Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

ПРОВЕДЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ



 

 

3.1. Организация и планирование процесса исследования

 

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менедже­ров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в ис­следованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для про­ведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований. Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глу­бину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления кон­кретной организации. Для ее изучения необходимо знать ут­вержденные схемы управления, должностные инструкции, По­ложение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом исследуется конкретная проблема (или комплекс проблем). Среди этих проблем могут быть следующие:

• развитие структуры управления;

• мотивация персонала;

• мотивация техники и информационных систем управления;

• разработка управленческих решений;

• подготовка персонала и др.

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы представляют собой комплекс средств, обеспечи­вающих успешное проведение исследований. И прежде всего это материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, харак­теризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в раз­личных формах. Это может быть новая модель системы управ­ления, новые регламентирующие документы, скорректирован­ные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследо­ваний, как правило, включает три основных раздела: теоретиче­ский, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, зада­чи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ по­лученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел включает прежде всего план прове­дения исследований, список команды исполнителей, распреде­ление трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. инди­видуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выде­ляются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействова­ны в проведении исследования систем управления.

При проведении системного анализа важное значение при­обретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведе­нию системного анализа должны входить:

• специалисты в области системного анализа — руководите­ли группы и будущие руководители проектов;

• инженеры по организации производства;

• экономисты, специализирующиеся в области экономиче­ского анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

• специалисты по использованию технических средств и ком­пьютерной техники;

• психологи и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

1) подготовка исследования, т.е. разработка программы, оп­ределение единиц наблюдения, определение методов сбора ин­формации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

2) сбор необходимой информации с учетом ее синтаксиче­ских, семантических и прагматических аспектов;

3) подготовка информации к обработке;

4) обработка информации и ее анализ;

5) подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

• беседы со специалистами аппарата управления;

• изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;

• изучение опыта развития родственных предприятий.

Особое значение имеют беседы с персоналом аппарата управ­ления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа представляют на рассмотрение руково­дства предприятия или специальной экспертной комиссии. Об­суждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития пред­приятия или рассматриваемой организации.

С организационной точки зрения можно выделить следующие формы проведения исследования.

• индивидуальные и коллективные исследования;

• исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;

• применение централизованных и децентрализованных ор­ганизаций и исследований;

• использование специальных отделов, служб управления изменениями, целевых проектных подразделений.

• привлечение специализированных консалтинговых орга­низаций.

Планирование исследования систем управления является важным и неотъемлемым этапом. Под планированием в данном случае понимается выявление перечня мероприятий направленных на совершенствование конкретной системы управления, а также порядок и сроки выполнения работ.

Основные этапы планирования заключаются в следующем:

1) выявление и изучение конкретной системы управления, подлежащей обследованию;

2) выявление объекта и предмета обследования;

3) составление перечня и специфики задач по анализу про­блем, подлежащих решению при исследовании конкретного объ­екта (подразделения или рабочего места);

4) определение объемов работ и состава исполнителей;

5) определение сроков окончания отдельных работ и общего процесса с учетом исследования с учетом необходимых для это­го средств;

6) распределение работ и средств между группами исполни­телей.

При планировании определяются основные этапы исследо­вания с подробным их описанием. Здесь фиксируется конкретная программа исследования, смета проведения иссле­дований, сбор материалов, их обработка и анализ, время прове­дения исследований, состав исполнителей, а также разработка плана внедрения результатов исследования.

Рис. 3.1. Основные этапы планирования исследований

 

Для реализации общего плана исследования составляется ра­бочий план, в котором определяются конкретные группы иссле­дователей и осуществляется распределение работ между ними по темам (проблемам), назначаются руководители тем, составляется сетевой график выполнения работ с обязательным указанием сроков выполнения каждого этапа. Рабочий план — это доку­мент, являющийся составной частью общей программы ком­плексного исследования.

На всех этапах планирования осуществляется постоянный контроль за ходом проведения исследования, а также за использо­ванием ресурсов и рабочего времени.

 

3.2. Разработка концепции исследования систем управления

 

Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим в условиях раз­вития рыночных отношений в целях повышения эффективности управления. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений.

Хозяйственный механизм определяется экономическими за­конами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организа­циях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из тако­го положения, что положить в основу конструирования организационного механизма?

Под организационным механизмом понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имею­щая определенную структуру и позволяющая управлять коллекти­вами людей путем принятия решений. Такое определение нацеливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления — это система приня­тия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действую­щих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления — ре­зультата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в об­щем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каж­дом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделе­ний с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая коррек­тировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафикси­ровать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

На втором этапе разрабатываются организационные процеду­ры принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень используемых документов. При построе­нии схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда они по­ступают, какими документами она завершается.

На третьем этапе выясняются взаимосвязи между процеду­рами принятия решений и построением блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируют­ся уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений. Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить — подвергнуть логическому анализу.

На пятом этапе на основе логики и здравого смысла прове­ряются все управленческие процедуры, выполняемые в подразде­лении, а также документация, необходимая для каждой организа­ционной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

На шестом этапе осуществляется непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управ­ленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Первостепенная задача при проектировании организационных систем — формирование целей их функционирования в сочетании с проектированием систем управления. Это имеет принципиальное значение по многим причинам. Во-первых, по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период дей­ствия которых сопоставим с периодом проектирования организа­ции. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, поэтому их число должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует при­менения специальной методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки яв­ляется анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений.

Структуризация целей функционирования должна быть осуще­ствлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.

Выполнение задачи проектирования системы управления предполагает моделирование процесса управленческих решений, структуры которых были выявлены на стадии обследования.

1. Моделирование состава управленческих решений. Это осущест­вляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяет­ся количеством структурных подразделений. Оптимальность про­цесса подготовки управленческих решений достигается путем вы­явления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе. В качестве такой модели можно с час­тичной доработкой использовать стандартную информационную модель, известную под названием модели Дейтча.

2. Моделирование правил работ исполнителей и руководителей. Такое моделирование в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса, включающего:

• формирование организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управ­ления;

• определение оптимального числа исполнителей и руково­дителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений;

• составление перечня документов, необходимых для приня­тия управленческого решения и разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения после­довательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информационной модели.

Методика моделирования правил работ исполнителей в про­цедуре рекомендуется для практического осуществления этапа «регламентации» в процессе формирования общей структуры управления. При моделировании структуры управления необ­ходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения ре­шений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.

3. Моделирование функциональных групп управленческих реше­ний. Имеется полный список управленческих решений, необхо­димых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество не­обходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.

4. Распределение решений по уровням управления. Осуществля­ется это с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управ­ленческих решений формируется следующим образом: для каждо­го выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропу­скной способности необходимо определить перечень управлен­ческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник дол­жен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача реша­ется последовательно для всех уровней управления.

5. Формирование схемы управления организации. Оно всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается мат­рично-штабная схема управления. Формирование схемы управле­ния предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для ко­ординационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатывают­ся документы, регламентирующие деятельность системы управ­ления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Все описанное выше и представляет собой системную концеп­цию совершенствования организационного механизма управления, ко­торая предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.

Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не дости­гается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает:

• выбор целей функционирования;

• формирование состава решений, реализующих цели функ­ционирования;

• процесс принятия решений (моделирование организацион­ной технологии подготовки решения);

• формирование структуры управления;

• разработку документации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению орга­низованности управления и качества принимаемых решений.

 

3.3. Характеристика этапов проведения исследований

Любое исследование осуществляется в несколько этапов, по­следовательность которых можно выразить схемой, представ­ленной на рис. 3.2.

 

Рис. 3.2. Этапы исследования объекта управления

 

На первом этапе необходимо выявить потребности в иссле­довании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкрет­ной системой управления, выбрать из них главную, определяю­щую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического со­стояния управляемого объекта (например, производства про­дукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состоя­ний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате ана­лиза информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключе­нии на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Совершенно очевидно, что введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных фак­торов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание про­блемной ситуации, как правило, содержит две части:

1) характеристику самой проблемы (места и времени ее воз­никновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений;

2) ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к ор­ганизации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, со­стояние портфеля заказов, структуру производства и управле­ния, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систе­му управления и в значительной степени способствуют дости­жению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходи­мость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегического на­правления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производст­во и выпуск новой продукции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организационных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, дина­мичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу ор­ганизаций.

Поставщики, потребители конкуренты, органы законода­тельного регулирования, кредиторы, другие организации и об­щественные институты, непосредственно связанные с той обла­стью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. И это влияние надо учитывать.

В качестве примера можно указать на проблемы отечествен­ных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей. Так, изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции, и в ряде слу­чаев это привело к остановкам производства, кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, поиску но­вых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребите­лей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение одного вида потребностей, поэтому необходимо решать: искать ли новые рынки сбыта, вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

Другая большая группа внешних факторов оказывает на дея­тельность организации косвенное (опосредованное) влияние, кото­рое также необходимо учитывать. К этой группе факторов отно­сят состояние экономики страны (или региона), уровень науч­но-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организа­ции события в других странах и т.д.

Например, экономическое состояние страны (региона) воз­действует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительст­венная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает со­ответствующее увеличение затрат на производство в организации, следствием чего является рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и струк- туру потребления, что также оказывает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и техно­логий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть про­блему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определение проблем означает установление границ системы, в пределах которой она рассматривается, и уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализи­рующий ситуацию, определяет проблему в границах управляе­мой им системы. Однако он обязательно должен представлять, как система проявляет себя в смежных с ней и низших или бо­лее высоких по рангу системах, а главное — какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) сис­тема входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сфор­мулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определен­ной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некото­рой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.

Содержание второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объ­ектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

Иногда процесс исследования конкретного объекта произво­дится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто называемой эталоном. Этапы прове­дения исследования в соответствии с эталонной моделью пред­ставлены на рис. 3.3.

Рис 3.3. Исследование объекта управления в соответствии с эталонной моделью

 

На третьем этапе необходимо выбрать методологию прове­дения исследования, под которой понимается совокупность це­лей, методов, приемов управления при проведении исследова­ния, а также подход менеджеров к принятию решений и умет традиций организации.

На четвертом этапе анализируется наличие и состав ресур­сов, необходимых для проведения исследования. К ним относят­ся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Такой анализ необходим для успешного проведе­ния исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения иссле­дования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой этап заключается в организации проведения исследо­ваний. Здесь необходимо определить порядок проведения исследо­ваний, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных ин­струкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить тех­нологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На седьмом этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдель­ные рекомендации, новая модель системы управления, улучшен­ные нормы управляемости, более совершенные методики, спо­собствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффек­тивность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

 

3.4. Источники получения сведений о деятельности организации

 

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и иные регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведе­ний о работе системы. Документы сравнительно быстро устаре­вают и не всегда отражают действительное состояние дел; со­трудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться ис­каженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех ста­диях изучения обязательны:

• интеграция методов получения информации о работе сис­темы и их проверка;

• сопоставление сведений, полученных из разных источников;

• повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.

Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окон­чательно убедиться в полноте и правильности полученных све­дений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

1. Работа с документами. Обычно изучение следует начинать с документов, рассмотрев прежде всего структурную организа­ционную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих слу­чаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчинен­ные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев ап­парата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на сле­дующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде кар­тотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используе­мые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

2. Опросы сотрудников и беседы с ними. Эта стадия работы на­чинается после того, как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или каком-либо ее подразделении.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает со­трудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее про­ведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необхо­димом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные. Поэтому надо предвари­тельно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед. Сбор сведений «вслепую», простое их кол­лекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и ис­пользованию.

3. Наблюдение специалистов-системщиков за деятельностью организации. Это есть один из важнейших способов получения необходимой информации. Наблюдение могут вести как специа­листы из самой организации, так и приглашенные со стороны (из специальных агентств, консалтинговых компаний).

Итак, получение и последующая обработка сведений являет­ся весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой рабо­той. Надо все время помнить, что изучение существующей сис­темы не самоцель, а средство познания, поэтому следует соиз­мерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце об­следования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В про­цессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Уме­ние отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта и совершенствования профессиональных навыков.

Краткие выводы

1. Системное исследование целесообразно проводить на ос­нове выбранной методологии, которая представляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплекс­ного исследования.

2. Важное значение при проведении исследований приобре­тает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики орга­низационного проектирования.

3. Системная концепция предполагает комплексное проек­тирование систем управления, включающее выбор целей функ­ционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, проектирование технологии подготовки управ­ленческих решений, формирование структуры управления, раз­работку регламентирующей документации.

Контрольные вопросы

1. В чем сущность методологии исследования систем управ­ления?

2. Что представляет собой процессы организации и планиро­вания исследований?

3. В чем сущность общей концепции исследования систем управления?

4. Какое значение для анализа и проектирования организа­ции имеет общая концепция совершенствования организацион­ного механизма управления?

5. Каковы основные этапы проведения исследования в орга­низации?

6. С помощью каких источников можно получать сведения о деятельности организации, необходимые для совершенствования системы управления?


 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.