Требования стандартов к оформлению документов

Раздел 3. Прикладное программное обеспечение

Глава 7. Инструментарий и организация подготовки
текстовых документов

В результате освоения данной темы студент должен:

знать:

- требования стандартов к оформлению документа;

- классификацию систем подготовки текста;

- средства оформления многостраничных документов;

- преимущества пользовательского интерфейса Office Fluent и назначение функции Backstage.

уметь:

- использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-5);

- работать с компьютером как средством управления информацией (ОК-13);

- создавать новые документы;

- редактировать текст;

- работать с многостраничными документами;

- работать с графическими объектами;

- использовать технологию создания таблиц и вычислений в них по формулам;

- оформлять документы с помощью колоночного текста;

- создавать и использовать шаблоны и стили документов;

- коллективно редактировать документы;

- создавать письма для рассылки.

владеть:

информационной технологией работы в среде текстового процессора Word 2010.

Требования стандартов к оформлению документов

Документ в общем смысле представляет материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограниченно. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Учитывая важность документа, за многовековую историю работы с документами сложились определенные стандарты на форму документов различного назначения. Знание стандартов обязательно при профессиональной работе с документами. Поэтому, прежде чем приступить к созданию документа, необходимо ознакомьтесь с соответствующими стандартами.Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов.

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов, приведены в соответствующих стандартах.Тем не менее можно выделить некоторые общие требования, например, работа должна быть выполнена печатным способом с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала. Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков - не менее 1,8 мм (кегль не менее 12). Размеры полей установить: правое - не менее 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - не менее 30 мм.Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры.

Кроме того, при оформлении документа в текстовом процессоре, должны быть учтены следующие правила:

· многостраничные документы должны иметь автоматическую нумерацию страниц (Вкладка Вставка/Группа Колонтитулы/Номер страницы);

· любые внедренные объекты должны иметь автоматически составленные названия (Вкладка Ссылки/Группа Названия/Вставить название);

· при необходимости по тексту ссылок на внедренные объекты, организовать их как перекрестные (Вкладка Вставка/Группа Ссылки/Перекрестная ссылка);

· нумерация и маркировка списков производится автоматически (Вкладка Главная/Группа Абзац);

· сноски формируются автоматически (ВкладкаСсылки/Группа Сноски);

· если в таблицах предусмотрены расчеты, то они выполняются с помощью формул (Курсор установить внутрь таблицы, Вкладка Макет/Группа Данные/Формула);

· если документ предусматривает наличие оглавления, то оно составляется автоматически по заранее созданным заголовкам (Вкладка Ссылки/Группа Оглавление).

При оформлении заголовков следует придерживаться рекомендаций:

· оформлять заголовки специально созданными для этих целей стилями;

· задавать стилям заголовков оформление, отличное от основного текста;

· выделять заголовки увеличенными межабзацными интервалами;

· заголовки располагать на одной странице с началом текста, к которому они относятся;

· в конце заголовков не ставить точку;

· не использовать в заголовках переносы слов.

Большинству специалистов финансовой и банковской сфер деятельности будь то менеджер, финансовый аналитик, экономист, аудитор, банковский служащий и т.п. приходится работать с документами. Как правило, это работа с текстом, к которому добавляются объекты и фрагменты, различные по своему строению и формату. Работа специалиста финансовой и банковской сфер с документами имеет целью не столько непосредственный набор текста, сколькоумение придать ему требуемый вид, применив возможности форматирования.

Поиск по сайту: