Реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»

Отметка о поступлении располагается в центре нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: входящего номера и даты поступления документа, которые могут быть дополнены наименованием организации, получившей документ, и временем получения, например:

ЗАО “ЭРА”

Вх. № 0001

Дата 03.01.11

11:27

Отметку о поступлении удобнее проставлять автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Реквизит «отметка для автоматического поиска документа».

Практическое задание

Задание 1.

1. Рассмотрите предложенные в данной лабораторной работе образцы применяемых в делопроизводстве бланков.

2. Рассмотрите предложенный перечень реквизитов и правила их применения при формировании документов различного вида.

3. Рассмотрите приведенную на рисунке в разделе «Теоретическая часть» схему расположения реквизитов в документе.

Задание 2.

1. Создайте машинные варианты бланков для внутренних документов с центровым и угловым расположением реквизитов. Эмблему предприятия разработайте собственную, применив средства рисования, наименование предприятия – произвольно.

1. Создайте бланки для внешних документов с продольным расположением реквизитов.

Требование: определите тот набор реквизитов, при наличии которых бланк может быть использован для решения финансовых вопросов предприятия.

Задание 3. Создайте примеры оформления всех реквизитов, руководствуясь указанными в разделе «Теоретическая часть» правилами.

Дополнительные указания:

1. Созданные бланки для документов сохраните на своей дискете для их использования при составлении документов в последующих лабораторных работах.

2. В отчете по лабораторной работе в тетради отразите созданные в задании 3 примеры использования реквизитов документа.

ПРИЛОЖЕНИЕ:образцы бланков

Теоретическая часть

К распорядительным документам предприятия относятся: приказы, распоряжения, решения, указания.

Приказ (по основной деятельности) – издается для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Издает руководитель предприятия.

Распоряжения – издаются по оперативным административно-хозяйственным вопросам. Издает руководитель предприятия.

Решение– издается по производственным вопросам. Издает коллегиальный орган, общее собрание, Совет директоров и др.

Указание – документ методического характера; издается вышестоящей организацией или руководителем предприятия.

Документы эти состоят из двух частей: константирующей и распорядительной. Каждая часть имеет свои ключевые слова:

в приказах : ПРИКАЗЫВАЮ;

в распоряжениях: ОБЯЗЫВАЮ;

в указаниях: ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание;

- ознакомление необходимого персонала, служб предприятия или всего коллектива с содержанием документа.

Документы организационно-распорядительные составляются по однотипной схеме. Мы рассмотрим эту схему на примере приказов. Для их составления и оформления нужно применять образец-формуляр приказа, приведенный ниже в приложении к лабораторной работе.

Приказ - это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и др.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, пишутся на бланках формата А4 (210х197), внешнего или внутреннего применения.

Приказы содержат следующие реквизиты:

- герб, наименование предприятия и его подведомственность,

- название вида документа (слово ПРИКАЗ), место издания (город),

- дату издания, регистрационный номер и индекс,

- заголовок (отвечает на вопрос « О чем?»),

- текст (констатирующая часть и распорядительная часть),

- подпись, расшифровку подписи,

- данные лица, оформившего документ,

- отметку о согласовании (с гл.бухгалтером, с юристом, с ведущими специалистами).

Реквизит «текст» составляется в соответствии со следующими правилами:

- в его констатирующей части излагается основание издания приказа,

- в распорядительной части документа схема расположения информации такая:

- распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ,

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение),

- указание к действию;

- срок исполнения.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в исполнении.

Текстовую (содержательную) часть документа следует располагать между реквизитами «заголовок документа» и «подпись руководителя».

Документы «распоряжение» и «решение» составляются и оформляются аналогично приказам.

Практическое задание

Задание 1. 1.Составьте и оформите приказ об изменении графика работы, используя указанные ниже исходные данные.

1). Основание приказа: в связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова А.К. от 08.01.2011 г.

2). Начальнику техотдела Волкову А.М. организовать работу в субботние дни в период с 110.01.2011 г. до 10.02.2011 г.

3). Главному бухгалтеру Совину И.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных работ до 15.01.2011 г.

4). Главному инженеру Зимину В.Г. организовать контроль за исполнением приказа.

5). Приказ подписан генеральным директором Солнцевым З.К.

6). Дата регистрации приказа 09.01.2011 г.

7). Приказ зарегистрирован в журнале под номером 3.

Указания к заданию:

1) Примените угловой бланк для внутренних приказов;

2) Составьте и оформите копию данного приказа.

Задание2.Составьте и оформите приказ о проведении зимней экзаменационной сессии в инженерно-техническом институте.

Основание приказа: учебный план института. Срок проведения сессии с 15 января 2011 года по 29 января 2011 года. Ответственность за организацию и проведение сессии возлагается на директора института, профессора Иванова Ю.А. В приказе отразить срок пересдачи задолжностей с 3.01.2011г. по 14.02.2011г. Возложить контроль за исполнением приказа. Приказ подписывает ректор университета профессор Сидоров С.И.

· Примените бланк для внутренних работ центровой.

· Составьте выписку из приказа по вопросу пересдачи задолжностей.

Задание 3.Составьте распоряжение о введении новых правил по сохранности мебели в учебных классах института.

Основание издания документа: факт порчи аудиторной мебели в учебном корпусе «А» 25 декабря с.г. В распоряжении отразить:

а) студентам группы ИТ01В Тулгару Ивану Карповичу и Шмелеву Артему Денисовичу до 10.01.2011г. возместить материальный ущерб в размере, определенном экспертной комиссией института;

б) в случае невыполнения данного распоряжения в течение 10 дней студентов Тулгару И.К. и Шмелева А.Д. отчислить из университета;

в) 01.01.2012г. ввести в действие новые правила для студентов института о материальной ответственности за порчу материальных ценностей;

г) ответственность за сохранность материальных ценностей в учебных помещениях факультета возложить на преподавателей, проводящих занятия в помещениях института;

д) кураторам всех учебных групп института на собраниях учебных групп довести до сведения всех студентов под расписку новые принятые «Правила ответственности студентов за порчу мебели в институте».

Дополнительные указания к работе:

а) в приказе и распоряжении по университету самостоятельно установите дату регистрации и регистрационный номер каждого документа;

б) при оформлении реквизита «данные лица, оформившего документ, укажите свои личные данные;

в) эмблему и наименование предприятия выберите произвольно.

ПРИЛОЖЕНИЕ:образцы приказов и распоряжения.

ОбразецПриказ по основной деятельности предприятия

«АРКАДА»

ЗАО «

ПРИКАЗ

П Р И К А З

09.01.11

№1

О перераспределении служебных помещений

В связи с сокращением численности сектора и на основании докладной записки зам. нач. отдела по работе с клиентами Смирнова В.И. от 08.01.11

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику планово-производительного отдела Демину А.И. освободить комнаты №№ 412, 416, разместив сотрудников на имеющихся площадях до 01.04.11.

2. Начальнику АХО Петренко А.В. провести ремонт комнат №№ 412, 416, до 01.05.11 и передать их МП «АРС».

3.Контроль возложить на главного инженера Чумаченко В.А.

Генеральный директор подпись Г.С. Сорин

М.П.

Образец распоряжения

ОАО «ЭРМОН»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.08.11 №2

В соответствии с заключенным контрактом от 01.06.95 №3/128

ОБЯЗЫВАЮ:

Зав. складом №2 Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома «Русь» Корнееву А.И. ТНП в следующем ассортименте:

Директор подпись С.И. Ильин

Гл. бухгалтер подпись И.В. Борисова

М.П.

Поиск по сайту: