Правила оформления реквизитов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документах и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТов, которые устанавливают максимальный набор реквизитов, используемых в документах. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Для автоматизированной обработки документов каждому реквизиту присвоен цифровой код.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике делопроизводства, относятся:

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 - код организации;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа

Каждый документ можно разделить на 3 основные части, каждая из которых содержит свой набор реквизитов:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

В данном курсе лабораторных работ рассматриваются наиболее важные используемые реквизиты.

Реквизит «эмблема организации» – условное (символическое) буквенно-графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Эмблема организации помещается на бланках предприятий независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа. Если на бланке предприятия имеется герб, то эмблему в этом случае не ставят.

Реквизит «наименование организации» - это фирменное наименование, которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества (закрытое или открытое).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

Предприятие вправе иметь полное и сокращенное наименования на русском языке, иностранных языках и языках народов.

В наименовании используются сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п. Наименование может быть размещено на бланке или печататься при составлении документа. Кроме наименования предприятия может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит «наименование организации» располагается рядом или под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «справочные данные об организации ». Справочные данные об организации представляют юридический адрес предприятия и включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов и другие сведения по усмотрению организации. В состав реквизита может входить расчетный счет в банке, адрес электронной почты, Web-страница в Интернете, номер лицензии и дата ее выдачи.

На бланках писем справочные данные проставляются типографским способом или с помощью ПК.

Справочные данные об организации располагаются под реквизитом “наименование организации”.

Реквизит «наименование вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизитов «наименование организации» и «справочные данные…» и печатают от границы левого поля или по центру прописными буквами, например, АКТ, СПРАВКА, КОНТРАКТ.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Реквизит «дата документа» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака ), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 2012 года следует оформлять 06.04.12.

В документах, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты, например, 6 апреля 2012 г. Рекомендуется его использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «наименование вида документа» и печатается от границы левого поля.

Реквизит «регистрационный номер документа» - это условное (цифровое или буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа» или у границы правого поля.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.п., например, № 1, № 2, № 3….

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Номер документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/1-4: 57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 1 – структурное подразделение, 4 – номер дела в этом подразделении.

Вместо номера структурного подразделения может использоваться код должностного лица, например, ОС – Олег Сосковец.

По усмотрению организации номер может дополняться условными обозначениями, облегчающими работу с документами, например, № 12-РМ (распоряжение мэра), № 21-ДП (договор поставки) и т.п.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа».Место для этого реквизита отводится только на бланках писем, факсов. Заполняется реквизит при оформлении письма-ответа.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом:

На № 15/1-3 от 08.06.11.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»проставляют на секретных документах, а также документах, содержащих конфиденциальные сведения.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» или знака «КТ». Под этим грифом необходимо проставить также № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля, например: Коммерческая

тайна

Экз. № 2

или

Конфиденциально

Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Для служебного пользования», «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица – получателя документа и, при необходимости, его почтового адреса.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Например: ОАО “Сталкер”

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17

Или несколько иного вида, например:

Директору

ОАО “Эра”

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам – почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например: 119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Адрес факса указывается следующим образом:

Директору

ЗАО “Развитие”

Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков (8 см) от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков «уголков».

Реквизит «гриф утверждения документа». Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из:

- слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

- наименования должности лица, утвердившего документ;

- его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.11

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора ЗАО

от 25.03.11 № 6

Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля.

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соискатели.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

“Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.11”;

“Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.11”.

Реквизит «заголовок к тексту» – это краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с называнием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например: “Приказ… о реорганизации ОАО”, “Журнал регистрации входящих документов”. Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, “Акт инвентаризации”, “Протокол заседания Совета директоров”, “Договор аренды”.

Заголовок располагается после реквизитов «дата и «номер документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки «уголки».

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

По контракту № 249/16

Допускается большие заголовки продлевать до границы правого поля.

Наличие заголовка избавляет секретаря от необходимости чтения всего документа при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле» обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «текст документа»– основной и важнейший реквизит документа.

Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах (особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены далее).

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

В первой части излагаются цели и задачи; причины и поводы составления документа; приводятся факты, ссылки на нормативные и иные документы; указываются фамилии, даты и другая информация, аргументирующая авторскую оценку событий и необходимость принятия решений или действий. Во второй части должны содержаться рекомендации, распоряжения, предложения и т.д.

Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

“В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.11 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”

Текст документа может состоять и из одной части: приказ без обоснования, письмо без пояснения.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица единственного числа: Приказываю, Предлагаю, Обязываю, Прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

- от третьего лица единственного числа: Решил(о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: Решили, Предлагаем (в совместном решении).

Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например: “контроль за исполнением возложить на…”, “утвердить предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: “после установления”, “согласно договоренности”, “по окончании работ”, “в связи с расширением” и т.п.

В настоящее время создается большое количество документов с текстом, оформленных в виде таблицы. В табличном тексте графы и строки таблицы (постоянная информация) должны иметь заголовки.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруют на первой странице, а на следующих указывают только номера граф.

Реквизит «отметка о наличии приложения» располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.11 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.11 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21. 10.11 № 8 и приложение к нему,

всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО “Эра”

от 01.04.11 № 17

Реквизит «подпись». В состав реквизита “подпись” входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (сокращен- ное, без указания предприятия, если документ оформлен на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО “Реал” подпись А.И. Смелов

В соответствии с Гражданским кодексом РФ расшифровка подписи в документах может включать только имя и фамилию должностного лица.

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор ЗАО “Диз” Директор ОАО “Аркада”

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета директоров, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

При оформлении документа на “должностном бланке” наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

- должность указывается от границы левого поля;

- расшифровка подписи после 48 печатных знаков (12 см) от границы левого поля.

Реквизит «визы согласования документа». Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования.

Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, на левой или оборотной стороне последнего листа документа, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.11

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в деле. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Реквизит «отметка об исполнителе». Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Серова Елена Михайловна

236 0126

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».