных исследова­телем) структурных элементов системы или их признаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разны­ми способами и рассматриваться в различных аспектах.

Термином «морфология» в биологии и языкознании опреде­ляется учение о внутренней структуре исследуемых систем (ор­ганизмов, языков) или сама внутренняя структура этих систем. Идея морфологического опроса мышления восходит к Аристо­телю и Платону, к известной средневековой модели механиза­ции мышления Р.Луллия. Однако в систематизированном виде методы морфологического анализа сложных проблем были раз­работаны швейцарским астрономом Ф. Цвикки, и долгое время морфологический подход к исследованию и проектированию сложных систем был известен под названием метода Цвикки.

Отправными точками морфологического исследования Ф. Цвикки считает:

• равный интерес ко всем объектам морфологического мо­делирования;

• ликвидацию всех ограничений и оценок до тех пор, пока не будет получена полная структура исследуемой области;

• максимально точную формулировку проблемы.

Кроме этих общих положений, Цвикки предложил ряд от­дельных методов морфологического моделирования: системати­ческого покрытия поля (МСПП); отрицания и конструирования (МОК); морфологического ящика (ММЯ), экстремальных ситуа­ций (МЭС); сопоставления совершенного с дефектным (МССД), обобщения (МО). Наибольшую известность получили три пер­вых метода.

МСПП предполагает, что существует некоторое число так называемых «опорных пунктов» знания в любой исследуемой области. Этими пунктами могут быть теоретические положения, эмпирические факты, открытые законы, в соответствии с кото­рыми протекают различные процессы, и т.д. Исходя из ограниченного числа опорных пунктов знания и достаточного числа принципов мышления, морфологическим методом покрытия ноля ищут все возможные решения поставленной проблемы.

Деловые игры. Это наиболее эффективные методы овладения новыми знаниями, методами хозяйствования и управления. Де­ловые игры как метод имитации выработан для принятия управ­ленческих решений в различных ситуациях путем игры по за­данным правилам группы людей или человека и компьютера. Они позволяют с помощью моделирования и имитации процес­сов выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное рас­ширение управленческих навыков.

Деловые игры выступают как средства анализа систем управ­ления и подготовки специалистов.

Разработку деловой игры необходимо начинать с четкой формулировки ее назначения. После этого можно приступать к формированию схемы игры и основных ее правил. В выбранной схеме функционирования надо предельно точно отразить опыт работы реальных систем, обратив особое внимание на структуру системы, целевые функции подсистем и системы в целом, на выбор управляющих воздействий и т.д.

Одна из основных сложностей построения модели исследуе­мой ситуации заключается в том, что стремление к наиболее полному отражению исследуемой ситуации может привести к излишней детализации модели, которая, в свою очередь, повле­чет за собой усложнение информационного обеспечения по­строенной модели. В результате увеличивается время, затрачи­ваемое на игру, затрудняется понимание происходящих процес­сов. Все это приводит к тому, что эффективность проведения игры снижается. Лучший способ избежать такого рода опасно­сти заключается в том, чтобы постоянно помнить о конкретной цели проектируемой игры. Но при этом следует учитывать, что ситуации, анализируемые в игре, не должны быть упрошены до такой степени, что необходимое решение можно было бы найти непосредственно без глубокого анализа протекающих процессов, так как в этом случае результаты, полученные при анализе хозяй­ственной деятельности, будут носить поверхностный характер.

Формирование правил игры должно включать в себя описа­ние методов оценки степени достижения целей игры. Если де­ловая игра моделирует системы, в которых цели могут формиро­ваться только качественно, либо при количественном выраже­нии трудно указать в явном виде связь степени достижения цели с истинными возможностями подсистем, то при построении иг­ры особое внимание следует уделить разработке методов степе­ни оценки достижения цели.

Опыт разработки и проведения деловых игр показывает, что деловую игру целесообразно представить как описание некото­рой последовательности разделов. Как правило, описание игры включает девять разделов:

1. Общая характеристика;

2. Описание ситуации;

3. Цель игры;

4. Задача центра;

5. Задача участников игры;

6. Формальная модель;

7. Анализ формальной модели;

8. Руководство для участников игры;

9. Результаты проведения игры.

Раздел 6 включается в описание игры, если формализация модели позволяет лучше понять суть игры, или если в дальней­шем предполагается провести анализ формальной модели.

Раздел 7 может отсутствовать, если известными математиче­скими средствами провести анализ модели или невозможно или слишком громоздко.

Может отсутствовать и раздел 9, если нет опыта проведения деловой игры.

Каждая деловая игра состоит из нескольких партий. Одна партия большинства деловых игр состоит из трех этапов:

• первый этап — сбор информации, т.е. сообщение элемен­тами в вышестоящий орган (центр) запрашиваемой инфор­мации;

• второй этап — обработка полученной информации и вы­работка соответствующих решений;

• третий этап — реализация полученных решений, подсчет значений целевых функций.

Количество партий, как правило, не ограничивается заранее, хотя возможны варианты, когда количество партий фиксиро­вано. По завершении игры проводится подведение итогов, ана­лиз игры.

4.3. Методы формализованного представления систем управления

Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечи­вают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.

Иначе говоря, обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно вы­явить оптимальные варианты построения, организации и функ­ционирования реальной системы.

Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать созданию четких организа­ционных механизмов управления, используемых объектов. Не­обходимость создания таких механизмов обусловлена внедрени­ем новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.

Как известно, моделирование какого-либо объекта заключа­ется в замене исходного объекта таким объектом (моделью), ис­следование которого можно провести эффективнее, т.е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т.д.

Существует много разновидностей моделей: графики и таб­лицы, физические модели, логические и математические выраже­ния, машинные модели, имитационные модели. Выбор конкрет­ного метода формализованного описания, системы управления зависит от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения и какова степень регламентации управления в обследуемой ор­ганизации.

В настоящее время разработано и опробовано значительное число различных методик обследования и формализованного представления систем управления. Они, как правило, сущест­венно отличаются одна от другой и соответствуют разной глуби­не исследования и поставленным целям.

Сетевой метод. Он сводится к построению сетевой модели системы управления для решения комплексной задачи управле­ния. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчле­няется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится ко­личественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Широкое распространение получили:

• сетевые модели построения в терминах событий (кружки), при этом события определяют результаты определенной выполненной работы, а дуги (стрелки) между ними опре­деляют взаимосвязи работ;

• сетевые модели, построенные в терминах работ и событий, при этом стрелками изображаются выполняемые работы, а кружками — события (результаты выполненных работ);

• сетевые модели, построенные в терминах работ, при этом работа изображается кружком, под работой понимается процесс составления одного документа.

Указанные три разновидности сетевых моделей по-разному отражают содержание управленческой деятельности.

Если сетевая модель построена только в терминах событий, естественно, в них фиксируются факты окончания определен­ных работ, она может быть информативна и точно отражать со­держание управленческой деятельности, но моделировать во времени такую деятельность затруднительно, хотя в этом также есть большая необходимость.

Наиболее полной является сеть построения в терминах ра­бот и событий. Она фиксирует состав управленческой деятель­ности, фиксирует определенные ее стадии, взаимосвязи между стадиями и их результаты. В то же время такая сеть не позволя­ет исследовать информационное содержание управления на уровне документов, поскольку каждая из работ, указанная в се­ти, как правило, оформляется многими документами. Тем не менее недостаток сетевой модели во многом компенсируется возможностью качественного анализа управленческой деятель­ности и ее моделированием во временном масштабе вручную или с использованием ЭВМ.

Значительные возможности исследования информационного обеспечения управления представляет сетевая модель, построен­ная в терминах работ. В ней под работой понимается процесс разработки одного документа. Имеются некоторые затруднения с расчетом таких сетей, поскольку в них исходных событий столько, сколько условий необходимо для начала всех работ. Идентификация работы и документа позволяет определить ин­формационные потоки, выявить документооборот и все его про­блемы, т.е. выявить многие дефекты управления.

Такая модель позволяет решать множество управленческих проблем: моделировать работу во времени, анализировать ин­формационные потоки, приступить к распределению работ ме­жду исполнителями, т.е. полностью анализировать информаци­онное обеспечение системы управления при решении конкрет­ной управленческой проблемы.

Следует также сказать и о некотором специфическом ис­пользовании сетевой модели для ознакомления управленцев с определенной деятельностью и для их обучения. Такая необхо­димость возникает, когда содержание работ, заложенных в сете­вой модели, постоянно в некотором интервале времени, а ис­полнители меняются регулярно. Возможно ли это?

Проиллюстрируем сказанное на конкретном примере. Пред­положим, что мы построили сетевую модель на комплексе работ по проведению конференции, съезда и т.п. Такая сеть имеет чет­кое исходное событие (например, утверждение приказа о прове­дении мероприятия), четкое завершающее событие (сдача отчета о проведении мероприятия), а если известны и конкретные орга­низационные условия (время и место проведения), то сеть явля­ется типовой для проведения мероприятия определенного харак­тера, а исполнители (сотрудники различных организаций или подразделений) всегда меняются. Построить конкретную сетевую модель не составляет труда, она конкретна, информативна, зна­комит новых исполнителей с содержанием конкретной управлен­ческой деятельности, обучает их.

Опыт построения таких сетей позволяет утверждать, что они значительно повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характери­зуются следующим:

• системным подходом при создании новых или модерниза­ции уже сложившихся систем управления, при котором разработка рассматривается как единый непрерывный про­цесс взаимосвязанных операций, направленных на дости­жение единой цели;

• возможностью алгоритмизировать расчет основных пара­метров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);

• большей по сравнению с другими моделями унифициро­ванностью и, как следствием, значительно меньшими за­тратами на разработку и внедрение.

Особенно эффективно применение сетевых методов при раз­работке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помо­щью сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

Весь процесс создания системы СПУ можно условно разбить на три стадии:

1) обследование — результаты оформляются в виде сетевых графиков;

2) расчет и анализ сетевых графиков;

3) оперативное управление.

На первой стадии выполняются следующие работы:

• составление структурных схем подразделений, участвую­щих в разработке;

• определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

• определение перечня работ, входящих в данную разработку;

• составление первичных сетевых графиков по видам работ;

• составление (сшивание) сводного сетевого графика.

Любая сложная система состоит, как правило, из большого числа элементов. Система может быть представлена в виде ие­рархического дерева, называемого еще структурной схемой про­цесса управления (или объекта). Составление структурной схемы проводится с целью получения сведений о степени сложности всей системы и ее отдельных подсистем.

Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ и подразделений, отвечающих за их выполнение.

Таким образом, в структурной схеме должны быть отражены функциональные признаки системы (например, перечень работ, выполняемых в подразделении) и организационная структура подразделений, участвующих в разработке, их взаимосвязь, т.е. должен быть составлен перечень работ с закрепленными за ни­ми отечественными исполнителями.

Каждый ответственный исполнитель должен представить следующую информацию:

1) в какие отделы и главки направляются формы, по которым он является ответственным исполнителем;

2) какие документы для него являются исходными и откуда они поступают;

3) каковы продолжительность и трудоемкость, затрачиваемые на составление каждой формы вне зависимости от того, являет­ся ли она итоговой или промежуточной.

Поскольку исполнение данных работ связано с многочис­ленными перерасчетами, корректировками и т.д., затрачиваемое время является случайной величиной. Поэтому иногда приме­няется вероятностный метод оценки показателя продолжитель­ности работ. После сбора необходимой информации каждый ответственный исполнитель составляет свой первичный сете­вой график.

Сшивание первичных сетевых графиков заключается в соедине­нии между собой выходных работ поставщиков и входных работ потребителей результатов, чтобы объединить первичные сетевые графики, описывающие процесс выполнения отдельных работ, в свободный сетевой график, который отображает процесс всей разработки в целом. При этом необходимо согласовать граничные работы поставщика и потребителя. Сшивание сетевого графика заключается в присвоении граничным работам общего кода, для чего в графике потребителя граничному входному событию при­сваивается код соответствующего выходного события поставщи­ка. После проверки происходит сшивание сводного сетевого гра­фика путем объединения частных сетевых графиков всех подраз­делений, участвующих в разработке, в общую часть.

На второй стадии производят расчет и анализ сетевой модели. Расчет осуществляется графическим или табличным методом. Наиболее наглядным является графический метод, но он при­меняется при ограниченном количестве событий. Сетевой метод прост и позволяет быстро рассчитывать сети, имеющие несколь­ко сот событий.

На третьей стадии создания и функционирования системы СПУ осуществляется оперативное управление объектом по сете­вой модели.

Использование сетевых моделей позволяет:

• равномерно распределить работу во времени, а также меж­ду подразделениями и исполнителями, более четко разгра­ничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работ;

• перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графи­ков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления (СПУ в целом по отрасли);

• использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компью­тере все возможные варианты управления процессами раз­работки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей.

Имитационное динамическое моделирование. В последнее вре­мя для решения задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется метод системной ди­намики (System Dynamics), основы которого разработаны про­фессором Дж. Форрестером (США) в 1950-х гг. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей. Поэтому в ряде зарубежных работ в последние годы метод все чаще называют System Dynamics Simulation Modeling, и мы будем также назы­вать его имитационным динамическим моделированием.

Учитывая, что в литературе описываются в основном кон­кретные модели и результаты их исследования, целесообразно изложить в общих чертах методику построения и применения имитационных динамических моделей (ИДМ), а затем рассмотреть их применение в управлении.

Любую систему можно представить в виде сложной структу­ры, элементы которой тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи между элементами могут быть ра­зомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда первичное изменение в одном элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент. Так как реальные системы обладают инерционностью, в их структуре имеются элементы, определяющие запаздывания передачи изменения по контуру связи.

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обуслов­ливают характер реакции системы на воздействия внешней сре­ды и траекторию ее поведения в будущем: она может через ка- кое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже про­тивоположной), так как с течением времени поведение системы может измениться из-за внутренних причин. Именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с помощью модели, что позволяет избежать ошибок и неоправ­данных затрат в настоящем и будущем.

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру модели­руемой системы, а затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает воз­можность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели исполь­зуют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно- следственные связи между элементами системы и динамику из­менений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

4.4. Комплексированные методы исследования

К комплексированным методам исследования относятся: систем­ный анализ, факторный и корреляционный анализ, параметриче­ский анализ, функционально-стоимостной анализ, социологиче­ские исследования, социально-экономического эксперименти­рования. Рассмотрим некоторые из них.

Метод факторного анализа. Его сущность состоит в выделе­нии из множества изучаемых факторов, влияющих на исследуемый объект, меньшего их числа, но отражающих наиболее су­щественные свойства исследования. Фактор представляет собой переменную, находящуюся в логической зависимости со следст­вием изучаемого явления и определяющую его. Он может быть единичным (влияющим на следствие одной переменной) и ком­плексным (определяется одновременно несколькими перемен­ными). Комплексный фактор, связанный со всеми переменными, обычно называют генеральным.

Отбор факторов, влияющих на исследуемый объект осущест­вляется на основе их квалификации, технического обоснования и путем их качественного анализа. При этом необходимо учиты­вать взаимодействие факторов между собой. При проведении факторного анализа необходимо абстрагироваться от маловаж­ных факторов, число факторов должно быть практически целе­сообразным для дальнейшего изучения и влияния на объект ис­следования. Для выбранного фактора следует дать возможность его количественной оценки. Данный метод исследования и ана­лиза используется при анализе влияния различных факторов (использования сырья и материалов, технологии, уровня орга­низации производства и др.) на конкурентоспособность органи­зации, на объемы производства, качества продукции или услуг и др. результаты работы.

Метод корреляционного анализа. Такой анализ является ком­плексным, т.е. относится к группе формальных экономико-математических методов и позволяет определять количествен­ную взаимосвязь между несколькими явлениями исследуемой системы. Корреляционная зависимость (в отличии от функцио­нальной) проявляется только в массе случаев-наблюдений. Кор­реляция представляет собой вероятную зависимость между яв­лениями, при которой средняя величина параметров одного них изменяется в зависимости от других. Корреляции между двумя явлениями носит название парной, а между несколькими — множественной.

Использование метода корреляционного анализа предпола­гает построение функции, т.е. исследуемый результирующий показатель и факторные функции, от которых зависит результи­рующий — это аргументы, а переменные подразделяются на за­висимые и независимые от изучаемого явления. Если в случае увеличения (уменьшения) аргумента результирующий показатель также увеличивается (уменьшается), то корреляционная связь называется прямой (положительной), в противном случае — об­ратной (отрицательной). При отсутствии зависимости корреля­ционная связь отсутствует. Теснота корреляционной связи при линейной зависимости оценивается коэффициентом корреляции, а при линейной зависимости — корреляционным отношением.

В отличии от корреляционного анализа факторный анализ не требует подразделять все переменные на зависимые и незави­симые, так как в нем все переменные величины (факторы), оп­ределяющие явления, рассматриваются как равноправные.

Корреляционные методы, особенно при множественной корреляции параметров, эффективно используются в совокуп­ности с другими методами исследования.

Метод функционально-стоимостного анализа. Такой анализ систем управления представляет собой совокупность приемов и способов технико-экономического исследования функций управ­ления. Метод базируется на их трудоемко-стоимостной оценке, обеспечивающий возможность выбора наиболее экономичных способов выполнения рассматриваемых функций в целях поиска путей совершенствования управляющей системы и снижение затрат на ее функционирование. Этот универсальный метод может использоваться как для исследования СУ, так и производствен­ной системы. Целью применения функционально-стоимостного анализа систем управления является снижение затрат на осуще­ствление функций управления, повышение эффективности ор­ганизации, улучшение использования всех видов ресурсов, уст­ранения «узких» мест и диспропорций в системе управления.

Параметрический метод. Данный метод исследования систем управления основывается на количественном и качественном описании исследуемых свойств систем управления и установле­ния взаимосвязей между параметрами как внутри управляемой и управляющей подсистем, так и между ними. Это позволяет с помощью выбранной номенклатуры параметров на базе факти­ческих данных количественно оценить исследуемый объект. За­висимости между параметрами могут быть как функциональны­ми, так и корреляционными.

Для объективной оценки любой системы ее свойства (особен­ности системы, проявляющиеся при ее создании и функциониро­вании) необходимо охарактеризовать количественно. Качествен­ные свойства объекта исследования характеризуют параметры, частным случаем которого является показатель — качественная характеристика свойств системы, входящих в ее состав и рас­сматриваемая применительно к определенным условиям ее функ­ционирования.

Параметрами (показателями) системы могут выступать кон­курентоспособность продукции и организации, фондовооружен­ность, численность персонала и др.

При исследовании систем управления используются: количе­ственные абсолютные и относительные параметры (показатели); качественные признаки; классификационные параметры; ранго­вые параметры. Показатели систем управления могут быть еди­ничными, комплексными (интегральными) и обобщающими.

Исследование параметров (показателей) систем управления в динамике, в ретроспективе, во взаимосвязи дает исследователю широкие возможности для совершенствования системы.

4.5. Социологические исследования систем управления и социально-экономическое экспериментирование

При исследовании систем управления в последнее время весьма широко используется метод социологических исследований, по­зволяющий оценить деятельность (работу) системы управления по факторам деятельности персонала, его отношению к сущест­вующим в организации проблемам, понять интересы и ценности сотрудников. Значение социологических исследований опреде­ляется особой ролью человеческого фактора в деятельности ор­ганизации, а также отношений персонала с клиентами.

Процедура исследования и анализа социальной действитель­ности организации позволяет:

• систематизировать факты об изучаемых социальных явле­ниях и процессах, характерных для данной организации, об их связях и соотношениях;

• усилить социальные аспекты управления;

• понять поведение возможных потребителей продукции и услуг, поставщиков и смежников;

• понять и оценить деятельность персонала, корпоративную культуру и исповедуемые ценности.

Социологические исследования в зависимости от их назначе­ния и задач могут быть классифицированы следующим образом:

• теоретические и прикладные;

• внутренние, исследующие деятельность только персонала организации, и внешние;

• ретроспективные и перспективные;

• регулярные и разовые;

• пилотажные и др.

Объектом социологических исследований является совокуп­ность людей (респонденты), с которыми связана исследуемая социальная проблема.

Предметом социологических исследований выступают харак­теристики и качества объекта, отражающие изучаемые социаль­ные процессы.

Наибольший интерес для практики представляют приклад­ные социологические исследования, которые помогают в реше­нии следующих задач: прогнозирование занятости населения; определение причин текучести кадров в организации; выявление проблем в системе «человек — техника»; анализ эффективности мотивационных механизмов поведения персонала; исследование социально-бытовых условий труда; исследование уровня корпо­ративной культуры и социально-психологического климата в коллективе.

Методика социологического исследования представляет со­бой совокупность методов сбора, обработки и анализа фактов действительности, позволяющих реализовать цели и задачи ис­следования. Социальные факты включают поведение индивидов или социальных групп, суждения, оценки, мнение людей.

Социологические исследования обычно проводятся в несколь­ко этапов:

1) подготовка и организация исследований (формирование программы исследования);

2) сбор первичной социологической информации;

3) обработка социологической информации;

4) анализ;

5) формирование выводов и рекомендаций.

При проведении социологических исследований важное зна­чение имеет выделение генеральной совокупности, т.е. множества объектов исследования. С этой позиции различают следующие виды исследования: сплошное; монографическое (исследование отдельных типичных объектов) и выборочное (выборка выступает в качестве микромодели всего объекта исследования).

Выборка должна быть репрезентативной, т.е. соответствовать структуре генеральной совокупности. При проведении исследо­вания важное значение имеет формирование вида выборки, ко­торая может быть случайной (например, по жребию) и типиче­ской (в соответствии с удельным весом группы работников в ге­неральной совокупности).

При проведении социологических исследований применяют­ся следующие методы сбора первичной информации:

• исследование документальных материалов;

• наблюдение;

• опрос/ анкетирование;

• эксперимент;

• деловые игры.

Организация процесса исследования заключается в подго­товке специально разработанных материалов (документов): ан­кет, бланков интервью, социокарт, листа наблюдения.

При проведении социологических исследований использу­ются различные методы:

• наблюдения и изучения документации;

• социометрического тестирования (применяемый для опре­деления меры вовлечения работника в соответствующую изучаемую группу персонала);

• экспертных оценок (включая и органолептический метод, основанный на анализе восприятий органами чувств);

• эксперимента.

Социологические исследования в организации проводятся в рамках собственной социологической службы или специально приглашенными специалистами.

Четко и корректно подготовленные и проведенные социоло­гические исследования дают богатую информацию менеджеру для совершенствования системы управления.

Еще одним прикладным методом исследования систем управ­ления является социально-экономическое экспериментирование. Эксперимент — это научно-организованный опыт с точно учи­тываемыми и управляемыми условиями (ресурсами, ограниче­ниями и т.п.). Его цели состоят в выявлении свойств исследуемых объектов (организации), проверке справедливости гипотез и на этой основе детальном изучении предмета исследования.

Эксперименты, которые проводятся в системе управления, могут быть классифицированы следующим образом: социаль­ные; экономические; правовые; естественные и искусственные; лабораторные и натуральные; пассивные и активные; однофакторные и многофакторные; простые и сложные; параллельные и последовательные.

Социально-экономическое экспериментирование является од­ним из видов эксперимента и представляет собой реализацию искусственно созданного социально-экономического процесса в системе управления, на основе которого можно получить широ­кий спектр возможных состояний системы. Основными призна­ками социально-экономического эксперимента являются:

• активное вмешательство в хозяйственную и управленческую системы;

• планомерное введение относительно изолированного экспериментального фактора;

• планомерный контроль за существенными детерминиро­ванными факторами;

• сведение эффектов изменения зависимых переменных к влиянию экспериментального фактора.

Эксперимент есть пробное нововведение, цель которого — дать всестороннее обоснование для решения о возможности при­нятия новшеств к внедрению (распространению) с определенными изменениями, ограничениями и учетом определенных условий.

Осуществляемое в виде активной формы вмешательства в систему управления, социально-экономические эксперименти­рование позволяет: провести социальную диагностику системы управления; выявить механизмы происходящих социально-эко­номических явлений, взаимосвязи между людьми, группами; оптимизировать социальные и экономические процессы в сис­теме; снизить социальные и экономические риски и издержки системы; оценить эффективность эксперимента.

Участие людей делает социально-экономическое экспери­ментирование весьма опасным видом экспериментального вме­шательства в систему. Поэтому к нему надо подходить очень осторожно, т.е. учитывать соответствующие ограничения на оп­ределенные параметры, явления и процессы, а также заклады­вать необходимые страховые решения.

4.6. Тестирование в процессе исследования систем управления

Метод тестирования в настоящее время получил широкое рас­пространение в различных сферах деятельности. Тестирование представляет собой квалификационную и психологическую ди­агностику, использующую стандартизованные вопросы и задачи (тесты), которые имеют определенную шкалу значений. Тесты применяются для стандартизованного измерения индивидуаль­ных различий. Тест — это искусственно создание воздействие испытательного характера, т.е. это искусственное и строго дози­рованное воздействие, направленное на объект в процессе про­водимого эксперимента, позволяющее по ответной реакции ис­следовать его состояние и всей системы управления.

Выделяют три основные сферы тестирования: в образова­нии — для оценки эффективности форм обучения и уровня подготовки учащихся; в системах управления (в деятельности организаций) — для исследования человеческого потенциала, профессиональной подготовки и отбора, аттестации; психологическое консультирование — для оказания помощи человеку в кризисных ситуациях, ситуациях делового общения. Тестирование позволяет, например, с определенной вероятностью выявить: актуальный уровень развития и индивида, и в целом в организа­ции, коллектива; наличие необходимых навыков и знаний; лич­ностные характеристики.

Процедура тестирования может быть разделена на три этапа.

1. Составление программы тестирования. Отбор тестов про­водится на основании сопоставления целей и условий тестиро­вания, характеристик испытуемых и показателя валидного и на­дежного теста.

2. Проведение тестирования. Оно проводится с соблюдением следующих условий: предварительная подготовка, ознакомле­ние с процедурой тестирования, инструктаж и т.п.; установле­ние контакта с испытуемым, создание доброжелательной атмо­сферы и взаимопонимания во время тестирования. От соблюде­ния этих условий зависит полнота и достоверность результатов тестирования.

3. Обработка результатов тестирования и их интерпретация. Успешность этого этапа определяется системой представлений, положенных в основу теста. От исследователя требуется знания возможностей теста, всестороннего анализа полученных резуль­татов, характеристика поведения испытуемых и условий тести­рования.

Для качественного проведения тестирования и получения объективных результатов большое значение имеет конструиро­вание и формулирование тестов. Основные правила конструиро­вания тестов в социально-экономических системах управления включают целенаправленность, однозначность понимания, ло­гичность, краткость, информативность, понятность и доступность, позитивность и негативность высказываемых суждений, альтер­нативность, нейтральность, сбалансированность.

По форме проведения следует различать внешний тест-кон­троль, проводимый аттестационным органом, комиссией, пре­подавателем, и самоконтроль, осуществляемый менеджером (или обучаемым) для совершенствования своих знаний. Наибольший эффект обеспечивают комплексные программы тестирования с оценкой уровня профессиональной подготовки испытуемого и адресной ориентацией его на слабо освоенные разделы менедж­мента для формирования дополнительной программы совер­шенствования и обучения.

Особое значение тестирование имеет для выработки навыков само менеджмента у руководителей различного уровня. Можно назвать некоторые элементы само менеджмента, особенно эффек­тивно реализуемые с помощью тест-контроля:

• выработка навыков личной работы с документацией;

• работа с вышестоящим руководителем и подчиненными;

• делегирование полномочий;

• организация личной работы, контроль в системе (модели) управления;

• управление ресурсами.

Метод тестирования может применяться на всех стадиях ис­следования систем управления, начиная от диагностики и за­канчивая внедрением результатов исследовательских работ в практику управления.

4.7. Методы исследования

информационных потоков

Проведение исследования потоков информации в ходе пред проектного обследования системы управления предусмотрено мето­дическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе, в которой указыва­ется, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки составляется примерный перечень вопросов:

• назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей до­кументов;

• указание, кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесооб­разно получить максимум сведений о функциях, осуществляемых каждым подразделением органа управления, чтобы составить соответствующую документацию. В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помо­гут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделе­ниями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие производственно-хозяйственную деятельность и управленческие работы, а так­же связанные с ними процессы формирования показателей и документов, маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляю­щей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет по­казателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов про­изводится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности за­писи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по под­разделениям органа управления, начиная с момента их форми­рования до передачи на хранение или выхода за пределы управ­ляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов при­меняются различные методы.

При анализе с помощью метода инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в си­лу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регуляр­но повторяющихся документов чаще используется метод типи­ческих групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков инфор­мации с помощью графического метода, который используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выяв­ления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры пре­образования моментов потока (обработки документов) записы­ваются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система ко­ординат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной органи­зации, в заголовках строк — наименования моментов или про­межутков времени. Шкала может быть равномерной или нерав­номерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в доку­менте и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы потока документов позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объеди­няются или расчленяются. В результате можно определить:

• объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации;

• излишний контроль за работой или полное отсутствие кон­троля;

• применение различных документов вместо одного, состав­ленного в нескольких экземплярах;

• излишне длительное хранение документов;

• неоправданные задержки в обработке документов;

• излишние передачи документов, вызванные плохим рас­пределением обязанностей между различными подразде­лениями.

Графический метод является простым, наглядным, универ­сальным и экономичным методом описания потоков информа­ции на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в дета­лях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

При исследовании информационных потоков можно по­строить информационную модель, позволяющую символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимо

Поиск по сайту: