Короткі теоретичні відомості. Звіт - це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран

Звіт - це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран, в друк або файл. Вони дозволяють витягнути з бази потрібні відомості і представити їх у виді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних.

При друці таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Детальний звіт включає усю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказівкою верхніх і нижніх колонтитулів.

У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:

· Конструктор

· Майстер звітів

· Автозвіт: в стовпець

· Автозвіт: стрічковий

· Майстер діаграм

· Поштові наклейки

Майстер дозволяє створювати звіти з угрупуванням записів і є простим способом створення звітів. Він поміщає вибрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна допрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією автозвіт, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.

Хід роботи

1. Запустіть Access і відкрийте базу даних, створену у лабораторній роботі №13.

2. На вкладці Звітивиберіть кнопку Створити,далі Майстер звітів.Виберіть джерелом даних таблицю «Будматеріал». Виберіть для включення в запит поля Шифр, Найменування, Віготівник у вказаному порядку. Виберіть джерелом даних таблицю «Постачання». Виберіть для включення в запит поля Постачальник, Кількість прійнятого матеріалу, дата прійому, ціна у вказаному порядку.

У наступному вікні виберіть для виду представлення таблицю «Поставки». Не додаючи рівні угрупування, відсортуйте поля за збільшенням «Постачальник», потім за збільшенням «Найменування будматеріалу». Виберіть макет Табличний, будь-який стиль, задайте ім'я Постачання.

Звіт відкривається в режимі перегляду. Звернете увагу на зміст панелі інструментів режиму перегляду (вона називається «Попередній перегляд»).

3. Увійдіть до режиму конструктора звітів, ознайомтеся із змістом бланка звіту. Знайдіть області заголовків, приміток, колонтитулів. Зверніть увагу, що з'явилася панель елементів управління. Це означає, що інструменти конструктора звітів такі ж, як інструменти конструктора форм. Створення звіту аналогічно створенню форм. В області заголовка розташовується загальний заголовок звіту, у верхньому колонтитулі - заголовки полів, вони будуть повторені на кожній сторінці звіту. В області нижнього колонтитулу - поточна дата і номери сторінок звіту, вони теж будуть повторені на кожній сторінці. Подивитеся, якого типу ці елементи. Для заголовків використовується елемент Напис, для відображення даних елемент Поле. Елемент Лініявідокремлює область верхнього колонтитулу.

4. Групування даних.

Для об'єднання записів в групи використовується команда «Сортировка и группировка»з меню Вид. У звіті Постачаннязаписи про постачання повинні бути згруповані по назвах постачальників. Використовуйте цей пункт меню, щоб додати в звіт область Заголовок групидля назв постачальників (значення Так), і задайте порядок сортування за збільшенням. Перенесіть в область Заголовок групинапис Постачальник з верхнього колонтитулу, і поле Постачальник з області даних. Проглянете результат в режимі перегляду.

5. Нумерація записів в звітах.

Для нумерації записів в групі або по всьому звіту, необхідно додати в область даних звіту вільне поле , і задати значення властивості Данірівним формулі =1. Для властивості Сума з накопиченнямпотрібно встановити значення Для групи. Якщо потрібна крізна нумерація по всьому звіту, властивість Сума з накопиченнямповинно мати значення Для всього. Проглянете результат в режимі перегляду.

6. Підведення підсумків в звітах.

Для підведення підсумків по групах використовується команда «Сортировка и группировка»з меню Вид. У звіті записи про постачання вже згруповані по постачальниках. Додайте в звіт область Примітка групидля постачальника (значення Так). У область приміток додайте обчислювані поля , щоб обчислити загальну кількість прийнятого матеріалу для кожного постачальника (=Sum([Кількість прійнятого матеріалу])). Додайте напис «Кількість матеріалу». Проглянете результат в режимі перегляду.

7. Розрахунки у звітах.

У область даних додайте обчислювальне поле , щоб обчислити суму прийнятого матеріалу для кожного виду товару (=[Кількість прійнятого матеріалу]*[Ціна]). Додайте напис «Сума» у верхній колонтитул. . Проглянете результат в режимі перегляду.

Контрольні запитання

1. Яким чином можна отримати роздруківку потрібної інформації з бази даних?

2. Що може виступати джерелом для створення звіту?

3. З якою метою виконується групування даних у звітах?

4. Які методи виконання обчислень у звітах вам відомі?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №15

Тема: Програма ChemDraw. Створення структурних формул.

Мета: Ознайомити студентів з прийомами роботи в середовищі ChemDraw, з призначенням основних інструментів, освоїти створення структурних формул.

Поиск по сайту: