Управление документами. На это тему написано очень много

На это тему написано очень много. И всё равно во время аудитов несоответствия, касающиеся управления документами, встречаются чаще всего.

По моему опыту для средних и крупных по размеру предприятий удобно создать следующие документированные процедуры по управлению документами:

1. «Главная» процедура «Управление документами». В ней хорошо бы привести таблицу с перечислением всех видов документов, встречающихся на предприятии, и ссылки на блок-схемы и другие документы, которые описывают управлении этими видами документов. В этой же процедуре удобно объединить правила управления следующими видами документов:

1. • Документы внешнего происхождения на бумажных и электронных носителях: законы РФ и стран контрагентов, ГОСТы, ТУ, СНиПы, РД и т.п.

2. • Внутренние документы предприятия – регламенты, процедуры, методики, рабочие инструкции и т.п.

Эту процедуру пусть пропишет менеджер по качеству.

2. Процедура управления договорами о хозяйственной деятельности. В первую очередь, нас интересуют договоры поставки, т.к. именно в них мы указываем собственные обязательства перед клиентами. Если предприятие оказывает услуги, то необходимо применить договор в форме публичной оферты и установить правила управления этим договором. Заодно можно прописать и правила работы с договорами закупки. Эту процедуру пусть составит юрист или руководитель той службы, где хранятся договора, либо тот, кто считается идеологом работы с договорами.

Правила управления трудовыми договорами можно поместить в блоке правил, регламентирующих работу с персоналом.

3. Процедура управления конструкторской и проектно-сметной документацией, включая процедуры ведения архива. Эту процедуру удобнее написать руководителям соответствующих отделов.

4. Есть ещё группа документов, от составления правил управления, которыми часто отмахиваются. А напрасно. Речь идёт о всевозможных планах, рождающихся в недрах различных служб. Каждый план содержит требования, значит это документ. Правила управления планами удобнее всего описать в тех документированных производственных процедурах, где они рождаются.

Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления документами.

• Процедура управления всеми (либо указанными) видами документов в составе Руководства по Качеству.
• Процедура управления документацией (документы и записи).
• Процедура управления всеми видами документов как единый документ.
• Отдельные процедуры управления отдельными видами документов: договорами, КД, ТД, ПСД, технологическими инструкциями, инструкциями по охране труда, и т.п.
• Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения для обеспечения документооборота.
• Процедура управления планами – в составе документированных производственных процедур.
• Перечень документов, зарегистрированных в системе
• Перечень рабочих инструкции по подразделениям

Управление записями

Организация должна документировать в виде одного или нескольких документов все правила, касающиеся управления всеми видами записей, создаваемых в Организации. Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления записями.

• Процедура управления всеми видами записей в составе Руководства по Качеству
• Процедура управления документацией (документы и записи)
• Процедура управления всеми видами записей как единый документ
• Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения (ПО) для обеспечения документооборота.
• Инструкция по делопроизводству, документообороту (обычно касается записей, обслуживающих и касающихся административной деятельности)
• Номенклатура дел.
• Паспорт процесса (в табличном виде содержит информацию об установленных параметрах управления записями, созданными в данном процессе).
• Альбом бланков для записей
• Приложения к процедурам, содержащие образцы бланков.
• Положения об отделах, подразделениях (часто содержат описание и структуру отчётной документации).

5. Ответственность руководства

Что такое "высшее руководство"? Кто входит в состав "высшего руководства"?

Понятие "высшее руководство" не имеет ничего общего к Трудовому кодексу. "Высшее руководство" - это те члены трудового коллектива предприятия, которые имеют реальные рычаги и ресурсы для формирования стратегии развития предприятия, политик (общих правил) действия в различных сферах деятельности предприятия. Например, маркетинговая политика, политика взаимодействия с потребителями, кадровая политика, политика работы с поставщиками и т.п. В одной очень серьёзной организации был разработан документ "Политика в области использования корпоративных мобильных телефонов".

Состав Высшего Руководства предприятия определяет высшее лицо предприятия. Это может быть Председатель Совета Директоров, владелец бизнеса, генеральный директор, руководитель организации. При внедрении СМК решение Высшего Руководителя о том, кто входит в состав Высшего Руководства предприятия обычно закрепляется в тексте документа "Руководство по качеству" - это главный и один из обязательных документов предприятия - см. пункт 4.2.2 стандарта ISO 9001:2008 / ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

В состав Высшего Руководства предприятия может входить только один человек - сам Генеральный директор или работник аналогичного статуса, но с другим названием должности. В этом случае он же исполняет обязанности Представителя руководства по качеству - см. пункт 5.5.2 стандарта ISO 9001:2008 / ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Далее я приведу не исчерпывающий список должностей, которых часто включают в состав Высшего руководства:

Заместитель директора по качеству - ему обычно подчиняется служба качества и ОТК.

Заместители директора по направлениям - часть замов может входить, а часть замов может и не входить в состав Высшего руководства.

Финансовый директор - чаще должен входить, но иногда про него забывают.

Главный бухгалтер - может входить, а может и не входить.

Члены Высшего Руководства предприятия являются "идеологами" развития предприятия и создания системы менеджмента предприятия.

5.1 Обязательства руководства

Пункт 5.1 стандарта ISO 9001 содержит перечисление содержимого остальных пунктов раздела 5.

5.1 Обязательства руководства
Высшее руководство должно предоставлять свидетельства(т.е. не только быть директором, но демонстрировать своё лидерство)своих обязательств в отношении разработки и внедрения СМК и постоянного улучшения ее результативности(результатвность СМК - это не сила власти, а результат умелой власти, при которой цели предприятия достигаются не окриком, а вовлечённостью персонала) посредством:
a) информирования персонала организации о важности соответствия требованиям потребителя, а также законодательным и нормативным требованиям - это раскрывается в пунктах 5.2, 5.5;
b) установления политики в области качества - это раскрывается в пункте 5.3;
c) обеспечения того, что цели в области качества установлены - об этом говорится в пункте 5.4;
d) проведения анализов со стороны руководства - это предмет пункта 5.6;
e) обеспечения наличия ресурсов - этому полностью посвящён раздел 6 стандарта ISO 9001.

Особенностью данного пункта (п. 5.1.e ) является ссылка на ответственность руководства за обеспечение ресурсами, что отражено в следующем разделе 6 Стандарта ISO 9001.

5.2 Ориентация на потребителя

Содержание этого пункта очень краткое: "Высшее руководство должно обеспечить, что требования потребителя определяются и выполняются с целью повышения удовлетворенности потребителя (см. 7.2.1 и 8.2.1 )".

Это значит, что должна быть установлена соответствующая функция – кто решает, какое качество ожидает клиент.

Что такое качество? Стандарт ISO 9000:2005 (ГОСТ Р ИСО 9000-2008) так определяет это понятие в пунктах 3.1.1 и 3.1.2:

Качество: Степень соответствия присущих характеристик требованиям.

Требование: Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Возьму на себя ответственность и, просуммировав два этих определения, сформулирую то определение качества, которым я всегда пользуюсь:

Поиск по сайту: