Ввод данных, редактирование и форматирование

Подготовка текста в любом текстовом редакторе (процессоре) состоит из двух частей: ввод текста и редактирование текста. Ввод текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры, хотя возможны и другие варианты, например ввод текста с помощью сканера, импортирование текста из других файлов и т.п.

Документ, созданный в текстовом процессоре, должен быть оформлен в соответствии с его содержанием. Текст воспринимается лучше, если на странице не присутствуют лишние символы, если заголовки выделены по сравнению с основным текстом, если абзацы отделены друг от друга красной строкой или междустрочным интервалом, если текст расположен аккуратно в соответствии с макетом документа. На удобочитаемость текста также влияет правильный выбор гарнитуры, кегля, начертания шрифта и т.д.

Шаблон документа

Любой документ, созданный в Word, основывается на некотором шаблоне, заранее определенном. Шаблоны используются при создании типовых документов и включают в себя:

1. стандартные значения параметров страниц. К ним относятся: размеры полей, макет документа, ориентация и размер страниц, и др. (ВкладкаРазметка страницы/группа Параметры страницы);

2. стандартные стили (ВкладкаГлавная/группа Стили);

3. стандартные сочетания клавиш (ВкладкаФайл/Параметры/Настройка Ленты).

Кроме того, в шаблоне могут храниться стандартные фрагменты текста и рисунки (например, юридический адрес или логотип организации). То есть в шаблоне содержится все, что необходимо для редактирования и форматирования документов стандартного типа.

Самый быстрый способ отформатировать файл нужным образом – взять за основу шаблон с подходящей разметкой. В этом случае останется только заменить в шаблоне замещающий текст собственным.

Стиль документа

Стиль – это набор параметров форматирования, сохраненный под определенным именем. Стиль является одним из составляющих понятия шаблон.

В понятие стиль входят все способы форматирования: параметры шрифта,параметры абзаца,границы и заливка,списки и маркеры и т.п.

Основные характеристики абзаца: отступы слева, справа;отступ первой строки;интервалы перед и после абзаца;междустрочный интервал;способы выравнивания текста: по левому краю, по правому краю, по ширине;величина красной строки.

Все эти характеристики находятся вовкладке Разметка страницы/Группа Абзац (рис.7.3).

рис.7.3 Кнопка вызова меню Абзац

К абзацам можно применить способ форматирования с помощью списков (Главная/Группа Абзац). Списки бывают маркированные, нумерованные и многоуровневые (когда внутри списка имеются подсписки). Для обозначений маркированного списка употребляются любые символы, имеющиеся в таблице символов. Для нумерованных и многоуровневых списков применяются цифры, буквы, слова (один, два и т.д.).

Кроме того, в стиле указываются основные характеристики символа: имя шрифта (гарнитура);размер шрифта (кегль);начертание;интервал межсимвольный;цвет;эффекты написания;анимация.Все эти характеристики находятся во вкладке Главная/Группа Шрифт.

Одним из возможных способов форматирования абзацев и символов является выделение с помощью Границ и заливки. Линии для границ используются разного начертания и ширины, а цвета выбираются из представленной палитры. Эти действия выполняются во вкладке Главная/Группа Абзац.

Вместо прямого форматирования удобно использоватьимеющиеся стили, чтобы быстро и просто применять набор вариантов форматирования единообразно во всем документе.

Word2010 предлагает 3 типа стилей: стили абзацев, стили знаков и связанные стили. Чтобы определить принадлежность стиля к тому или иному типу нужно вывести на экран область задач Стили, щелкнув кнопку в правом нижнем углу группы Стили или нажав сочетание клавиш Ctrl+Alt+Shift+S. Стили абзаца отмечены символом , стили знаков отмечены символом знака а, стили связанные отмечены символом абзаца и символом знака ¶a.

Для применения стиля к абзацу достаточно установить курсор внутрь абзаца и задать подходящий стиль. Выделять абзац в этом случае не обязательно. Если же стиль применяется к нескольким абзацам, то их предварительно нужно выделить.

Стили знаков содержат параметры форматирования, которые можно применять к тексту, например имя шрифта, размер, цвет, курсив, полужирное или подчеркнутое начертание, границы и заливка.Стили знаков не включают форматирование, которое влияет на параметры абзацев, например междустрочный интервал, выравнивание текста, отступы и позиции табуляции.

Связанный стиль ведет себя в зависимости от выбора либо как стиль знаков, либо как стиль абзацев.Если щелкнуть в любом месте абзаца или выделить абзац и применить к нему связанный стиль, то он действует как стиль абзацев. Если же выделить слова или фразу в абзаце, то связанный стильбудет действовать как стиль знаков, не затрагивая абзац в целом.

Стили можно создавать заново, основываясь на одном из имеющихся. При этом созданному стилю присваивается новое имя. Также можно вносить изменения в существующие стили (вкладка Главная/Группа Стили).

Созданными вновь или измененными стилями можно воспользоваться единовременно в процессе работы с документом или добавить их в шаблон.

По умолчанию основной текст документа автоматически форматируется в экспресс-стиле «Обычный» (вкладка Главная/Группа Стили/Обычный).

Для заголовков предназначены экспресс-стили Заголовок1, Заголовок2, Заголовок3 и т.д., которые разработаны как подчиненные по отношению друг к другу.

Кроме того, в приложении Word есть наборы стилей для работы со списками.Стилисписков определяют вид списков, включая стиль маркеров или схему нумерации, отступ и любой текст подписи. А также стили таблиц, определяющие вид таблиц, включая формат текста строки заголовков, сетка и цвета выделения строк и столбцов.

К инструментам форматирования документов, кроме применения различных стилей оформления текста можно отнести возможности создания таблиц, колонок, внедрения графических объектов, диаграмм и т.п.

Поиск по сайту: