Корректирование отклонений

Если нормативы отражают организационную структуру и используются для оценки качества работы, корректировать отклонения значительно легче, так как руководитель точно знает, кто персонально или какая группа несет за них ответственность и где необходимо предпринять корректирующие действия.

Корректирование отклонений в работе является тем самым моментом, где контроль выступает как часть общей системы управления и где он сливается с другими управленческими функциями. Управляющие могут корректировать отклонения путем пересмотра планов или модификации целей. Корректировать отклонения можно также и в рамках организационной функции путем перераспределения или уточнения заданий или путем выделения дополнительного персонала, лучшего подбора и обучения кадров, применения крайней меры при перестановке кадров — увольнения. Управляющие могут осуществлять корректирование и путем совершенствования процесса управления — более детального разъяснения заданий или более эффективного лидерства.

Иногда считают, что корректирование отклонений вовсе не составляет одно из звеньев процесса контроля, что это попросту тот момент, когда в процесс вступают другие управленческие функции. Безусловно, было бы ошибкой считать, что контроль сводится лишь к определению эффективности работы путем сопоставления с нормативами и в случаях отклонений от приня­тых норм никаких мер не принимается.

Опережающий контроль

Временной лаг в процессе управленческого контроля убеждает в том, что для создания действительно эффективной системы нужен опережающий контроль. Это объясняет проблему использования простой обратной связи от выхода системы при использовании этого выхода как средства контроля. Поэтому статистические данные, поступающие из бухгалтерских отчетов, и являются полноценными. Трудность заключается в том, что, допустим, в ноябре управляющий узнает из этих отчетов, что предприятие понесло убытки в октябре из-за чего-то предпринятого в июле. Но на данный момент информация является не более как разочаровывающим фактом.

Для создания эффективного управленческого контроля нужна такая система, которая могла бы своевременно сообщать о необходимости корректирующих действий, о том, что, если не будут приняты неотложные меры, возникнут проблемы. Для контроля недостаточно простой обратной связи, как, например, информация об объеме выпущенной продукции, результатах выполнения программ и т.п. По своему эффекту этот вид обратной связи напоминает анатомическое вскрытие для определения причины смерти, а еще никому не удавалось найти способ избежать того, что имело место в прошлом.

Необходимость опережающего контроля

Образованные и мобильные руководители понимают и при­знают, что им по силам решать лишь те проблемы, которые они замечают. Что касается управленческого контроля, то, как уже было отмечено выше, они эффективно используют его только тогда, когда вовремя узнают об отклонениях, чтобы принять необходимые меры. Было бы ошибочным рассматривать планирование как взгляд в будущее, а контроль — в прошлое, чем грешат многие управляющие и авторы теоретических работ.

Такая простая вещь, как опережающий контроль, на практике чаше всего игнорируется в основном потому, что при выполнении своей функции контроля управляющие зависят от наличия бухгалтерских и статистических данных. Естественно, если нет возможности заглядывать вперед, то смотреть в прошлое все-таки лучше, чем не смотреть совсем.

Методы опережающего контроля

Все вышесказанное не означает, что ничего не было сделано в области разработки методов опережающего контроля. С этой целью многие управляющие применяли такой испытанный способ, как тщательно составляемые многократные прогнозы с использованием новейшей информации, сопоставляли результаты прогнозов с желаемым исходом и принимали меры для внесения изменений в программы, с тем чтобы последующие прогнозы возможно более точно совпадали с запланированными показателями. Например, какая-то фирма в результате проведенного прогноза получит информацию о том, что сбыт ее продукции ожидается ниже желаемого уровня. На этом этапе руководители могут разработать новую программу по рекламе, расширению сбыта или начать производство новой продукции.

Одной из лучших современных методик опережающего контроля является сетевое планирование, примером которого служат сетевые графики ПЕРТ. Эти методы планирования и контроля дают возможность руководителю предвидеть появление осложнений в таких областях, как издержки или своевременные поставки, если не будут приняты безотлагательные меры.

Опережающие реакции человека

Интересно отметить, что у человека есть реакции, имеющие много общего с опережающим контролем. Например, если водитель автомобиля, двигаясь в гору, захочет поддерживать постоян­ную скорость, он не ждет, пока спидометр покажет падение скорости, перед тем как нажать педаль акселератора. Можно привести много аналогичных примеров,

Опережающий контроль и обратная связь

Как известно, с помощью обратной связи оцениваются выходы процессора, и в систему или в ее входы вводятся необходимые поправки для обеспечения получения желаемых выходов. Как уже было сказано, для большинства управленческих проблем вследствие наличия временного лага этого недостаточно. Систе­мы опережающего контроля регулируют входы процесса для определения того, насколько они отвечают запланированным. Если наблюдается расхождение, то сам процесс или его входы изменяются для обеспечения желаемых результатов.

В некотором смысле систему опережающего контроля можно назвать обратной связью. Так оно и есть, но обратная связь находится со стороны ввода в систему, а поэтому корректирующие действия могут быть предприняты еще до того, как все это окажется на выходах системы. Кроме того, даже при наличии системы опережающего контроля управляющий захочет определить конечный выход, поскольку вряд ли все будет идти настолько хорошо, что у него возникнет уверенность в соответствии конеч­ных результатов желаемым.

Необходимые условия опережающего контроля

Условия действенности опережающего контроля следующие:

1. Детальный и тщательный анализ систем планирования и контроля и определение наиболее важных вводных переменных.

2. Построение модели этой системы.

3. Уделение особого внимания динамике модели: регулярная проверка соответствия принятых значений вводных переменных и их взаимосвязей фактическому положению вещей.

4. Регулярный сбор и ввод в систему данных о вводных переменных.

5. Оценка расхождения между планируемым и фактическим значением вводных переменных и его влияния на ожидаемые конечные результаты.

6. Осуществление корректирующих действий; как и при любых других методиках планирования и контроля, за первым этапом — определение проблемы — следует второй — определе­ние мер, обеспечивающих ее решение.

Поиск по сайту: