Лабораторная работа № 3. Тема: Информационно-справочные документы предприятия

Тема: Информационно-справочные документы предприятия. Составление и оформление протоколов.

Цель: Приобретение навыков составления и оформления протоколов и выписки из протокола.

Теоретическая часть

Большинство документов, издаваемых на предприятии, относятся к группе информационно-справочных документов (акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, факсы, телеграммы и другие).

Протокол – это документ, фиксирующий заседание какого-то коллегиального органа. На предприятии коллегиальным органом, например, является профсоюзный комитет, собрание трудового коллектива, конференции и др.

Во главе заседательного органа находится председатель, готовит материалы к проведению заседания секретарь коллегии. Вопросы, рассматриваемые на заседании коллегиального органа, составляют повестку дня заседания.

Протоколымогут оформляться на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в или на обычных листах формата А4.

Реквизиты документа ПРОТОКОЛ следующие:

- наименование организации (проводившей заседание)

- наименование вида документа,

- дата заседания, номер,

- место составления документа,

- заголовок документа,

- текст документа,

- подпись,

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (если этого требует принятое постановление).

Реквизит «текст» протокола состоит из трех частей: вводной и основной и завершающей.

Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии:

Председатель,

Секретарь,

Приглашенные.

Каждое из этих слов пишется с большой буквы с нулевой позиции, т.е. от начала левого поля на ПК.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных. Все фамилии пишутся в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Указывается имя, отчество, затем фамилия. В списке приглашенных перед каждой фамилией указывают должность и наименование организации (или отдела), которую они представляют. Их пишут с 16-й позиции от левого поля на ПК.

Вводная часть заканчивается повесткой дня.

Выражение «Повестка дня» пишется с нулевой позиции на ПК. Далее с красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть состоит из разделов, составляющих повестку дня. Каждый раздел характеризует только один вопрос. Каждый раздел состоит из следующих частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ):

Слова эти пишутся с нулевой позиции прописными буквами без знаков препинания.

Нормативные документы некоторых государств допускают писать наименования разделов вводной и основной части не прописными, а строчными буквами.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер рассматриваемого вопроса в соответствии с нумерацией в повестке дня. Перед словами «ВЫСТУПИЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» нумерацию не ставят.

После слов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика или выступающего (в именит. падеже), а через тире – краткое изложение текста их выступлений. Начало изложения текста начинают с большой буквы.

Если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, то эти вопросы и ответы к ним должны быть зафиксированы в части «ВЫСТУПИЛИ».

Завершающая часть протокола. Ее оформляют после записи текста всех выступлений. Начинается она словом «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Ниже с красной строки излагаются принятые решения по всем рассмотренным вопросам. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют его арабскими цифрами.

Постановление (решение) в протоколе указывают полностью, т.к. это наиболее важная часть документа.

Протокол подписывают два лица: председатель, ведший заседание и секретарь, записывавший ход заседания.

Практическое задание

Задание1. Оформите протокол, используя указанные ниже данные.

Протокол 15.07.11 № 5, г. Алабино собрания трудового лагеря “Ромашка”. Председатель собрания В.В. Щекодин, секретарь собрания В.А. Брыкалов. Присутствовали все члены отряда.

Повестка дня: 1. Отчет бригадиров о работе бригад на поле. 2. Отчет комсорга о работе секторов в отряде.

Информация по первому вопросу повестки дня следующая.

Слушали: М. Сахнин рассказал о работе первой бригады. Особо отметил добросовестное отношение на прополке свеклы Ю. Слободкина, Ю. Кардаша. Обратил внимание на халатное отношение к работе А. Юшина, А. Тимофеевой. По обсужденному вопросу постановили: 1. Объявить благодарность Ю. Слободкину и Ю. Кардашу. 2. Признать работу на прополке свеклы удовлетворительной.

Информация по второму вопросу следующая.

Слушали: Д. Стесин отметил, что работа культмассового сектора ведется крайне безынициативно. Положительно отозвался о работе физорга А. Плохова и санитара С. Лаптева. В обсуждении вопроса выступили: В.В. Щекодин обратил внимание на безалаберное отношение к своим обязанностям Д. Стесина. По обсужденному вопросу постановили: Д. Стесину более серьезно относиться к своим обязанностям и обратить внимание на работу культорга С. Глушкова.

Протокол подписали: председатель В.В. Щекодин, секретарь В.А. Брыкалов.

Задание 2. Составьте и оформите протокол по указанным ниже данным. При оформлении первого вопроса заседания самостоятельно кратко изложите текст выступления каждого выступающего. Составьте выписку из протокола по первому вопросу.

Поиск по сайту: