Лабораторная работа №5. Тема: Составление и оформление служебных документов.

Тема: Составление и оформление служебных документов.

Цель: Приобрести навыки составления, оформления служебных документов предприятия.

Теоретические сведения

К служебным документам предприятия относятся документы, составляющие деловую переписку предприятия, а также факсы, телефонограммы, телетайпограммы, сообщения, принимаемые и передаваемые по компьютерной сети (Internet).

По тематическому признаку служебные письма разделяются на деловую и коммерческую корреспонденцию.

По своему содержанию и назначению письма делятся на:

· Гарантийные;

· Информационные;

· Рекламные;

· Рекламационные;

· Коммерческие.

В лекционном курсе нами были глубоко рассмотрены назначения каждого вида письма. В данной лабораторной работе мы рассмотрим требования и правила составления служебных писем и других служебных документов.

Деловые письма бывают: письма-просьбы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-подтверждения, письма-приглашения и др. Каждый вид письма говорит о своем назначении.

Служебные письма и факсы оформляются на специальных бланках для писем или на чистом листе бумаги формата А4.

Служебное письмо делится на составные разделы «Заголовочная часть. Основная часть. Оформительная часть», в каждой из которых определен свой перечень реквизитов и определены требования к их оформлению. Ниже приводится перечень реквизитов служебного письма в каждом разделе.

Реквизиты заголовочного раздела:

дата составления документа;

- номер и индекс документа;

- ссылка на входящий документ (указывают номер, индекс и дату документа);

- адресат (наименование формы, структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество адресата, почтовый адрес получателя).

В основном разделе содержится реквизит «текст документа», в оформительном разделе – реквизит «подпись».

Практическое задание

Задание 1. Составьте письмо с просьбой оказать детскому дому №2 г. Москвы спонсорскую помощь в размере 800 долларов США на приобретение спортивного инвентаря для развития функций движения у детей, страдающих заболеванием костно-мышечной системы. Письмо адресовать акционерному производственному объединению «Уралгаз», директор Богатов Василий Еремеевич. Письмо подписано заведующей детского дома Добровой Анной Борисовной 17 мая 2011 года. В журнале отправляемых документов письмо зарегистрировано под номером 18. К письму приложено обращение коллектива сотрудников детского дома к коллективу сотрудников АПО «Уралгаз».

При оформлении данного письма учесть необходимость формирования реквизита «Приложение к документу».

Задание 2. Составьте письмо – приглашение на юбилейный вечер, посвященный празднованию 10-летия фирмы «ШЕРИФ». В письме укажите следующую информацию: праздничный вечер состоится во Дворце Отдыха «Шанхай» 15 октября 2011 года; начало вечера в 18-00 часов. Сообщите также, что гостей ожидает лотерея, в которой разыгрываются автомобиль и путевка-круиз по Средиземному морю, прекрасная концертная программа и много сюрпризов - неожиданностей . Письмо подписано администрацией фирмы. Количество адресатов – 50.

Задание 3. Составьте гарантийное письмо - факс с изложением просьбы продать вашему предприятию два ультразвуковых счетчика марки «Волна-7» для измерения расхода холодной воды. Диаметр трубопровода – 80 мм. Максимальный расход – 1.2 куб.м. Температура воды от 7 до 29⁰С. Сообщить о гарантии оплаты за полученные товары с вашего расчетного счета № 3425618 в Вознесенском филиале ММКБ, МФО №12548, код С-6.

Письмо подписано директором предприятия Акуниным Сергеем Петровичем и главным бухгалтером Новиковой Ниной Евгеньевной 12 марта 2011г. Наименование предприятия, эмблему предприятия, название предприятия, регистрационный номер письма и другие неуказанные в задании реквизиты отправителя и адресата установите самостоятельно. Письмо оформите на бланке для внешних документов с продольным расположением реквизитов. Укажите полный юридический адрес предприятия – отправителя.

Задание 4. Составьте телефонограмму о перенесении симпозиума работников высших учебных заведений России, которое должно было состояться 12 мая 2011 г. в городе Сант-Петербурге, на 20 мая сего года, в городе Новгороде.

Место проведения симпозиума – Университет внешних связей. Начало заседания в 10-00.

Дополнительная информация следующая:

- адресат : г. Киев, Институт международных отношений, ректору Салову Игнату Захаровичу; телефон 0-1038044223788;

- сообщение составлено помощником министра по делам высшей школы и науке России Кузнецовым Макаром Павловичем;

- отправлено 7 мая 2011 г. секретарем Ниловой Аллой Ивановной в 13 часов 30 минут;

- сообщение приняла секретарь приемной адресата Курочкина Галина Владимировна.

Остальные реквизиты документа, в задании не указанные, определите самостоятельно.

Задание 5. Составьте работнику Кораблеву Игорю Николаевичу справку о том, что он работает на предприятии «Полимер» в городе Абакан в должности главного механика с 01 февраля 2011 года. В справке укажите, что за время работы на предприятии Кораблевым И.И. было разработано и внедрено 12 рационализаторских предложений, общий экономический эффект которых составил 7,5 млн. рублей. Справка предоставляется в Комитет изобретательства и рационализации министерства химической промышленности России.

Справка подписана Директором предприятия Мериным Львов Марковичем. Зарегистрирована справка в книге отправляемой корреспонденции 3 апреля 2011 г. Дата выдачи справки 4 апреля 2010 года.

Задание 6. Составьте и оформите докладную записку на имя ректора ПГУ тов. Берил С.И. от начальника спортивного лагеря университета Ковченко Игоря Сергеевича. В докладной укажите,что для подготовки спортивного лагеря к работе в летний период необходимо произвести побелку и покраску помещений, отремонтировать 2 электроплиты, выполнить ремонт ограждения территории продолжительностью 50 м. Докладная составлена 21 апреля 2013 года. На докладной укажите резолюцию ректора: «Тов. Фармагей Г.К. Прошу к 25 апреля с.г. представить смету на выполнение указанных работ. 22.04.13.Подпись ректора».

ПРИЛОЖЕНИЕ:образцы служебных документов

Образец 1:письмо – подтверждение

Фонд развития профессиональных Генеральному директору

связей и информации в области ВЦ «Экспо-Дом»

страхового дела г-же Якубовской М.А.

В соответствии достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела подтверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 2011 года совместно с ВЦ Самаре выставки «Страхование Поволжья – 97».

Проведение выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.

Ориентировочное количество участников - 40 страховых компаний.

Прошу направить в наш адрес проект договора с ВЦ «Экспо-Дом».

Исполнительный директор Фонда подпись Л.В.Ярошенко

Образец 2:письмо-благодарность

Отдел образования Председателю правления

г. Самары

Администрации

АКБ «Газбанка»

Иванову П.А.

Мы, нижеподписавшиеся, выражаем благодарность «Газбанку» и г-ну П.А.Иванову – председателю правления банка – за то, что ими было проявлено сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, в частности оплачено выступление эксцентрик-театра «Комиксы», которое очень порадовало нас и детей.

Заведующая

Школой-интернатом № 5

Кировского района подпись О.И. Седова

Методист РайОно

Промышленного района подпись В.А. Петрова

Образец 3:письмо-запрос

Поиск по сайту: