Не отвечайте на электронную почту немедленно и даже в течение часа: ответ в пределах 24 часов — общепринятый стандарт

До сего момента вы могли ссылаться на незнание того, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность. Но отныне вы не можете этого делать. Если все вокруг про…ют (простите мне мой французский) свою интеллектуальную продуктивность, немедленно отвечая на электронные письма, это совершенно не означает, что и вы должны делать то же самое! Это абсолютно нерационально, неэффективно, не нужно, неразумно и даже безумно. Так не становитесь жертвой всеобщего контрпродуктивного безумия.

Взбунтуйтесь против такого порядка или, по крайней мере, будьте мудрее других. На самом деле практически не бывает электронных писем, которые требуют ответа ранее, чем через 24 часа. Если кто-то посылает вам такие письма, он идиот. Отправитель должен понимать: для действительно срочных и неотложных вопросов есть телефон. Вот и все.

Если вам не хватает мужества оставлять отправителей без немедленного ответа, используйте автоответчик. Напишите в дружелюбном тоне сообщение, в котором объясните, что для повышения своей продуктивности вы проверяете почту всего три раза в день, и предложите связаться с вами по телефону в случае действительно срочных вопросов. Купите себе второй телефон для такой экстренной связи. Если затрудняетесь объяснить людям причины, по которым вы это делаете, сошлитесь на мою книгу!

Если вы — руководитель (особенно высшего звена), то существенно повысите продуктивность работников умственного труда в вашей компании, если введете правило 24-часового ответа на электронную почту. Правило 24-часового ответа означает, что вашим сотрудникам будет достаточно всего двух сеансов работы с почтой в день, чтобы ответить на все письма. Такое простое правило приведет к массовому и масштабному повышению производительности труда. Ни одна другая мера не способна принести такой результат.

Не пытайтесь использовать электронную почту для коммуникации: применяйте «Правило трех»

«Правило трех» гласит: если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен (или если вы заранее понимаете, что вопрос не может быть решен в трех письмах), позвоните этому человеку, свяжитесь с ним по видеосвязи или назначьте личную встречу.

Не отвечайте на все письма

Многие люди считают, что обязаны отвечать на все письма. Представители старшего поколения могут сохранить эту привычку со времен традиционных бумажных писем, которые чаще всего действительно требовали ответа. Молодые люди научились этому из-за использования чатов и сервисов обмена мгновенными сообщения в Facebook, Twitter и других социальных медиа. На самом деле вы не обязаны отвечать на все электронные письма. Задайте себе вопрос: «Если бы сейчас не было электронной почты, стал бы я брать ручку с бумагой и писать ответное письмо?» Если ответ «нет» или «вряд ли», значит, письмо чаще всего не стоит ответа даже по электронной почте. Как я уже говорил выше, мои исследования показали: от 50 до 90% всей электронной почты — это «внутренний спам» или бесполезный мусор.

Многие профессионалы уже поступают так с групповыми рассылками. Они создают в почтовой программе правило, чтобы все сообщения с пометками «СС» или «копия» автоматически перенаправлялись в специальную папку «Рассылки». Эту папку они проверяют, когда у них есть свободное время — то есть никогда. Если вы боитесь такой радикальной меры, то можете создать автоматические фильтры для писем от определенных отправителей. Есть еще менее радикальный и менее смелый подход: каждый раз, когда вы получаете ненужное письмо, создавайте фильтр, чтобы письма от этого отправителя или на эту тему не попадали в папку входящих писем. Однако лучшее решение — написать вежливый ответ на автоответчике и не делать никаких исключений. Это зависит от того, насколько высокое положение вы занимаете в служебной иерархии, от корпоративной культуры и от вашей решимости.

Вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы все сообщения с пометками «копия» перенаправлялись в специальную папку, минуя папку входящих сообщений. Ради вашего душевного спокойствия компьютер будет посылать их отправителям немедленный автоматический ответ. В нем может быть примерно следующее: «Дорогой корреспондент! На мою электронную почту приходят сотни писем. Если я буду уделять внимание каждому, это не оставит мне времени и сил на более важную работу. Поэтому я читаю только некоторые самые важные сообщения. Так что если присланное вами сообщение носит важный или срочный характер, пожалуйста, адресуйте его конкретно на мое имя или позвоните мне по личному телефону для экстренной связи 123-45-67».

Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.

Если есть сомнения, удаляйте

Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99% вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске — такой как X1 или Copernic.

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.

Не забывайте — в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.

Придерживайтесь собственных правил или попросите других людей помочь вам

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:

Уважаемый (будущий) друг или клиент,

спасибо за ваше письмо!

Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.

Это не значит, что я говорю вам «нет».

Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.

Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:

1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).

2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.

Спасибо за ваше сотрудничество! :)

Оскар

Идеальное решение — попросить людей помогать вам в ваших усилиях. Если вы получаете по электронной почте адресованное вам письмо, не имеющее отношения к вашей работе, ответьте отправителю просьбой исключить вас из этой рассылки (если только ваше участие в ней не является абсолютно необходимым). Если вы хорошо знакомы с макросами, то можете при помощи трех щелчков мышью отправить стандартный ответ. Например, такой: «Спасибо за ваше письмо. Однако я не вижу необходимости в информировании меня по этому вопросу. Пожалуйста, удалите меня из данного списка рассылки или из этой группы». Поскольку макрофункции в MS Outlook весьма «недружественны» к пользователям, если только они не знакомы с основами программирования на visual basic , я использую программу Macro Express для создания такого рода макросов. Раньше мне приходилось делать два щелчка мышью, но благодаря функции быстрых действий (quicksteps ) в последних версиях MS Outlook теперь мне достаточно одного щелчка. Я нажимаю кнопку «ответить и удалить», а затем могу выбрать один из трех самодельных макросов с шаблонными ответами — от очень дружелюбного предложения до очень резкого требования удалить меня из списка рассылки.

В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, — это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.

«Учитывая огромное количество электронных писем, поступающих на мой почтовый ящик, вероятность того, что я пропущу важные и срочные сообщения от вас, увеличивается с каждым днем. Поэтому, пожалуйста, всегда добавляйте код приоритетности в строке “Тема” в адресованных мне письмах: П1 — высокий приоритет, П5 — низкий приоритет. Электронные письма без П-кода будут считаться низкоприоритетными. В случае действительно срочных и важных вопросов лучше связаться со мной по моему телефону для экстренной связи xxx-xx-xx». Этот же прием вы можете использовать для писем, которые посылаете сами.

Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом8. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.

Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной — если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.

Помогите другим остановить лавину электронной почты

Чтобы полностью обуздать своего электронно-почтового Франкенштейна, вы должны ограничить не только поток поступающих вам писем, но и поток писем, которые посылаете вы сами. Отправляя электронное письмо, задайте себе вопрос: «Если бы почта вдруг отключилась, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, чтобы разослать копии всем этим людям, или стал бы звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», то зачем засорять их почтовые ящики этим электронным мусором? Как мы увидели во второй части книги, главная причина непрерывной электронно-почтовой диареи — неравноправные отношения между отправителем и получателем. В определенном смысле отправитель обладает всей властью, а получатель — его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как мы можем дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? Я не знаю ответа, поэтому многие из моих рекомендаций — скорее методы партизанской борьбы, нежели глобальное решение проблемы.

А по-настоящему конструктивное решение этого вопроса может быть реализовано только на уровне всей компании. Но если вы вместе с коллегами будете соблюдать ряд простых правил, это может кардинально изменить ситуацию к лучшему. Эти рекомендации я включил в раздел об освобождении мозга от оков на уровне «Мы».

Для самых смелых: игнорируйте всю электронную почту

Как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, часто полное игнорирование всех электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, не вызывает больших проблем. Поэтому, если вы завалены, подавлены огромными объемами электронных писем, вы можете автоматически перенаправлять их все в папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). Вы обнаружите, что «КУМБСВ» на самом деле означает «Никогда» и что любую нужную информацию в этой папке всегда можно найти при помощи поисковой программы. Если вы беспокоитесь по поводу возможной негативной реакции, просто придумайте благопристойное оправдание.

Несколько примеров из жизни

Следующие несколько примеров из реальной жизни на первый взгляд могут показаться немного экстремальными. Однако я включил их специально, чтобы показать, насколько смелым, если не безжалостным, вы должны быть в борьбе с электронно-почтовым Франкенштейном.

Много лет назад, в эпоху существования факсов, один руководитель высшего звена взбунтовался против нескончаемой лавины писем в своем электронном почтовом ящике. Он подсчитал, что при его уровне зарплаты обработка такого количества бесполезной почты была сопоставима с заработком четырех его заместителей 9 . И ведь в эту стоимость еще не были включены альтернативные издержки, то есть стоимость той по-настоящему важной работы, которую он мог бы сделать за это время. Но не сделал.

Тогда мы с этим руководителем провели эксперимент. Он создал в почтовой программе MS Outlook правило, чтобы все письма от внутренних отправителей получали следующий автоматический ответ: «В данный момент я не могу вам ответить. Если письмо, которое вы только что мне отправили, касается важного или срочного вопроса, пожалуйста, перешлите его мне по факсу по номеру 1234» (это был номер факса его секретаря). Он рассуждал так: если кто-то посылает письмо, недостаточно важное, чтобы распечатать его и отправить по факсу, вряд ли его содержание стоит того, чтобы его читал такой высокопоставленный руководитель, как он. В результате ему удалось сократить 80–100 электронных писем в день всего до 3–10 факсов в день! При помощи одного простого сообщения на почтовом автоответчике он освободил себе от одного до полутора дней в неделю для действительно важной работы. Через два месяца он сообщил, что подобная тактика игнорирования внутренних писем не привела ни к одной проблеме.

Один менеджер по работе с корпоративными клиентами, которого я консультировал, перед отпуском попросил отдел ИТ создать для него второй адрес электронной почты. Затем он сообщил этот адрес только своим клиентам, а в первом почтовом ящике включил автоответчик. Теперь все письма от клиентов поступали во второй почтовый ящик, а письма от других отправителей поступали в первый ящик. Там они получали автоматический ответ с указанием номера телефона для экстренной связи, а далее перенаправлялись в отдельную папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). То, что менеджер никогда не заглядывал в папку «КУМБСВ», осталось в компании незамеченным.

Еще один менеджер по работе с корпоративными клиентами после отпуска обнаружил в своем почтовом ящике больше 900 сообщений. Он решил, что во время следующего отпуска будет каждый день заниматься электронной почтой, чтобы не накапливать таких завалов писем, однако его жена решительно этому воспротивилась. Я посоветовал ему включить функцию автоответчика и написать сообщение примерно такого содержания: «Поскольку за время отпуска в моем почтовом ящике обычно накапливается от 600 до 1000 электронных писем, существует риск того, что я отвечу на ваше письмо с большим запозданием или же не отвечу совсем. Если у вас действительно важное или срочное сообщение, пожалуйста, перешлите его мне на мой личный электронный адрес me@myprovider.com». Это был дублирующий адрес электронной почты, который он специально создал у своего провайдера. Своим клиентам он разослал такое же сообщение, но с другим дублирующим адресом. Электронные письма с обоих дублирующих адресов автоматически пересылались на его корпоративную почту. За весь отпуск он получил всего пять электронных писем на дублирующий адрес, предназначенный для важных внутрикорпоративных писем. Когда менеджер вышел из отпуска, коллеги с одобрением говорили: «Он настолько привержен работе, что даже сообщил личный адрес электронной почты, чтобы оставаться на связи во время отпуска». Они не знали, что по возвращении менеджер перенес больше 800 внутрикорпоративных писем в отдельную папку «Отпуск», оставив только сообщения от корпоративных клиентов. Затем он потратил 45 минут, чтобы бегло просмотреть эту папку, используя два способа сортировки писем (см. раздел о мини-пакетной обработке почты). Первоначально он планировал более детально разобраться с этой папкой, когда появится время. Разумеется, времени так и не нашлось. И спустя три месяца он понял: из всех этих 800 писем в папке «Отпуск» ему понадобилась информация всего из… 10. При этом он смог уделить больше внимания письмам от важных клиентов.

Наконец, еще одного менеджера, который по возвращении с больничного обнаружил в своем электронном ящике более 300 писем, я убедил провести следующий эксперимент. Надо было прочитать только письма от корпоративных клиентов, а адресатам из внутрикорпоративного списка рассылок отправить сообщение, что в его почтовом ящике произошел какой-то сбой. Поэтому он просит повторно переслать ему все важные письма, присланные в период с 8 по 25 июля. В результате он получил… всего 15 писем! Это значит, что всего 5% присланных ему писем были достаточно важными, чтобы отправители потрудились переслать их еще раз! Почему бы вам не провести такой же эксперимент хотя бы раз и выяснить, какой процент вашей электронной почты действительно стоит вашего внимания?

Как видно из этих примеров, чтобы обуздать электронно-почтового Франкенштейна, нужны творческий подход и мужество. 2.3. Разрушитель оков № 3: позволяйте своему мозгу побездельничать в перерывах между работой и обеспечьте его полноценным сном Вашему мозгу нужны перерывы

Как было сказано в главе о мыслящем мозге, перерывы между работой важны и нужны. Они позволяют архивирующему мозгу упорядочить и заархивировать полученную информацию, а мыслящему мозгу — отдохнуть, восстановить силы и переключиться между несовместимыми физическим/механическим и социальным контекстами. Поэтому на схеме оптимальной организации умственного труда (рисунок раздела 2.2 этой части книги) «перерыв» — это не просто деталь, а одно из ключевых условий интеллектуальной продуктивности.

Если вы относитесь к числу экранных зомби и все время приклеены к большим или малым экранам, вы уничтожаете то лучшее, на что способен ваш когнитивный мозг. Потому что вашему мыслящему и архивирующему мозгу требуются регулярные периоды «полезного безделья».

Как я писал в главе об особенностях функционирования нашего мозга, наша долговременная память похожа на почти бесконечную базу данных. В ней хранится информация, полученная на протяжении всей нашей жизни. Во время перерывов, когда наш мыслящий мозг отдыхает, архивирующий мозг получает возможность упорядочить эти колоссальные объемы данных, сохранить их в памяти и найти нужную информацию для мыслящего мозга. Даже крысы, с которыми у нас общая бо́льшая часть генома, запоминают новый опыт, только если после сеанса обучения следует перерыв. Исследования показали: во время этих периодов покоя часть головного мозга под названием гиппокамп (она играет важную роль в процессе запоминания) многократно воспроизводит воспоминания об опыте, полученном в течение дня10.

Поиск по сайту: